Secteur d’activité Secrétariat Assistance de Direction
Métier / Poste Assistant / Assistante de manager
Effectif 1
Lieux 12e arrondissement Cotonou
Résumé du poste Fidèle bras droit du dirigeant de l’entreprise, son(sa) plus proche collaborateur(trice) et sa personne de confiance, l’assistant(e) de direction, ou assistant(e) de manager assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,) afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, …). Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Principales activités Accueillir la clientèleFiltrer des appels téléphoniquesOrganiser le planning d’un responsable, collaborateurRédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…)Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour)Procéder à la correction, la finalisation et le formatage des documents saisis par d’autres intervenants de l’entrepriseProcéder à l’édition et superviser la multiplication et la reliure des documentsProcéder à la mise à jour des divers fichiers et répertoires de l’entrepriseAssurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)Réaliser la gestion administrativeOrganiser des déplacements professionnelsPréparer et organiser des réunionsSaisir des documents numériquesRéaliser la gestion administrative du courrierActualiser la documentation professionnelle et réglementaireArchiver des documents de référenceClasser les documents, informations et fonds documentaires d’une activité
Compétences requises Déontologie administrativeRédaction administrativeArchivistique et gestion documentaireCompétencesOutils bureautiquesGestion administrativeNormes rédactionnellesSténographieMéthode de classement et d’archivageModalités d’accueilTechniques de prise de notesTechniques de numérisationUtilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, …)Veille informationnelleVeille réglementaire
Aptitudes RigueurSens du travail en équipeVigilante / attentiveFlexible
Diplôme BAC+ 2/3 en Secrétariat de direction ou domaines connexes

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