Intitulé publication: Fonctionnaire d’administration
Département / Bureau: Département des affaires politiques
Lieu d’affectation: NEW YORK
Période de candidature: 24 octobre 2018 – 07 décembre 2018
Cadre organisationnel
Ce poste est à pourvoir au Service administratif du Département des affaires politiques, au Siège, à New York. Le (la) titulaire fait directement rapport au (à la) Chef du Service administratif.
Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :
Élaboration des politiques et planification :
• Aider le (la) Chef du Service administratif et l’équipe dirigeante à mettre en œuvre et à contrôler le cadre administratif et financier.
• Conseille le (la) Chef du Service administratif et l’équipe dirigeante sur les questions, les politiques et les pratiques en matière de budgétisation, de finances, de ressources humaines, d’administration générale et de gestion. Notamment participer aux réunions de gestion, selon que de besoin.
• Diriger la rédaction de rapports importants ou complexes pour le compte du (de la) Chef du Service administratif à l’intention de la direction, y compris assurer la liaison avec tous les intervenants nécessaires en vue d’obtenir des contributions en temps opportun. Notamment utiliser des rapports d’informatiques décisionnelles afin d’appuyer les mandats du Département.
• Participer aux réunions des points focaux des missions politiques spéciales afin de fournir des conseils et un appui en ce qui concerne l’administration, le financement et les ressources humaines.
• Prendre part, pour le compte du (de la) Chef du Service administratif, aux travaux des équipes spéciales du Secrétariat sur les questions administratives, notamment pour ce qui est de la mise en œuvre de système de gestion de l’information.
• Coordonner l’élaboration et l’établissement de politiques, de procédures, de normes et d’outils solides qui sont conformes aux politiques et aux règlements de l’ONU. Examiner les lignes directrices et les procédures existantes en vue d’améliorations et de mises à jour éventuelles.
• Recenser les domaines potentiels de questions administratives délicates et complexes, définir les problèmes à résoudre dans les examens de gestion et recommander des solutions viables à mettre en œuvre.
Gestion des ressources humaines
• Coordonner l’appui dans le domaine des ressources humaines au démarrage, à la transition ou à la clôture d’opérations ou d’exercices similaires, en élaborant des plans d’appui stratégique avec les divisions, les autres bureaux du Siège, y compris le Département de l’appui aux missions et le Département de la gestion, les bureaux extérieurs et les équipes de pays des Nations Unies, si nécessaire.
Budget et finances
• Coordonner le déploiement d’Umoja-Extension 2 sur la formulation du budget en tenant compte des besoins du Département pour le budget du programme ordinaire et les ressources extrabudgétaires. Recommander des changements aux procédures ou aux lignes directrices en vue de tenir compte d’Umoja-Extension 2 et déterminer les gains d’efficacité ou les améliorations possibles.
• Superviser les préparatifs budgétaires du Département et des missions politiques spéciales, veiller à ce qu’ils soient conformes à la proposition de réforme budgétaire, au cadre stratégique et aux plans approuvés et fondés sur les instructions du Bureau de la planification des programmes, du budget et de la comptabilité.
• Contrôler régulièrement l’exécution du budget du programme ordinaire et l’exécution des ressources extrabudgétaires, y compris les besoins en personnel, afin de cerner les domaines d’économies ou de dépassements potentiels et de conseiller la direction sur la manière de garantir une utilisation efficiente et efficace des ressources pour appuyer l’exécution de la budgétisation axée sur les résultats et des activités prioritaires.
• Superviser les contributions du (de la) Chef du Service administratif faites aux rapports à présenter aux organes intergouvernementaux tels que le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires, l’Assemblée générale et tout autre organe directeur, selon qu’il convient.
• Fournir des conseils et une orientation sur la planification des activités et des ressources stratégiques dans le cadre des tâches prescrites, des échéanciers et des résultats escomptés.
• Veiller à ce que les rapports financiers de fin d’exercice présentés au Bureau de la planification des programmes, du budget et de la comptabilité soient conformes aux Normes comptables internationales pour le secteur public et soumis en temps voulu, conformément aux instructions du Bureau.
• Préparer les réponses aux observations et aux questions des audits internes et externes en temps opportun, en formulant un plan d’action au besoin.
Administration générale
• Superviser et gérer la prestation des services de logistique et de technologie de l’information dont le Département a besoin.
• Aider le (la) Chef du Service administratif à hiérarchiser les activités principales afin d’assurer la cohérence, l’efficacité et la ponctualité de l’exécution et de l’intervention. Remplir des tâches de gestion de projet au besoin, y compris concernant la gestion du changement et la gestion des imprévus.
• Surveiller régulièrement l’état d’avancement des activités prioritaires et en fait rapport au (à la) Chef du Service administratif et à la direction, s’il y a lieu, en soulignant les lacunes ou les retards possibles afin d’y remédier rapidement.
• Assurer la liaison régulière avec divers bureaux du Siège de l’ONU, notamment le Département de l’appui aux missions, le Bureau de la planification des programmes, du budget et de la comptabilité, les bureaux extérieurs et le Programme des Nations Unies pour le développement pour coordonner l’appui administratif et financier aux opérations appuyées par le Bureau exécutif du Département.
• Appuyer le (la) Chef du Service administratif et l’équipe dirigeante dans l’évaluation de tout impact des initiatives de l’Organisation, telles que les réformes, y compris tout impact de la réforme budgétaire et du modèle global de prestation de services sur les opérations, et identifie tout changement apporté aux procédures en conséquence.
• Aider le (la) Chef du Service administratif à coordonner les travaux relatifs aux aspects administratifs de la réforme de la paix et de la sécurité, y compris l’évaluation et l’harmonisation des procédures et des directives, les changements dans les structures d’Umoja (ressources financières et humaines) et la délégation de pouvoirs, en consultation avec la direction.
• Superviser les travaux des équipes de gestion administrative et de gestion de l’information, préparer les rapports de performance et les plans à moyen terme pour le personnel.
Compétences
• Professionnalisme : Aptitude à fournir des conseils spécialisés au (à la) Chef du Département ou du Bureau ainsi qu’à la direction dans divers domaines de gestion des ressources humaines, des finances et d’administration. Aptitude à appliquer les règles, procédures, politiques et directives de l’Organisation dans l’environnement de travail, de même qu’à rédiger des rapports sur des décisions administratives essentielles ou à justifier celles-ci. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise.
• Aptitude à la communication: Aptitude à la communication : S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit. Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient. Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue. Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse. Partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.
• Aptitude à planifier et organiser: Aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues. Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier
les priorités en fonction des besoins. Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien. Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification. Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu. Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
• Qualités de chef: Qualités de chef : Servir de modèle à son entourage. Armer chacun des membres de son équipe des atouts nécessaires pour atteindre les objectifs visés. S’employer avec dynamisme à mettre au point les stratégies opérationnelles requises. Établir et entretenir des relations très diverses afin de comprendre les besoins et de s’assurer des appuis. Prévoir les conflits et s’efforcer de les résoudre à l’amiable. S’investir dans le changement et le progrès; ne pas se cantonner dans le statu quo. Avoir le courage de prendre des positions impopulaires. Prendre l’initiative et la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités; faire la preuve d’une bonne connaissance des stratégies visant à équilibrer les effectifs masculins et féminins et manifester la volonté d’atteindre cet objectif.
• Sûreté de jugement/aptitude à décider: Sûreté de jugement/aptitude à décider : Discerner les éléments clefs dans les situations complexes et aller rapidement au cœur du problème. Recueillir toute l’information nécessaire avant de prendre une décision. S’interroger sur l’incidence à la fois bénéfique et préjudiciable que les décisions peuvent avoir avant de se déterminer. Ne prendre de décisions qu’après en avoir mesuré les conséquences pour autrui et pour l’Organisation. Ne proposer de lignes d’action ou formuler de recommandations qu’en toute connaissance de cause. Vérifier les hypothèses en les confrontant aux faits. S’assurer que les dispositions qu’il est envisagé de prendre répondent aux besoins explicitement ou implicitement exprimés. Savoir prendre des décisions douloureuses quand les circonstances l’exigent.
Formation
Diplôme universitaire du niveau du master dans l’un des domaines suivants ou dans une discipline apparentée : administration publique ou des entreprises, finance, comptabilité. À défaut, diplôme universitaire du premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente.
Expérience professionnelle
Au moins dix ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans l’administration, le budget, la finance, la gestion des ressources humaines ou dans tout autre domaine connexe. Une expérience de la présentation de projets de budget à des organes intergouvernementaux tels que le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires, l’Assemblée générale ou tout autre organe directeur est exigée. Une expérience en matière d’établissement de rapports d’informatique décisionnelle dans un environnement de progiciel de gestion intégré est exigée. Une expérience acquise dans le cadre d’une opération sur le terrain au sein du régime commun des Nations Unies (y compris des missions politiques et de maintien de la paix, ainsi que des commissions régionales, institutions, fonds et programmes des Nations Unies) — ou dans une organisation internationale similaire est souhaitable.
Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l’anglais est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.
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