Qualité: G6  

Date de publication: 15 janvier 2021 Date
limite de candidature (minuit, heure de Moscou):  15 février 2021

N ° de poste vacant :  MOSCOW / RB / GS / 2021/01

Job ID: 5238  
Département: RO-Europe et Asie centrale  
Unité d’organisation: DWT / CO-Moscou  
Lieu: Moscou   
Type de contrat: CDD 

Le processus de recrutement pour les postes des services généraux est soumis aux règlements de recrutement locaux et à l’article 4.3 du Statut du personnel de l’OIT. L’OIT ne peut proposer un contrat qu’aux personnes qui ont un statut de résident et un permis de travail valides dans la Fédération de Russie.

Les personnes suivantes peuvent postuler:

  • Candidats internes du BIT conformément aux paragraphes 31 et 32 ​​de l’annexe I du Statut du personnel.
  • Candidats externes

* Conditions d’emploi des candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, la nomination d’un candidat externe se fera normalement au premier échelon de ce grade. Le salaire d’entrée pour ce poste est de 1 532 271 roubles russes par an.

Cadre organisationnel

Ce poste est situé dans l’équipe de soutien technique du travail décent / bureau de pays pour l’Europe de l’Est et l’Asie centrale (DWT / CO-Moscou), unité de travail du bureau régional (RO) pour l’Europe et l’Asie centrale (RO-EUROPE).

DWT / CO-Moscou fournit un appui technique global pour la préparation, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation de l’Agenda du travail décent en Arménie, Azerbaïdjan, Bélarus, Fédération de Russie, Géorgie, Kazakhstan, Kirghizistan, Tadjikistan, Turkménistan et Ouzbékistan.
 

Objectif principal

En tant que membre de l’équipe, le / la titulaire fournit un soutien de haut niveau avec la responsabilité d’exécuter, de compléter et de superviser une gamme de services de soutien opérationnel et administratif d’une manière efficiente, efficace et axée sur le client. Celles-ci concernent la fourniture de soutien administratif et de bureau, les ressources humaines, les finances, les voyages et la logistique, et nécessitent l’utilisation du système de planification des ressources d’entreprise (ERP). Le titulaire du poste joue un rôle clé, faisant preuve d’un jugement considérable, pour assurer la transparence dans l’application, l’interprétation et l’adaptation correctes des règles, règlements, politiques, procédures et lignes directrices établis. Le / la titulaire évalue et propose des solutions aux situations difficiles et apporte des contributions à la conception et au développement de services de soutien opérationnel et de processus de prestation améliorés.

Le poste travaille sous la supervision du directeur, DWT / CO-Moscou. La supervision reçue vise à faciliter la prestation de services, à garantir que les résultats convenus sont atteints et que le travail est coordonné et intégré aux services connexes. Les affectations de travail sont généralement effectuées sous une supervision minimale, le titulaire fonctionnant avec un degré élevé d’indépendance, en particulier sur les questions de livraison opérationnelle. Les travaux sont examinés pour vérifier la faisabilité des recommandations et l’exactitude des résultats finaux, et pour le traitement des questions opérationnelles complexes et complexes impliquant la nouvelle application ou interprétation de la politique ou affectant d’autres activités connexes de l’unité de travail. 
 

Relations de travail

Les contacts internes sont avec le personnel et les responsables des bureaux extérieurs, des sites de projet et du siège pour fournir un appui opérationnel et administratif et des conseils pour la fourniture de services et la résolution de problèmes complexes conformément aux normes applicables. Le / la titulaire assure la liaison avec diverses unités organisationnelles pour coordonner, prioriser et suivre les activités. 

Les contacts externes sont principalement avec des homologues des agences des Nations Unies et d’autres organisations internationales, des organisations non gouvernementales (ONG), des ambassades, des missions permanentes et des autorités concernées pour coordonner et suivre les questions en suspens ou pour obtenir des éclaircissements, fournir des orientations sur les pratiques et procédures du Bureau et résoudre les problèmes administratifs. Le titulaire assure également la liaison avec les prestataires de services pour régler les problèmes en suspens.
 

Tâches et responsabilités clés

Conformément aux besoins et aux priorités du bureau où se trouve le poste, le titulaire fournira des services parmi les fonctions suivantes:

  1. Entreprendre et compléter une gamme de services de soutien administratif et opérationnel englobant l’administration générale et le soutien de bureau, les RH, les finances et les voyages et la logistique. Initier, traiter, examiner et suivre les actions administratives, y compris vérifier que les informations et la documentation sont conformes aux normes applicables.
  2. Jouez un rôle proactif dans l’intégration et la coordination des services de soutien. Superviser et guider le travail du personnel de soutien au besoin et assurer un flux fluide du travail de bureau et des informations au sein de l’unité de travail et avec les autres unités.
  3. Préparer, rédiger et finaliser la correspondance, y compris de nature non courante, nécessitant des recherches et une compréhension des questions administratives, opérationnelles et de programme et une connaissance des domaines de programme. Entreprendre un contrôle de la qualité des documents sortants pour vérifier l’exactitude des informations, la grammaire et le style et le respect des normes applicables. Fournissez des traductions informelles. 
  4. Initier, traiter et suivre les actions administratives RH, en vérifiant que les informations sont conformes aux normes applicables. Saisissez les données complètes dans le système de planification des ressources d’entreprise (ERP). Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations générales sur les RH au personnel. Fournir une large gamme de services liés aux RH au besoin.
  5. Participer à la préparation et au contrôle des comptes de l’unité de travail concernant les allocations et les dépenses. Effectuer les opérations d’autorisation et de réalisation des dépenses et procéder à des ajustements pour optimiser l’utilisation des fonds. Tenir à jour des systèmes de suivi et d’établissement de rapports et préparer des rapports et des statistiques budgétaires pour appuyer la préparation de la documentation du programme et budget et du plan de travail et des rapports d’étape financiers et techniques à l’intention des donateurs 
  6. Tenir à jour le plan de déplacement officiel de l’unité de travail. Organiser le voyage et l’hébergement, coordonner les exigences en matière de visa et de sécurité et assurer le traitement en temps opportun des transactions administratives Fournir des conseils et une assistance au personnel concernant les formalités d’arrivée, de départ et de voyage officiel. Développer et maintenir des contacts avec des homologues des ministères et des fournisseurs de services externes pour faciliter les voyages, les visas, l’expédition et / ou d’autres problèmes connexes.
  7. Organiser et coordonner des réunions, des ateliers et d’autres événements. Diriger les services de secrétariat et superviser les dispositions administratives et financières. Préparer et superviser la préparation des documents, des présentations, des dossiers d’information et des documents connexes. Prenez des minutes et suivez la mise en œuvre des décisions. Assister et participer à des réunions et ateliers internes et externes dans les domaines de travail assignés.
  8. S’assurer que les systèmes de classement de l’unité de travail sont maintenus, accessibles et efficaces. Assurer la mise à jour des sites Web et des bases de données. Concevoir et générer une variété de rapports périodiques et ad hoc, de tableaux statistiques et d’autres documents de base. 
  9. Se tenir au courant des changements apportés aux règles administratives, règlements, politiques, procédures, directives et autres développements et fournir des conseils et dispenser une formation au personnel en vue de renforcer les connaissances. 
  10. Évaluer et proposer des améliorations aux méthodes et processus de travail. Évaluer l’impact des changements et faire des recommandations sur les actions de suivi. Assurer la liaison étroite avec d’autres secteurs administratifs pour assurer une conception et une prestation de services efficaces et harmonieuses, en recommandant des améliorations sur les processus interdépendants.
  11. Effectuer et / ou coordonner d’autres tâches administratives générales telles que celles liées à l’enregistrement des présences et des congés, aux espaces de bureau, au registre, à l’inventaire et aux achats.
  12. Effectuer d’autres tâches pertinentes assignées.

section facultative (uniquement si nécessaire)

Lorsque le poste est l’adjoint exécutif du directeur, en plus d’exécuter une gamme des fonctions ci-dessus, le poste:

  1. Fournir et / ou coordonner une variété de services de bureau et de soutien administratif pour aider le directeur à assurer le bon fonctionnement du bureau. Tenez-vous informé des événements et activités importants du bureau et informez le personnel concerné. 
  2. Mettre à jour et maintenir l’ordre du jour du directeur. Filtrer et planifier les rendez-vous selon l’urgence et la priorité. Coordonner les demandes des visiteurs de haut niveau et établir des programmes d’information. Recevez les visiteurs et répondez aux demandes de renseignements en personne, par téléphone et par courriel en temps opportun. 
  3. Analyser, gérer et surveiller un large éventail de correspondances et de documents, y compris de nature confidentielle et sensible, en portant des questions importantes à l’attention immédiate du directeur. Rédiger des notes et des réponses nécessitant des recherches et une compréhension des domaines administratifs, opérationnels et de programme. Préparer et / ou examiner et clarifier la correspondance pour la signature du directeur, en veillant à l’exactitude des informations et au respect des normes applicables.
  4. Coordonner la préparation d’une série de documents et d’informations couvrant les questions politiques et de gestion et divers domaines techniques de l’OIT afin de faciliter le travail du directeur dans la prise de décisions stratégiques et l’établissement de rapports sur les activités de l’OIT. Déterminer les priorités et faire le suivi des délais avec le personnel et les gestionnaires, le cas échéant. .
  5. Maintenir des contacts et des listes de contacts avec les ministres, les représentants du gouvernement, les organisations d’employeurs et de travailleurs, les institutions nationales et / ou sous-régionales et régionales, les agences des Nations Unies et les autres organisations internationales et membres du corps diplomatique. 
  6. En tant que point focal du Bureau pour le système de gestion des talents, aider le directeur à prendre des mesures pour accroître la conformité avec les différents modules du système de gestion des talents, suivre l’état de conformité du personnel du bureau et assurer le suivi auprès des gestionnaires et du personnel si nécessaire. Fournir des conseils et une assistance de premier niveau, faire remonter les problèmes plus complexes au niveau suivant, et exécuter des rapports et faire un suivi si nécessaire.
     

Exigences minimales

Éducation

Achèvement de l’enseignement secondaire. Formation dans un domaine lié à l’administration générale et au soutien de bureau.

Expérience

Minimum de six ans d’expérience de travail en administration générale et en soutien de bureau, y compris en fournissant divers services de soutien de haut niveau Expérience de travail avec un système de planification des ressources d’entreprise (ERP). 

Langues

Excellente maîtrise de l’anglais et du russe. 

Connaissances et compétences (techniques / comportementales)

Bonne connaissance d’une gamme de domaines opérationnels. 
Bonne connaissance des logiciels PC (y compris les logiciels de traitement de texte, de tableur et de présentation) tels que Microsoft Office.

Connaissance des méthodes et techniques d’évaluation de la qualité et de l’efficacité de l’exécution des processus.
Connaissance de la nature substantielle des programmes et activités de l’OIT.

Outre les compétences de base de l’OIT [Intégrité et transparence, Sensibilité à la diversité, Orientation vers l’apprentissage et le partage des connaissances, Orientation client, Communication, Orientation vers le changement, Assume la responsabilité de la performance, Orientation qualité, Collaboration], ce poste requiert:

Capacité à s’adapter rapidement aux nouveaux logiciels et systèmes. 
Capacité de coordonner et de superviser un large éventail d’activités opérationnelles.
Capacité de rechercher, récupérer et compiler des informations à partir de diverses sources. 
Bonnes compétences rédactionnelles.
Capacité à coordonner le travail du personnel de soutien.
Compétences analytiques et souci du détail. 
Un degré élevé de discrétion et un sens des responsabilités dans le traitement des questions confidentielles. 
Compétences interpersonnelles, tact et diplomatie dans les relations avec les autres.
Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à démontrer un comportement et des attitudes sensibles au genre et non discriminatoires. 
 


Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de candidature en ligne.  Le système fournit des instructions pour les procédures de candidature en ligne.

Alerte à la fraude

L’OIT ne facture aucun frais à aucun stade du processus de recrutement, que ce soit au stade de la candidature, de l’entretien, du traitement ou de la formation. En outre, l’OIT n’exige ni n’a besoin de connaître aucune information relative aux coordonnées bancaires des candidats.

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