Titre du poste: Assistant aux Opérations et aux Services Administratifs (PSF), FIRM2
Grade: GS7
Poste N°: 50101876
Référence: ADB/20/025
Date de publication: 24-Feb-2020
Date de clôture: 10-mar-2020
Lieu d’affectation: Abidjan, Côte d’Ivoire
LE POSTE :
Sous la supervision générale de l’Administrateur de la FSP, l’Assistant aux opérations et aux services administratifs jouera un rôle de soutien dans la coordination des opérations et des services administratifs et dans la mise en œuvre de la FSP. Il apportera son soutien à l’Administrateur de la FSP pour les questions relatives à la gestion administrative, opérationnelle et financière de la structure — y compris l’approvisionnement des comptes, la budgétisation, la passation des marchés, les technologies de l’information, l’interface Web/intranet et les informations sur les transactions. Il produira des informations et des rapports pour faire le point sur les progrès, les réalisations et les résultats des activités de la FSP. Il supervisera le bon fonctionnement du travail de soutien des bureaux ainsi que l’examen, le traitement et l’exécution de diverses activités, y compris la supervision de l’utilisation des installations et des ressources des bureaux. Il procédera à l’enregistrement, au contrôle et à la gestion efficaces des ressources de la Banque, des activités opérationnelles du Bureau, conformément aux politiques et directives de la Banque.
Fonctions et responsabilités
Sous la supervision de l’Administrateur de la FSP, l’Assistant aux opérations et aux services administratifs effectuera les tâches suivantes :
Gestion opérationnelle et financière
Appuyer la gestion et la coordination des ressources de la FSP ainsi que la mise en œuvre du programme de travail dans le respect des procédures et dans le strict respect des politiques et des lignes directrices de la Banque.
Contribuer à la gestion des questions concernant les ressources telles que le budget administratif ; surveiller et examiner les dépenses et porter les problèmes à l’attention de la Direction.
Coordonner avec les points focaux de l’écosystème de la FSP la recherche, l’archivage et la maintenance de la réserve opérationnelle et des informations sur le portefeuille ainsi que de la documentation juridique et financière.
Contribuer à la production de rapports, de présentations (mise en page, examen des documents, production de matériel graphique), ainsi qu’à l’analyse basée sur Excel, et saisir/extraire des informations dans SAP PS et LM.
Participer, le cas échéant, à la programmation des activités opérationnelles à l’aide du logiciel approprié.
Assurer le suivi des documents, rédiger des lettres et des mémorandums, contrôler les courriers électroniques entrants, traiter la correspondance générale et les mémoires.
Assurer le classement sécurisé des informations sensibles et confidentielles.
Gestion de l’administration
Piloter l’organisation et la logistique des principales réunions, tenir un registre des décisions prises lors des réunions.
Prendre les dispositions nécessaires pour les voyages, les visas et l’hébergement ; voyager occasionnellement avec la Direction pour lui apporter une assistance générale. Organiser la logistique pour les délégations en visite, y compris les membres de l’équipe de la FSP et les consultants.
Traiter les demandes de remboursement de frais de voyage.
Gérer les systèmes et les abonnements, créer et traiter les notes de frais dans SAP.
Participer au suivi et à la mise à jour des données sur le calendrier de travail et les indicateurs de performance clés.
Produire des documents, des documents d’information, des rapports, des feuilles de calcul et des présentations.
Prendre des notes lors de réunions, rédiger des lettres et préparer des procès-verbaux sur demande.
Contribuer à la préparation des documents de communication et d’information.
Critères de sélection
Avoir au moins une licence en gestion des affaires, commerce, administration des affaires ou dans une discipline connexe ;
Justifier d’un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente et pratique dans un service administratif, de préférence dans une organisation internationale de préférence dans une banque commerciale internationale ou dans le secteur des assurances ;
Démontrer une bonne connaissance de l’administration et de l’organisation générales des bureaux dans les institutions financières exposées aux différentes facettes des risques ;
Avoir de l’expérience dans le secteur des banques d’investissement ou de développement et avoir travaillé avec des acteurs du secteur privé ;
Avoir une expérience administrative du travail en équipe et des relations dans une institution financière de développement qui utilise des instruments de participation aux risques ou de garantie de crédit ou une fonction d’assurance-crédit constituerait un avantage supplémentaire ;
Prévoir les risques imprévus en élaborant des plans d’urgence et des programmes pour résoudre les problèmes qui pourraient avoir un impact sur l’atteinte de résultats de qualité ;
Avoir de bonnes compétences interpersonnelles et être capable de fournir et de recevoir un retour d’information ;
Il est essentiel de faire preuve de maturité, de fiabilité, d’intégrité, d’adaptabilité et d’initiative pour exercer cette fonction ;
Prendre constamment des décisions éclairées et donner des conseils pour résoudre de façon indépendante les problèmes qui se posent aux programmes, en fonction des informations disponibles ou difficiles à trouver ; utiliser des informations pertinentes, actuelles et claires.
Résolution de problèmes : Appliquer les connaissances opérationnelles à la résolution des problèmes et trouver des solutions au profit du client (interne et externe) et de l’organisation;
Communication : Communiquer oralement et par écrit de façon claire et concise ; présenter l’information orale avec clarté et style approprié et adapter le langage et le style aux besoins d’un public particulier ;
Efficacité opérationnelle : S’engager à faire en sorte que les systèmes, les procédures et la culture au sein de l’organisation soient pleinement utilisés afin de produire les résultats requis ;
Capacité à faire preuve d’innovation et de créativité : Afficher une forte détermination à rechercher et produire des solutions innovantes et originales pour l’exécution des activités afin d’améliorer la performance et de générer des avantages supplémentaires en faveur de la Banque et de ses clients ;
Travail en équipe et relations : Travailler avec ses collègues de sorte à maximiser l’efficacité de l’équipe dans son ensemble, en partageant les connaissances et la charge de travail. Tisser de solides relations de travail avec les collègues et contribuer à la création d’un environnement positif pour le travail d’équipe;
Démontrer des compétences en matière d’administration et d’organisation de bureau ;
Avoir une capacité avérée à rédiger des rapports professionnels ;
Maîtriser l’utilisation d’applications logicielles courantes de MS Office, notamment Word, PowerPoint, Excel et SAP. Avoir une bonne connaissance de l’utilisation de SAP ou d’un logiciel de gestion des ressources d’entreprise connexe (y compris les modules de gestion de projets et de prêts) ; avoir les compétences technologiques nécessaires pour effectuer la saisie de données, gérer les calendriers des équipes et créer des rapports d’entreprise ;
La capacité de communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais est une exigence pour ce poste. Être bilingue (anglais et français), est souhaitable.
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