Titre du poste: Directeur du Département des Services Généraux et des Achats, CHGS

Grade: EL5

Poste N°: 50092470

Référence: ADB/20/026

Date de publication: 03-mar-2020

Date de clôture: 02-avr-2020

Lieu d’affectation: Abidjan, Côte d’Ivoire

LE POSTE:

Le Directeur des services généraux et des achats rend compte au Vice-président des ressources humaines et des services institutionnels et joue un rôle essentiel dans la réalisation du programme de transformation de l’Afrique grâce à la mise en place d’une gestion adéquate des affaires administratives et des actifs de la Banque, notamment : i) l’optimisation des achats et des dépenses institutionnels de la Banque ; et ii) l’analyse coût-avantages d’un certain nombre de services de la Banque tels que l’achat/la construction par rapport à la location, la négociation de services tels que les voyages, les services hôteliers, les activités de nettoyage, le transport et l’assurance. 

Fonctions et responsabilités

Le Directeur est chargé de concevoir une approche stratégique pour la définition, la planification, l’organisation, la coordination et la direction des activités du Département. Il s’acquittera notamment des fonctions suivantes:

Diriger l’exécution efficace des activités et de la programmation budgétaire du Département des services généraux et des achats;

Assurer la gestion efficace des ressources budgétaires dans l’optique de réaliser des économies de coûts; 

Guider le contrôle de la planification des achats institutionnels, la mise en œuvre de toutes les activités institutionnelles relatives aux travaux, aux biens, aux services, aux contrats et aux assurances, en veillant à ce que le personnel soit habilité à se concentrer clairement sur l’orientation des clients et les résultats;

Définir la stratégie de développement immobilier de la BAD (y compris le siège, les bureaux régionaux et nationaux) et mettre en œuvre les plans de mise en œuvre annuels qui en découlent;

Réaliser des gains de productivité afin d’accroître l’efficacité de la prestation de services et de l’acquisition et de la gestion des travaux, des biens et des services, en veillant à l’optimisation des ressources de toutes les activités du Département des services généraux et des achats;

Diriger l’élaboration et la mise en œuvre de politiques, de procédures et de processus pour l’acquisition de travaux, de biens et de services;

Veiller à ce que les indicateurs de performance clés du Département des services généraux et des achats soient atteints;

Diriger l’équipe de gestion des services généraux et de l’approvisionnement en pilotant la dotation stratégique du Département afin d’assurer un mélange de compétences approprié, en évaluant régulièrement l’équipe de gestion et en supervisant la gestion des performances et les résultats généraux du Département, ainsi que les besoins d’apprentissage du Département avec le soutien du Département des ressources humaines;

Promouvoir la Stratégie du Groupe de la Banque en matière de genre en s’assurant que la Banque est un lieu de travail sûr pour les femmes, en mettant à disposition le matériel adapté aux besoins des femmes dans tous les locaux à usage de bureau de la Banque;

Diriger la planification des espaces de bureaux et la gestion des actifs pour appuyer la stratégie de décentralisation de la Banque;

Piloter l’élaboration et la mise en œuvre des politiques, procédures et processus de gestion des actifs de la Banque, y compris l’exploitation et l’entretien des biens de la Banque (biens immobiliers de la Banque au Siège et dans les bureaux pays de la Banque), les inventaires, etc;

Conduire l’élaboration et la mise en œuvre des politiques, procédures et processus relatifs aux véhicules, aux voyages et aux expéditions de la Banque;

Mener l’élaboration et la mise en œuvre des politiques, procédures et processus relatifs à la cession des actifs de la Banque;

Piloter le programme de travail et la programmation des ressources liées aux services de courrier et de restauration de la Banque;

Superviser la mise en œuvre des plans institutionnels pour l’immeuble du Siège;

Diriger et suivre la gestion du changement pour s’assurer que l’objectif final de la Banque est atteint ; proposer ou recommander toute mesure corrective qui s’impose;

Effectuer d’autres fonctions connexes telles que la participation à diverses réunions de comités permanents comme le Comité directeur des investissements en capital, le Comité des Assemblées annuelles, le Comité des achats et les réunions du Conseil d’administration traitant de questions liées à la mission du Département.

Critères de sélection

Être titulaire au moins d’un Master ou d’un diplôme équivalent en ingénierie, gestion, administration des affaires ou dans des disciplines très proches;

Justifier d’au moins dix (10) années d’expérience étendue, avec prise de responsabilités progressive dans une institution financière ou de développement de renommée internationale ou dans une organisation similaire à la Banque, dont cinq (5) ans à un poste de direction;

Démontrer une solide expérience professionnelle dans la gestion des actifs (immobilier, installations, entrepôt, immobilisations, etc.), l’acquisition de travaux, de biens et de services, la gestion et l’achat de contrats, la gestion des services de transport (par voie terrestre et aérienne);

Avoir une qualification professionnelle en gestion des actifs, en gestion des installations, en gestion de projet ou en passation de marchés sera un atout supplémentaire, mais aussi une compétence dans l’utilisation des systèmes ERP (de préférence SAP) et des logiciels pertinents pour l’administration de projets (SharePoint) et les applications courantes de la Suite Microsoft telles que Word, Excel, Access, PowerPoint;

Avoir de solides compétences managériales, y compris en communication interpersonnelle et orientation client;

Être capable de mener des analyses judicieuses (compétences et méthodes) afin de conceptualiser les travaux à venir ou les changements organisationnels et d’élaborer des stratégies de changement, avec notamment une approche stratégique et la capacité de traduire la réflexion stratégique en plan d’action convaincant pour une grande institution internationale;

Être apte à nouer des partenariats avec un large éventail de clients et à produire des résultats conformes aux besoins et à l’intérêt à long terme des clients tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de la Banque;

Être capable de promouvoir un style dynamique de leadership pour établir et réaliser une performance organisationnelle exceptionnelle et d’assumer plusieurs responsabilités à la fois dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme accéléré;

Avoir des aptitudes bien établies pour garantir l’exécution en temps opportun des tâches du Département, en prodiguant des conseils judicieux et en fournissant un feedback constructif;

Être apte à constituer et à diriger des équipes motivées et engagées au-delà des cloisonnements fonctionnels et à utiliser les compétences et l’expertise des membres d’équipes de manière productive;

Avoir de solides relations interpersonnelles ; Être capable d’exercer son influence et d’inspirer confiance;

Avoir d’excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.

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