| Intitulé code d’emploi: | Spécialiste d’administration |
| Département / Bureau: | Office des Nations Unies à Genève |
| Lieu d’affectation: | GENEVA |
| Période de candidature: | 17 avril 2020 – 31 mai 2020 |
Cadre organisationnel
Le poste est à pourvoir au Groupe d’appui aux opérations, qui relève des Services centraux d’appui de la Division de l’administration de l’Office des Nations Unies à Genève (ONUG). Le (la) titulaire relève du (de la) Chef du Groupe d’appui aux opérations.
Responsabilités
Sous la supervision générale du (de la) Chef du Groupe d’appui aux opérations, le (la) titulaire :
1.Gestion des polices d’assurance et gestion des biens
•Coordonne efficacement les activités de gestion des projets et des contrats d’assurance de l’ONUG, notamment des diverses polices d’assurance (assurance contre les actes de malveillance, assurance responsabilité civile, assurance de biens, assurance flotte, assurance visiteurs, etc.) couvrant l’ONUG et d’autres institutions établies à Genève ;
•Assume les fonctions de responsable des marchés d’assurance de l’ONUG et veille à leur bonne exécution ; s’emploie à obtenir le meilleur rapport qualité-prix pendant les procédures d’appel d’offres et une fois le processus de soumission terminé ;
•Effectue des travaux de recherche et élabore des notes d’information sur les projets actuels et nouveaux dans le domaine de l’assurance, de l’évaluation des risques et de l’analyse des coûts ;
•Se charge de l’établissement des contrats d’assurance et aide le (la) Chef dans la négociation de nouveaux contrats d’assurance ou le renouvellement des contrats existants, selon le cas ;
•Aide le (la) Chef du Groupe à élaborer des polices d’assurance commerciale et d’assurance responsabilité civile générale en établissant selon que besoin des politiques, des textes administratifs et d’autres documents ou communications, ou en participant à leur élaboration ;
•Établit le cahier des charges des appels d’offres lancés auprès des compagnies d’assurance ainsi que les documents connexes requis ;
•En coordination avec le Groupe des achats et contrats, mène des négociations pour obtenir les meilleures prestations et la meilleure couverture d’assurance pour l’ONUG et les membres de son personnel et réduire les risques au minimum ;
•Cerne et anticipe les besoins, suit de près les tendances du secteur, examine et analyse le marché, évalue les nouveaux produits et propose les régimes d’assurance qui sont les mieux adaptés au système des Nations Unies ;
•Organise des réunions avec le courtier (la courtière) d’assurance et les partenaires concernés afin de garantir des prestations et des services de qualité ;
•Contribue à la gestion stratégique des biens ;
•En coopération étroite avec la Section des finances et du budget de l’ONUG et avec le (la) fonctionnaire chargé(e) de la gestion des actifs immobilisés et les services chargés de la gestion des biens au Siège à New York, contribue à la définition et à l’application des politiques et du cadre de gestion des actifs immobilisés, y compris à l’élaboration de lignes directrices propres à l’ONUG ;
•Veille à la mise en place de systèmes appropriés pour un suivi précis des actifs immobilisés existants et gère le processus d’examen périodique des activités externalisées de vérification physique ;
•Travaille en coordination avec les responsables de l’évaluation des biens pour s’assurer que les valeurs établies sont complètes et exactes.
2.Administration générale
•Supervise les tâches liées aux polices d’assurance de l’ONUG, à la facturation de divers services et aux encaissements correspondants, au programme des déplacements professionnels, au suivi des marchés, à l’évaluation des contrats passés avec des fournisseurs et au règlement des sommes dues aux prestataires de services et aux vacataires ;
•Supervise l’évaluation des besoins en bureautique et l’entretien du matériel, des logiciels et des systèmes, et coordonne au besoin les améliorations à apporter ;
•Donne des orientations et des conseils aux services clients de l’ONUG concernant les questions d’assurance ou les demandes d’indemnisation.
3.Budget et finances
•En coordination avec la Section des finances et du budget de l’ONUG, veille à ce que les ressources financières soient planifiées et utilisées de manière à exécuter les activités conformément au budget-programme et aux crédits alloués ;
•Traite les demandes d’indemnisation et veille à ce que les documents appropriés soient fournis et les informations pertinentes communiquées ;
•Examine le programme de travail et le budget ayant trait aux questions d’assurance et aux actifs immobilisés, et en suit l’exécution, en évaluant périodiquement ou ponctuellement l’état d’avancement des tâches effectivement exécutées par rapport au programme ; coordonne l’établissement de rapports sur le programme ;
•Définit les besoins et collabore avec les services chargés des systèmes en vue d’améliorer les mécanismes de suivi de l’exécution du budget affecté aux assurances et aux immobilisations et d’assurer une utilisation plus rationnelle des ressources allouées au programme ;
•Élabore et met en œuvre des procédures permettant de vérifier que les mesures de contrôle comptable et les mesures de contrôle de gestion financière se rapportant aux questions d’assurance et aux actifs immobilisés sont conformes aux politiques et pratiques de l’ONU ;
•Ordonnance les paiements conformément aux clauses du contrat ; supervise les activités liées à la facturation et à la perception de recettes provenant de divers services ainsi que les activités indiquées dans le tableau de bord des Services centraux d’appui se rapportant aux achats, aux voyages, à la gestion des biens et à la logistique, et assume les fonctions de spécialiste du module de gestion des immobilisations du progiciel de gestion intégré SAP ;
•Fournit des orientations sur les normes comptables IPSAS et adresse des recommandations appropriées aux services financiers ou à la direction quant aux changements à apporter aux méthodes comptables ;
•Répond aux questions des vérificateurs (vérificatrices) internes et externes et donne suite à leurs observations.
4.Gestion des ressources humaines
•Participe aux entretiens avec les candidat(e)s aux postes vacants au sein du Groupe et les évalue ; encadre, guide et forme le personnel placé sous sa supervision, et assure son perfectionnement.
Compétences
Professionnalisme : Aptitude à appliquer les diverses règles et dispositions administratives de l’ONU dans telle ou telle situation de travail ; capacité d’analyse et d’évaluation permettant de mener en toute indépendance des travaux de recherche et d’analyse ; aptitude à cerner les problèmes, à formuler des opinions, à tirer des conclusions et à faire des recommandations. Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporte à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agit pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévère face aux obstacles et aux difficultés ; garde son calme dans les situations de crise. Veille à tenir compte de la question du genre dans tous les domaines et à assurer la participation égale des femmes et des hommes à toutes les activités.
Aptitude à planifier et à organiser : définit clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchise les activités et tâches prioritaires ; modifie les priorités en fonction des besoins ; prévoit suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tient compte des risques et des imprévus dans la planification ; suit l’exécution des plans et les modifie s’il y a lieu ; tire le meilleur parti du temps disponible.
Souci du client : considère tous ceux et toutes celles à qui est assurée la prestation de services comme des clients et cherche à voir les choses de leur point de vue ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerne les besoins des clients et trouve les moyens d’y répondre ; suit l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tient les clients informés de l’avancement des projets ; tient les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
Formation
Diplôme universitaire de deuxième cycle (master ou équivalent) en administration des entreprises ou en administration publique, en finance, en commerce, en ingénierie, en comptabilité ou en droit, ou dans une discipline apparentée. Un diplôme universitaire de premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’une expérience pertinente peut être considéré comme un équivalent acceptable. Un diplôme en gestion immobilière/de biens immobiliers est souhaitable. Un diplôme d’expert-comptable ou de comptable agréé, ou un titre équivalent, serait un atout.
Expérience professionnelle
Au moins cinq années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine de l’administration, de la gestion des marchés, des achats, de la finance, de la comptabilité ou de la gestion des ressources humaines, ou dans un domaine connexe.
Une expérience acquise dans le domaine de l’assurance, de la gestion des biens ou de la comptabilisation des immobilisations corporelles est souhaitable.
Au moins une (1) année d’expérience acquise dans une organisation appliquant le régime commun des Nations Unies est souhaitable.
Une expérience de l’application des normes IPSAS, SAP et du Règlement financier et des règles de gestion financière de l’ONU est souhaitable.
Une expérience en matière de vérification d’états financiers est souhaitable.