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intitulé code d’emploi:           Spécialiste d’administration

Département / Bureau:          Office des Nations Unies contre la drogue et le crime

Lieu d’affectation:                  NAIROBI

Période de candidature:        28 mai 2020 – 11 juillet 2020

Cadre organisationnel

Le poste est à pourvoir au Bureau régional de l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC) pour l’Afrique de l’Est, à Nairobi (Kenya). La personne titulaire travaille sous la direction générale et la supervision directe du (de la) Représentant(e) régional(e) de l’ONUDC en Afrique de l’Est et en étroite coopération avec la Division de la gestion, en particulier le Service de la gestion des ressources financières, du siège de l’ONUDC, à Vienne.
Pour plus d’informations sur l’ONUDC, veuillez consulter notre site Web : www.unodc.org.

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, la personne titulaire du poste est responsable de l’ensemble du suivi, de la coordination et de l’exécution en temps voulu de toutes les tâches administratives et financières du Bureau régional (achats, finances, ressources humaines, gestion des biens, et technologies de l’information et de la communication), conformément au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’ONU ainsi qu’à la politique et aux procédures établies par l’ONUDC. Elle exerce les fonctions suivantes :
Ressources humaines :
•Coordonner l’établissement des plans de recrutement trimestriels avec les responsables concerné(e)s et les interlocuteurs(trices) chargé(e)s des ressources humaines et les soumettre au (à la) spécialiste de la gestion des programmes (analyse et gestion des programmes) et au (à la) Représentant(e) régional(e) pour qu’ils (elles) les examinent et les fassent suivre au siège ;
•Assurer la liaison avec les interlocuteurs(trices) du bureau du (de la) Représentant(e) régional(e) et des services chargés des ressources humaines et veiller avec eux (elles) à ce que les processus et les nominations interviennent bien dans les délais convenus ;
•Aider à chiffrer et à planifier les besoins en ressources humaines lors de l’élaboration de projets ;
•Contribuer à l’établissement de procédures de travail en matière de gestion des ressources humaines et de notes d’orientation internes pour que le (la) Représentant(e) permanent(e) les examine, les publie et les diffuse ;
•Collaborer avec les interlocuteurs(trices) des services chargés des ressources humaines et mettre au point des outils de contrôle pour veiller à ce que les fonctionnaires suivent les formations impératives, respectent les règles relatives aux cycles de notation et s’acquittent de leurs autres obligations ;
•Conseiller le personnel recruté sur le plan international et assurer la liaison avec les services du pays hôte au sujet des privilèges et immunités ;
•Faire en sorte que les procédures d’embauche et de cessation de service soient respectées, de manière à assurer l’arrivée et le départ sans accroc du personnel (veiller à ce que le guide d’accueil soit fourni, prendre contact avec les équipes pour s’assurer que le matériel est en place à l’arrivée du personnel, faire le nécessaire pour que les procédures de départ (restitution du matériel, etc.) soient bien suivies) ;
Budget et finances :
•Instituer des contrôles internes standardisés et conformes aux Normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS) en ce qui concerne les finances et l’administration du Bureau régional, afin que des mécanismes de suivi permettant de repérer les déficiences et de proposer des améliorations soient en place ;
•Superviser et conseiller les administrateurs(trices)/coordonnateurs(trices) de programme du Bureau régional en ce qui concerne la situation financière du projet/programme (y compris les budgets en cours d’établissement ou approuvés ; les contributions n’ayant pas encore donné lieu à la mise à disposition de liquidités ; les contributions dont les montants sont mis à disposition et peuvent être dépensés ; la validité des contributions ; le dépannage en cas de problème avec Umoja) ;
•Assurer l’intégrité et la cohérence des données figurant dans le système SAP (Umoja) ;
•Coordonner les tâches et apporter son concours en ce qui concerne les budgets biennaux, l’exécution des budgets et les taux d’exécution des programmes, et fournir des rapports réguliers aux directeurs de programmes ;
•Établir et consolider le budget biennal général du Bureau régional et les budgets des programmes, analyser et suivre l’exécution du budget et adresser des rapports réguliers au (à la) Représentant(e) ;
•Contribuer à l’établissement et à la présentation des rapports financiers (rapports semestriels et annuels sur l’état d’avancement des projets, et rapports ad hoc aux donateurs) ;
•Coordonner et contrôler les engagements de dépenses du Bureau régional, y compris les voyages (et les avances), les bons de commande et les autorisations financières du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) sur une base bimensuelle, et assurer la clôture dans les délais fixés par le Bureau régional ;
•Offrir son assistance pour l’application des normes IPSAS au Bureau régional ;
•Répondre aux questions/observations de l’audit interne/externe et assurer le suivi des recommandations d’audit ;
Administration générale :
•Coordonner les tâches et apporter une aide, des conseils et des orientations au personnel chargé des programmes qui exerce certaines fonctions dans les domaines des achats, des finances, des ressources humaines, des technologies de l’information et de la gestion des biens et des locaux pour le compte de l’ensemble des programmes du Bureau régional ;
•Détecter les points de blocage administratifs et se mettre en rapport avec la direction du Bureau régional et les divisions et sections concernées du siège de l’ONUDC pour trouver des solutions adaptées ;
•Convoquer et présider le Comité des finances et de l’administration du Bureau régional, qui examine à intervalles réguliers toutes les questions financières et administratives ;
•Contribuer à la prise de dispositions propres à garantir l’état de préparation du Bureau régional (alerte précoce, analyse des risques et plans d’urgence, par exemple) et faire les recommandations nécessaires. Contrôler périodiquement la gestion des risques et rendre compte de toute disposition prise ;
•Gérer l’élaboration des plans annuels/trimestriels relevant de ses compétences, tels que les plans d’approvisionnement, les plans de perfectionnement du personnel, les plans de recrutement trimestriels, les plans de congés trimestriels, les plans de missions trimestriels, etc. ;
•Suivre et superviser le travail du personnel placé sous son autorité ;
•Entreprendre des missions de soutien en matière de ressources humaines et financières dans les bureaux de programme de l’ONUDC dont, entre autres, ceux de l’Éthiopie et de la Somalie ;
•S’acquitter d’autres tâches qui pourraient lui être confiées.

Compétences

Professionnalisme : connaître et comprendre les théories, concepts et approches ayant trait aux règles, politiques, pratiques et procédures administratives, budgétaires, financières et relatives aux ressources humaines en général. Connaître les mandats de l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime ; être capable d’appliquer les diverses règles et procédures administratives de l’ONU dans des situations professionnelles ; posséder, dans les domaines de la conception, de l’analyse et de l’évaluation, les compétences voulues pour mener des travaux de recherche et d’analyse de manière autonome. Être capable de cerner les problèmes, de formuler des opinions et de présenter des conclusions et des recommandations. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise. Prendre la responsabilité de transversaliser la problématique femmes-hommes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.
Sens des responsabilités : assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ; livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation ; soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ; prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.
Aptitude à planifier et à organiser : définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Formation

Un diplôme universitaire du niveau du master en finances, administration des entreprises ou comptabilité ou dans une autre discipline apparentée est exigé. À défaut, un diplôme du premier cycle dans un domaine similaire assorti de deux années supplémentaires d’expérience professionnelle pertinente peut être accepté.

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