Full vacancy title: Personnel temporaire – Assistant (e) administratif (ve) – ALSF
Location: Abidjan, Côte d’Ivoire
Position Grade: GS5
Position Number: 50088805
Posting Date: 15-juil-2022
Closing Date: 14-aoû-2022
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir: l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE DÉPARTEMENT / LA DIVISION RECRUTEUR(SE):
La Facilité africaine de soutien juridique (« ALSF » ou « la Facilité ») est une organisation internationale qui fournit des conseils juridiques et une assistance technique aux pays africains dans le cadre des transactions commerciales complexes et des litiges avec les créanciers. L’objectif de la Facilité est d’établir une certaine symétrie dans les capacités techniques et d’uniformiser les règles du jeu de l’expertise juridique entre les parties lors des litiges et des négociations. La Facilité poursuit également les principaux objectifs suivants : i) assister les gouvernements africains dans le cadre de litiges les opposant à des fonds vautours (et autres entités similaires) ; ii) fournir des services de conseil juridique aux gouvernements africains pour la négociation de transactions commerciales complexes dans les secteurs des industries extractives, des infrastructures, des PPP, de l’énergie, de la dette souveraine et autres accords commerciaux s’y rapportant ; iii) renforcer les capacités des juristes et des responsables gouvernementaux aux fins susmentionnées ; et iv) assurer l’élaboration de produits du savoir.
Hébergée par la Banque africaine de développement (BAD) à Abidjan, en Côte d’Ivoire, la Facilité africaine de soutien juridique a été établie par traité le 22 décembre 2008. L’adhésion à cette Facilité est ouverte à/aux a) tous les États membres de la BAD ; b) autres États ; c) la BAD ; et d) d’autres organisations ou institutions internationales. L’ALSF compte actuellement 60 membres, à savoir 53 pays et 7 organisations internationales.
LE POSTE :
Le/la titulaire du poste aura pour mission d’assurer le bon déroulement du travail de la Division chargée des affaires institutionnelles en ce qui concerne les activités ayant trait aux affaires administratives et aux archives. Plus précisément, le/la titulaire du poste sera appelé(e) à fournir un soutien administratif dans la coordination des processus de travail et des activités multiples et diversifiés au sein de la Division, en veillant à ce que les décisions prises par la Direction soient efficacement mises en œuvre.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la supervision générale du Chef de division, l’Assistant(e) administratif(e) s’acquittera des fonctions suivantes :
- Concevoir des systèmes efficaces de travail de bureau et en assurer le fonctionnement.
- Assurer le suivi des documents, gérer la correspondance générale et les notes d’information.
- Gérer le flux d’informations en assurant la réception, l’examen, le tri et le suivi du courrier entrant et sortant de l’ALSF, selon leur niveau de priorité et d’urgence ; mettre en place un système de classement logique de cette correspondance.
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants.
- Établir et mettre à jour le calendrier et le carnet d’adresses électroniques.
- Rédiger des courriers et des documents en conformité avec les directives administratives.
- Rédiger des notes de service et des accusés de réception à soumettre, avec les documents de référence pertinents, à la signature du Chef de division.
- Prendre les dispositions nécessaires pour accueillir les délégations externes.
- Assister et conseiller le Chef de division sur diverses questions liées à l’administration et au personnel.
- Établir un système de contrôle des stocks pour la gestion des fournitures de bureau et autres biens appartenant à l’ALSF (ordinateurs personnels, imprimantes, télécopieurs, etc.) ; centraliser les demandes de fournitures de bureau soumises par le personnel du département et prendre les dispositions nécessaires pour assurer la distribution des articles requis. Assurer la gestion du calendrier des réunions de la Division.
- Traiter les demandes relatives aux frais de représentation à engager ; et effectuer le suivi des actions à mener par les services concernés.
- Assurer le classement et l’archivage des documents juridiques dans divers systèmes, tant sur support papier qu’en format électronique.
- Assurer la liaison avec les clients internes et externes sur des questions relatives notamment à la vérification préalable et aux modalités d’exécution.
- Traiter les missions de conseils externes et de consultants conformément à toutes les procédures et à tous les processus d’approbation pertinents, en préparant les contrats de mission/consultants et en prenant des dispositions relatives à la facturation.
- Mettre à jour les bases de données pour s’assurer de l’utilisation de modèles et de données corrects dans les rapports de gestion.
- Gérer les formalités de voyage et assurer le traitement des questions liées aux itinéraires, à l’obtention des visas et aux frais de voyage, conformément aux politiques et procédures de la Banque.
- Apporter son soutien en cas d’absence d’un membre du personnel.
- Organiser des événements, des réunions et des conférences téléphoniques internes et recevoir des visiteurs.
- Préparer et organiser la documentation à utiliser lors des réunions de la Direction et des réunions du Conseil de gestion et du Conseil de gouvernance, ainsi que les documents d’information, les rapports, les feuilles de calcul et les présentations.
- S’acquitter de toute autre tâche administrative qui lui serait confiée.
CRITÈRES DE SÉLECTION (Compétences, savoir et expérience) :
- Être titulaire d’au moins une licence en Administration des Affaires, Gestion, Droit et domaines connexes.
- Avoir de l’expérience dans le domaine du secrétariat et/ou de l’archivage serait un avantage.
- Parler couramment l’anglais ou le français, avec d’excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Avoir une bonne maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral, serait un avantage.
- Justifier d’un minimum de quatre (4) ans d’expérience professionnelle pertinente.
- Avoir une bonne maîtrise des termes et du langage juridiques ainsi qu’une bonne expérience de la pratique du droit (au sein d’une institution ou d’un cabinet juridique) serait un avantage.
- Avoir un bon sens de l’organisation et être proactif.
- Faire preuve d’initiative pour entreprendre des tâches et des projets avec un minimum de supervision.
- Être doté d’excellentes aptitudes à la communication.
- Avoir le souci du détail.