| Intitulé publication: | Chef(fe) de la Section des services commerciaux et généraux, P5 |
| Intitulé code d’emploi: | Chef de la section des services généraux |
| Département / Bureau: | Commission économique et sociale pour l’Asie et le Pacifique |
| Lieu d’affectation: | BANGKOK |
| Période de candidature: | 03 décembre 2020 – 16 janvier 2021 |
| No de l’appel á candidature: | 20-Administration-ESCAP-144417-R-Bangkok (G) |
Cadre organisationnel
La Commission économique et sociale des Nations Unies pour l’Asie et le Pacifique (CESAP) a pour mission de promouvoir le développement durable et inclusif et la connectivité dans la région de l’Asie et du Pacifique. En tant qu’antenne régionale du Secrétariat de l’ONU chargée des activités de développement, la CESAP a pour rôle d’aider ses membres en menant des travaux de recherche et d’analyse axés sur les politiques, en apportant un appui normatif et une assistance technique et en organisant des activités de renforcement des capacités, afin d’agir en fonction des priorités de développement et des nouveaux besoins de la région de l’Asie et du Pacifique.
Ce poste relève de la Section des services commerciaux et généraux de la Division de l’administration. Le (la) titulaire relève du (de la) Directeur(trice) de la Division. La Section assure la planification et l’organisation des réunions ; l’administration du Centre de conférences des Nations Unies ; l’impression et la distribution de la documentation utile aux conférences et réunions ; les services des voyages, des visas et des expéditions ; la gestion et l’archivage des documents ; les services de courrier ; les services de messagerie et de transport ; les services de restauration ; l’administration du garage et les relations avec le pays hôte pour la CESAP et les clients de l’ONU dans la région Asie-Pacifique. Elle sert également de centre de coordination de la continuité des opérations de la CESAP.
Le (la) titulaire assure la gestion et le bon déroulement de l’ensemble des activités de service d’appui et coordonne les travaux et la réalisation des objectifs de service définis par la Section.Responsabilités
Sous la supervision directe du (de la) Directeur(trice) de l’administration, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :
•Planifier et superviser la gestion des activités entreprises par la Section, à savoir : les services de gestion des conférences, y compris la gestion du Centre de conférences des Nations Unies ; les services de courrier ; la gestion et l’archivage des documents ; les services de messagerie et de transport ; les services des voyages, des visas et des expéditions et les services des relations avec le pays d’accueil, et veiller à la fourniture des services et à l’exécution des activités programmées en temps voulu, dans un souci de grande qualité et de rentabilité économique.
•Fournir des orientations générales au (à la) Directeur(trice) de la Division concernant l’élaboration de stratégies et la gestion de leur mise en œuvre générale et les politiques et procédures menées par la Division ou avec d’autres divisions.
•Superviser l’élaboration d’un plan et d’une stratégie relatifs aux recettes générales et au recouvrement des coûts pour les services fournis, y compris l’établissement de prévisions et de plans d’affaires ; vérifier les résultats obtenus ainsi que l’exécution du budget, et assurer le suivi des objectifs pour tous les éléments des opérations commerciales des services généraux et de conférence en fonction des plans stratégiques et des plans d’affaires.
•Assurer des activités de recherche, d’analyse et d’évaluation concernant les modalités de demande de services en consultation avec les chefs des services, et négocier, formuler et mettre en pratique des solutions aux problèmes rencontrés dans la fourniture des services de la Division.
•Établir et coordonner les processus de consultation entre le personnel de la Section et les utilisateurs finaux en vue de l’adaptation et de la fourniture des services, et examiner les recommandations en vue de la rentabilité économique de la fourniture des services généraux et de conférence.
•Contribuer à l’établissement des rapports à présenter aux organes intergouvernementaux sur l’exécution du budget et des programmes ou sur des questions de fond ou relatives aux programmes, selon qu’il convient, en particulier celles qui sont traitées dans les rapports semestriels et/ou annuels.
•Veiller à ce que les produits fournis par la Section soient toujours de grande qualité, que les rapports soient clairs, objectifs et fondés sur des données exhaustives. Veiller à ce que tous les produits fournis par la Section placée sous sa supervision soient conformes aux normes requises avant leur finalisation, de manière à ce qu’ils correspondent aux mandats pertinents.
•Assumer les tâches liées aux programmes et à l’administration qui sont nécessaires au bon fonctionnement de la Section, notamment l’établissement des budgets, le choix et le suivi des critères et des principaux indicateurs permettant de mesurer les résultats obtenus, l’établissement des rapports sur l’exécution du budget et des programmes, l’élaboration d’éléments aux fins de la budgétisation axée sur les résultats, l’appréciation du comportement professionnel du personnel, les entretiens avec les candidat(e)s aux postes vacants et leur évaluation.
•Superviser les activités administratives de la Section placée sous sa responsabilité.
•Recruter du personnel pour la Section en tenant compte de l’équilibre géographique, de la parité des sexes et d’autres valeurs propres à l’Organisation.
•Gérer, encadrer et former le personnel placé sous sa responsabilité, et assurer le perfectionnement de ses compétences.
•Contribuer à un environnement de travail qui associe travail personnel et esprit d’équipe et encourage la communication entre les membres de la Section et avec le reste de l’Organisation.
•S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.
Compétences
Compétences de base
Professionnalisme : Bien connaître le domaine technique d’activité en général et les disciplines spécifiques supervisées. Être à même d’établir des rapports analytiques, des propositions d’approvisionnement et des études à caractère technique ainsi que de revoir et mettre en forme le travail des autres. Savoir appliquer les règles, règlements, politiques et directives des Nations Unies en situation de travail. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise. Prendre l’initiative et la responsabilité de tenir compte des questions de genre et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités ; faire la preuve d’une bonne connaissance des stratégies visant à équilibrer les effectifs masculins et féminins et manifester la volonté d’atteindre cet objectif.
Aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
Souci du client : Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ; suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tenir les clients informés de l’avancement des projets ; tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
Compétences en matière d’encadrement
Qualités de chef : Servir de modèle à son entourage ; armer chacun des membres de son équipe des atouts nécessaires pour atteindre les objectifs visés ; s’employer avec dynamisme à mettre au point les stratégies opérationnelles requises ; établir et entretenir des relations très diverses afin de comprendre les besoins et de s’assurer des appuis ; prévoir les conflits et s’efforcer de les résoudre à l’amiable ; s’investir dans le changement et le progrès ; ne pas se cantonner dans le statu quo ; avoir le courage de prendre des positions impopulaires. Prendre l’initiative et la responsabilité de tenir compte des questions de genre et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités ; faire la preuve d’une bonne connaissance des stratégies visant à équilibrer les effectifs masculins et féminins et manifester la volonté d’atteindre cet objectif.
Suivi du comportement professionnel : Déléguer les pouvoirs, l’autorité et la compétence requis à ses subordonnés ; veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la chaîne hiérarchique soient clairs pour tous ; estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et tirer le meilleur parti des compétences ; suivre l’avancement du travail au regard des échéances ; s’entretenir régulièrement avec ses subordonnés des résultats qu’ils obtiennent, leur faire savoir comment leur apport est perçu et leur donner les conseils nécessaires ; encourager le risque et soutenir la créativité et l’initiative ; appuyer activement les aspirations professionnelles de ses collaborateurs ; faire preuve de justice dans la notation.Formation
Diplôme universitaire du niveau du master en administration des affaires, logistique ou gestion des opérations, ingénierie ou dans un domaine apparenté.
À défaut, diplôme universitaire du premier cycle dans l’un de ces domaines assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente.
Expérience professionnelle
Au moins dix années d’expérience, acquise à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine des opérations de type services d’appui au sein d’une organisation internationale.
Des compétences éprouvées en matière de gestion et une expérience de la conduite de négociations sont requises.
Cinq années d’expérience dans des activités liées au service de conférence et/ou services généraux, de préférence dans le système des Nations Unies, d’autres organisations intergouvernementales, ou dans le secteur privé au niveau international, sont requises.
Une expérience pratique avérée de la gestion de projets de grande envergure est hautement souhaitable.
Une expérience de l’élaboration et de la mise en œuvre de l’innovation organisationnelle et technologique ainsi que de la gestion du changement, de préférence s’agissant des services généraux et de conférence dans un contexte international multiculturel, est souhaitable.
Une expérience des applications informatiques modernes des systèmes de gestion de l’information, de planification ou de gestion intégrée du travail ainsi que de leur mise en œuvre est souhaitable.
Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais est nécessaire. La connaissance d’une autre langue officielle de l’Organisation est un atout.
Méthode d’évaluation
Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront faire l’objet d’une évaluation sous la forme d’un entretien axé sur les compétences et/ou d’autres méthodes d’évaluation.