Titre du poste: Assistant(e) D’équipe, ECCE0

Grade: GS7

Poste N°: 50071234

Référence: ADB/20/019

Date de publication: 21-Feb-2020

Date de clôture: 05-mar-2020

Lieu affectation: Abidjan, Côte d’Ivoire

LE POSTE :

Le poste d’Assistant(e) d’équipe, qui relève des Services de soutien général chargés de fournir un soutien administratif pour le bon fonctionnement du Département, veille à ce que le Directeur soit libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exercice efficace de ses hautes fonctions et responsabilités.

Chaque Département est unique dans ses fonctions, mais l’Assistant(e) d’équipe travaille de manière plus ou moins uniforme, quel que soit le Département, afin d’assurer un fonctionnement sans accrocs au sein du bureau de la Direction respective.

En conséquence, le travail de l’Assistant(e) d’équipe facilite et contribue au succès du Directeur dans l’accomplissement de son rôle pour la réalisation des High 5.

Fonctions et responsabilités

Sous la direction générale et la supervision générale du Directeur, l’Assistant(e) d’équipe effectuera les tâches suivantes :

GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants du Département ;

Veiller à ce que les documents présentés au Directeur pour signature soient complets, et soient accompagnés de pièces jointes et de documents de référence nécessaires ;

Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base des instructions et la finaliser pour la signature du Directeur ;

Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Directeur pour autorisation, approbation ou signature ;

Examiner et classer les correspondances prioritaires et importantes et les soumettre en conséquence ;

Assurer le suivi et veiller à ce que les dates et les échéances fixées soient respectées à l’aide d’outils de suivi appropriés, et que la correspondance et les requêtes soient traitées en temps opportun ;

Acheminer les correspondances pour que le Directeur agisse ou les envoyer directement à la Division concernée, si nécessaire.

 COMMUNICATION ET LIAISON

Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les divisions concernées, le cas échéant ;

Filtrer les appels/visiteurs du Directeur, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent le Directeur ou le Chef de Division concerné ;

Fournir des informations de base au Directeur pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels ou les membres du personnel ;

Relayer l’information entre le Directeur, les Chefs de Division et les autres membres du personnel du Département ;

Assurer le suivi des délais d’exécution des travaux avec les Chefs de Division ;

Organiser les réunions hebdomadaires et ad hoc pour le Directeur, selon les horaires et le programme du Directeur pour la semaine ;

Fixer l’heure et le lieu des réunions, rassembler les documents d’information nécessaires pour les réunions dont les Départements/Divisions concernés ont besoin ; rappeler les réunions programmées aux chefs de division et aux autres membres du personnel.

TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION

Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins du Département ;

Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités montrant toutes les réunions auxquelles le Directeur et les autres membres du personnel doivent participer ; cela comprend également toutes les visites externes au Département ;

Obtenir des notes d’informations et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participera le personnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés ;

Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec le Département.

ADMINISTRATION DU BUREAU, BUDGET ET FINANCES

Organiser les voyages du Directeur, notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d’hôtel, etc. ;

Aider à préparer des exposés à l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d’instructions ;

Effectuer d’autres tâches administratives (photocopies, courriels) lorsque le besoin s’en fait sentir ; administration, budget et finances ;

Assister et conseiller le Directeur et les Chefs de Division sur diverses questions liées à l’administration et au personnel ;

Établir un système de contrôle des stocks pour la gestion des fournitures de bureau et autres biens appartenant à la Banque (ordinateurs personnels, imprimantes, télécopieurs…) ; centraliser les demandes de fournitures de bureau soumises par le personnel du Département et prendre les dispositions nécessaires pour assurer la distribution des articles requis ;

Mener des négociations avec CHGS concernant l’attribution d’espaces de bureaux appropriés à l’unité en fournissant les justifications requises ; assurer l’organisation et la coordination des opérations de déménagement ;

Contribuer à la préparation du budget annuel du département ainsi qu’à l’examen semestriel et rétrospectif du budget en :

rassemblant des données concrètes en vue de les présenter pour faciliter la prise de décision ; en enregistrant les données, en effectuant le suivi et en présentant des rapports sur le niveau d’exécution du budget du département ;

prenant des mesures concernant les dépenses à engager ; traiter les demandes de recrutement de personnel et de consultants à court terme en accordant une attention particulière aux procédures, au suivi des autorisations de voyage requises, des contrats et des paiements ;

organisant le voyage du personnel envoyé en mission et s’occuper de leur visa et de leur hébergement ;

prenant l’initiative d’élaborer divers documents et formulaires administratifs, tels que la liste du personnel, les missions du personnel, les programmes de formation, l’absence du personnel (congé annuel, congé dans les foyers, absences justifiées et congé de maternité) ainsi que des données statistiques ;

assurant la gestion des systèmes, créant et traitant les rapports de dépenses dans SAP ;

assurant le contrôle de l’inventaire des entrepôts, la réception, la gestion et la distribution des articles promotionnels.

Critères de sélection

Être titulaire au moins d’une licence en gestion commerciale, commerce, administration ou une discipline connexe ;

Une formation en secrétariat ou en administration et gestion de bureau constitue un avantage ;

Avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires ;

Une expérience du travail dans le secteur privé sera un atout supplémentaire ;

Bonne connaissance de l’administration et des services d’appui de bureau, notamment les systèmes et les procédures ;

Bonnes compétences en coordination — être méthodique et autoorganisé(e) ;

Engagement bien établi à offrir un service client excellent, axé sur la réception et le service d’administration ;

Bonnes aptitudes interpersonnelles, de planification et organisationnelles ;

Capacité à réagir rapidement pour répondre aux demandes immédiates ;

Flexibilité d’adaptation, attitude positive envers le changement et approche constructive et créative de la résolution de problèmes ;

Compétence dans l’utilisation d’équipements courants (ordinateur, télécopieur, numériseur, photocopieur, etc.) ;

Communication ;

Résolution de problèmes ; Orientation client ; Travail en équipe ; Efficacité opérationnelle ; Innovation et créativité ; Sens du détail ;

Capacité à communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre langue ;

Compétence dans l’utilisation des applications Microsoft Office standard (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou un autre système intégré de gestion de documents).

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