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Intitulé publication:                       Assistant Document Management Officer, NOA

Intitulé code d’emploi:                  Spécialiste adjoint de la gestion des documents

Département / Bureau:                L’Autorité Internationale des Fonds Marins

Lieu d’affectation:                            KINGSTON

Période de candidature:               20 février 2020 – 20 mars 2020

No de l’appel á candidature:        20-Conference Services-ISA-132407-R-Kingston (R)

Cadre organisationnel

Ce poste se trouve dans la Section des Services de Conférences de la Division des Services Administratifs au sein de la Commission Economique et Sociale de l’Asie Occidentale (CESAO). L’Assistant administrateur chargé de la gestion de documents relève directement du Chef de la section des services de conférences et travaille sous sa direction générale.Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’Assistant administrateur chargé de la gestion de documents accomplira les fonctions ci-après:

(1) Mettre en place les éléments d’un système de gestion de documents moderne, coordonner et fournir une orientation générale sur la planification de la gestion de documents en procédant comme suit: (a) Gérer le cycle du document, recommander l’adoption de nouvelles techniques de diffusion de l’information, innover dans les méthodes et techniques de travail tout en faisant le meilleur usage du marché local pour la gestion et la diffusion de contenu; (b) Identifier les pratiques et systèmes de gestion de documents et formuler des recommandations et/ou des rapports pertinents dans un contexte formel ou interne «leçons apprises»; (c) Analyser les catégories de documents et préparer des lignes directrices sur les différents types de contenue crées par la Commission et utilisés par les clients; (d) Déterminer les étapes du cycle des documents afin d’identifier les domaines où des gains d’efficacité et des améliorations techniques semblent réalisables; (e) mettre en place des politiques de gestion de l’information et préparer/compiler/rédiger des recommandations de nature à aider l’Organisation à se conformer aux normes de qualité les plus élevés en matière de création, de traitement, de diffusion, de conservation et de stockage de l’information; (f) Analyser les meilleures techniques et pratiques pour le contrôle de version; (g) Identifier des domaines potentiels d’amélioration dans la distribution et le stockage d’informations.

(2) Développer, mettre en œuvre et gérer des méthodes et des pratiques modernes pour la production rapide de documents et de publications produites par les sept sous-programmes de la CESAO en procédant comme suit: (a) analyser, planifier et mettre en œuvre les procédures de reproduction les plus efficaces et rentables sur le marché local; (b) Analyser le flux de travail électronique dans le but de proposer et de mettre en œuvre de nouvelles politiques, en utilisant les derniers développements informatiques ayant trait à l’impression, la production et la distribution; (c) Gérer les activités d’édition prépresse pour la conception, la mise en page, la mise en forme pour production polychrome et sur CD-ROM, en coopération avec les fournisseurs sur le marché local; (d) Planifier et contrôler les activités de production, en particulier la transmission électronique des documents pour l’impression; (e) Assurer la liaison avec les unités de contrôle de documents et d’édition, ainsi qu’avec les prestataires de services externes sur le marché local concernant les délais de livraison; (f) Assurer le contrôle de qualité des travaux réalisés en interne et à l’externe et recommander les changements nécessaires en cas de besoin de la manière la plus rentable; (g) Superviser le fonctionnement des ressources internes (machines et presses) pour les publications sur papier en: (i) veillant au fonctionnement continu et rentable des équipements et à ce que les approvisionnements et stocks nécessaires soient disponibles, en étroite coordination avec les fournisseurs sur le marché local; (i) mettant en place/assurant le suivi d’un programme de maintenance et des contrats connexes pour les réparations et interventions; (ii) assurant le suivi de l’achat de nouvel équipement et de fournitures et des contacts réguliers avec l’Unité d’approvisionnement afin de s’assurer que les provisions soient effectués à temps et dans les quantités requises; et (iv) établissant de spécifications techniques nécessaires aux appels offres commerciaux pour la publication externe et l’impression;

(3) Fournir des services de soutien à des réunions en procédant comme suit: (a) Traiter les demandes de réunions, y compris tous les services complémentaires: (i) recrutement d’interprètes et/ou d’assistants pour les réunions; (ii) location de matériel technique; (iii) organisation de pause-café; et (iv) gestion de documents; (b) Gérer l’inscription en ligne des participants, y compris: (i) création d’un lien électronique; (ii) transmission du lien aux participants pour faciliter l’inscription à l’avance; et (iii) l’extraction de la liste comme en feuille Excel et l’envoi par courriel électronique à la Section de la sécurité et de la sûreté; (c) Superviser sept employés de la catégorie des services généraux qui accomplissent des tâches liées à la création, la gestion et la production et la distribution de documents sur papier ou par voie électronique dans le cadre des conférences convoquées par la CESAO ou les réunions auxquelles la Commission participe.

(4) S’acquitter d’autres tâches administratives selon les directives du Chef de la Section.Compétences

Professionnalisme:. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet, y compris connaissance des pratiques établies dans la documentation, les réunions, la publication et la reproduction, ainsi que des techniques et normes d’impression, d’assurance et de contrôle de qualité nécessaires pour fournir des solutions techniques appropriées, des conseils et des solutions alternatives aux responsables et des conseils judicieux aux subordonnés ; Tirer fierté de son travail et de ses réalisations; Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés; Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels; Persévérer face aux obstacles et aux difficultés; Garder son calme dans les situations de crise; Assumer la responsabilité d’intégrer le souci de parité des sexes et adopter la démarche nécessaire pour assurer l’égale participation des hommes et des femmes dans tous les domaines de travail.

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