Intitulé code d’emploi: Chef des Finances
Département / Bureau: Commission économique pour l’Afrique
Lieu d’affectation: ADDIS ABABA
Période de candidature: 19 mai 2020 – 02 juillet 2020
Cadre organisationnel
La mission de la CEA s’articule autour de la mise en œuvre d’idées et d’actions pour une Afrique autonome et transformée, sous l’inspiration du Programme 2030 et de l’Agenda 2063.
Cette mission repose sur les cinq nouvelles orientations stratégiques de la CEA, qui sont les suivantes :
Consolider la place que la CEA occupe en tant qu’institution du savoir de premier plan qui s’appuie sur sa position privilégiée et ses prérogatives incomparables pour apporter des solutions mondiales aux problèmes du continent et mettre les solutions locales à la disposition du continent ;Définir des politiques macroéconomiques et structurelles propres à accélérer la diversification économique et la création d’emplois ;Concevoir et mettre en œuvre des modèles de financement novateurs permettant de financer les infrastructures, les ressources humaines, les ressources matérielles et les biens sociaux pour assurer la transformation de l’Afrique ; Apporter des solutions aux problèmes régionaux et transfrontaliers en mettant l’accent sur les facteurs de développement importants que sont la paix, la sécurité et l’inclusion sociale ; Défendre la position de l’Afrique au niveau mondial et élaborer des solutions régionales à proposer pour contribuer à la résolution des problèmes de gouvernance de dimension mondiale.
Le poste est à pourvoir dans la Section des finances de la Division de l’administration de la Commission économique pour l’Afrique (CEA). Le titulaire rendra compte au Chef de la Section des finances.Responsabilités
Sous la supervision du Chef de la Section des finances, le Chef du Groupe des états de paie et des décaissements s’acquitte des fonctions ci-après :
États de paie
• Gérer, administrer et approuver les états de paie de la CEA en prenant en charge l’administration des traitements et en examinant les résultats pour en assurer l’exactitude, l’exhaustivité et le caractère raisonnable ;
• Gérer les primes d’assurance, approuver les avances de traitement, les allocations-logement et les versements à la cessation de service ;
• Examiner et approuver annuellement les états de rapprochement des comptes des participants au fonds de pension ;
• Examiner et approuver les notifications de cessation de service à l’expiration des contrats du personnel ;
• Être en contact permanent avec les ressources humaines pour s’assurer que les dossiers des membres du personnel sont complets et exacts ;
• Donner des avis et des indications concernant le Règlement financier et les règles de gestion financière en vigueur à l’ONU, ainsi que les instructions comptables, le Règlement et le Statut du personnel et les politiques et pratiques administratives connexes ;
• Coordonner et superviser le traitement des états de paie, des factures des fournisseurs et des demandes de remboursement des frais de voyage et autres paiements ;
• Définir les besoins et collaborer avec les services chargés des systèmes en vue d’établir les rapports financiers pertinents ;
• Servir de spécialiste local des processus d’Umoja pour les modules relatifs aux états de paie et aux avantages du personnel et le dépannage technique.
Décaissements
• Gérer, administrer et approuver les paiements des indemnités journalières de subsistance aux participants, directement ou par le truchement du responsable des paiements relatifs aux conférence ;
• Régler correctement les paiements aux agences de voyage, après avoir vérifié les autorisations de voyage correspondantes ;
• Vérifier l’exactitude des indemnités journalières de subsistance demandées et approuver les relevés de dépenses connexes ;
• Confirmer que les engagements de dépenses proposés ou les dépenses encourues pour des services, des installations ou du matériel, ainsi que pour les dépenses du personnel, sont conformes au Règlement financier et aux Règlement et Statut du personnel de l’ONU, au budget et aux tableaux d’effectifs pertinents et aux allocations de crédit approuvées ;
• Veiller à la fiabilité des systèmes de comptabilité, d’information comptable et de contrôle interne et à la tenue de tous les livres ;
• Gérer et améliorer les procédures et les contrôles pour permettre de traiter et de régler rapidement les paiements concernant les rapports de dépenses ;
• Gérer et améliorer les procédures et les contrôles pour permettre de traiter et de régler rapidement les paiements des fournisseurs de services et consultants ;
• Gérer et améliorer les procédures et les contrôles pour permettre de traiter et de régler rapidement les paiements aux fournisseurs, les paiements des avances et les transferts de fonds à des organismes des Nations Unies ;
• Gérer et améliorer les opérations effectuées par les fournisseurs de services et les demandes de remboursement de frais de voyage en vue de traiter rapidement et sans erreurs les demandes et d’approuver les documents correspondants des comptes créditeurs dans Umoja ;
• Examiner les demandes de règlement de factures, les contrats de louage de service, les frais dus aux fournisseurs et approuver les décaissements correspondants ;
• Suivre, analyser et gérer les postes non utilisés relatifs aux comptes créditeurs, suivre et rendre compte de l’état des postes non utilisés au superviseur ;
• Faire régulièrement des vérifications (code MRRL) de lots de factures pour les paiements des fournisseurs de services et consultants ;
• Servir de spécialiste local des processus d’Umoja pour les rapports financiers, les modules de voyage et autres modules de paiements, et le dépannage technique ;
• Aider tous les clients dans le traitement des rapports de dépenses et autres paiements ;
• Se tenir informé des fonctions d’Umoja relatives aux Nations Unies et donner des conseils à leur sujet.
Fonctions d’ordre général
• Participer à la gestion de l’administration et du personnel, organiser et répartir les tâches entre les membres du personnel, établir les définitions d’emploi, définir les besoins de perfectionnement du personnel et encourager ce dernier à participer aux activités de perfectionnement et d’apprentissage, servir et participer en qualité de personne focale aux réseau mondial relatif aux comptes créditeurs et aux états de paie en organisant régulièrement des vidéoconférences et autres modes travail en réseau ;
• Suivre et évaluer le comportement professionnel du personnel et établir des rapports d’évaluation objectifs, participer à la sélection du personnel et aux arrangements concernant les effectifs, représenter la Section ou l’Équipe à des réunions, donner suite, s’il y a lieu aux audits et à d’autres demandes et servir et participer à l’élaboration et au peaufinage des rapports d’analyse décisionnelle relatifs aux comptes créditeurs ;
• Organiser des réunions d’équipe pour échanger des informations, informer le personnel et définir ce qui doit être fait et les aspects à améliorer et mettre en exergue les réussites, travailler en étroite collaboration avec l’équipe du réseau mondial pour apurer les anciennes créances et autres postes non utilisés ;
• Participer à des tâches ponctuelles – représenter, en tant que coordonnateur, l’administration aux réunions du Comité permanent interorganisations de l’ONU pour les enquêtes sur les indemnités journalières de subsistance ;
• Répondre aux observations des vérificateurs des comptes internes et externes et suivre d’effet leurs recommandations ;
• Fournir les informations nécessaires et pertinentes pour donner suite aux constations des audits ;
• S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
Compétences Professionnalisme
Connaissance des principes, procédures et normes comptables. Appliquer des compétences d’analyse théorique et d’évaluation aux opérations comptables. Effectuer en toute indépendance des travaux de recherche et d’analyse. Cerner les problèmes, proposer diverses options et dégager des conclusions et recommandations. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise. Prendre la responsabilité d’intégrer des perspectives de genre et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.
Aptitude à planifier et organiser
Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins, prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
Souci du client
Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ; suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tenir les clients informés de l’avancement des projets et tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
Suivi du comportement professionnel
Déléguer les pouvoirs, l’autorité et la compétence requis à ses subordonnés ; veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la chaîne hiérarchique soient clairs pour tous ; estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et tirer le meilleur parti des compétences; suivre l’avancement du travail au regard des échéances ; s’entretenir régulièrement avec ses subordonnés des résultats qu’ils obtiennent, leur faire savoir comment leur apport est perçu et leur donner les conseils nécessaires ; encourager le risque et soutenir la créativité et l’initiative ; appuyer activement les aspirations professionnelles de ses collaborateurs ; faire preuve de justice dans la notation.
Formation
Diplôme universitaire du niveau de la maîtrise (ou équivalent) en administration des affaires, finance, comptabilité ou dans une discipline connexe ou, à défaut, un diplôme de premier cycle assorti de deux années d’expérience voulue. La possession d’un diplôme d’expert-comptable ou de comptable agréé ou d’un diplôme équivalent est souhaitable.
Expérience professionnelle
A minimum of five years of progressively responsible professional experience in accounting, finance, budget, administration and accounts payable. Knowledge in any ERP/SAP system or equivalent is an advantage as well as desirable criteria for this job opening. Also knowledge of payroll is an added advantageConnaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais ou du français, à l’oral et à l’écrit, est exigée, celle de l’autre langue est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout.
Méthode d’évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.