• Titre du poste: Coordonnateur des conférences et réunions
  • Date de publication: 11/03/2019
  • Date de clôture: 10/04/2019
  • Pays: Côte d’Ivoire

Fonctions et responsabilités

Responsabilités particulières de la fonction : Gérer une section qui pilote, supervise et coordonne les activités stratégiques, opérationnelles et logistiques nécessaires à l’organisation des conférences et réunions internes et externes de la Banque.

  1. Planifier et gérer toutes les conférences et réunions organisées ou co-organisées par la Banque.
  2. Mener les négociations relatives à tous les accords et protocoles d’accord portant sur les conférences et réunions, ainsi que sur les aide-mémoire à l’intention des missions préparatoires et d’évaluation.
  3. Fixer des objectifs, formuler des politiques, établir des priorités, définir et suivre les indicateurs de performance clés de la section.
  4. Veiller à ce que la Section fournisse des services de haute qualité dans la limite des ressources disponibles, en utilisant judicieusement ses ressources humaines, financières et technologiques, et en surveillant et en faisant respecter les objectifs d’efficacité.
  5. Collaborer avec la Division du protocole afin de fournir un soutien logistique aux cérémonies et événements de façon harmonieuse.
  6. Superviser la préparation du budget en relation avec les conférences et réunions et suivre son exécution, et conseiller le Secrétaire général sur l’incidence budgétaire et financière des fonctions de la Section.
  7. Veiller à l’application de pratiques optimales et, le cas échéant, assurer la liaison avec les homologues d’autres organisations.
  8. Promouvoir le partage des pratiques optimales à l’échelle de la Banque.
  9. Représenter, au besoin, le Département aux groupes de travail à l’échelle de la Banque.
  10. Proposer la structure organisationnelle appropriée de la Section, en affectant le personnel et les ressources matérielles en fonction des priorités et de la charge de travail, et donner des directives sur les questions liées au travail.
  11. Évaluer les besoins en formation du personnel de la Section, surveiller et évaluer leur performance et recommander au Secrétaire général des mesures de gestion du personnel;
  12. S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le Secrétaire général.

Critères de sélection

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

  1. Être titulaire d’au moins un Master en gestion des conférences et des événements, gestion de logistique, relations internationales, administration publique, administration des affaires ou dans toute autre discipline connexe;
  2. Justifier d’au moins huit (8) années d’expérience approfondie, avec des responsabilités croissantes, dans une organisation similaire. Avoir une expérience de gestionnaire de conférences.
  3. Faire preuve d’innovation et de créativité.
  4. Avoir des aptitudes en communication.
  5. Avoir une aptitude à la résolution de problèmes.
  6. Avoir une bonne approche-client.
  7. Aimer le travail d’équipe et entretenir de bonnes relations.
  8. Démontrer une solide expérience en planification et en organisation d’événements et de conférences ainsi que dans la mise en œuvre de stratégies liées à la technologie dans les organisations internationales.
  9. Avoir de grandes qualités avérées de leadership, de diplomatie et d’excellence technique ainsi qu’une expérience opérationnelle reconnue en ce qui concerne l’obtention de résultats.
  10. Démontrer une capacité à anticiper les problèmes, à les résoudre proactivement (anticiper les problèmes éventuels et apporter des solutions adéquates, à savoir gérer les imprévus) en supervisant et en surveillant la performance du personnel avant, pendant et après un événement.
  11. Connaitre les règles et procédures pertinentes de la Banque.
  12. Utiliser les connaissances sur les tendances du secteur /des activités pour élaborer et piloter la mise en œuvre de mesures d’amélioration qui donnent un avantage concurrentiel et contribuent à la satisfaction des clients.
  13. Proposer de manière synergique des solutions qui apportent de la valeur ajoutée aux clients sur la base de la compréhension des activités et des tendances actuelles du marché.
  14. Prendre des initiatives pour améliorer les politiques/programmes et les produits afin de maximiser l’efficacité.
  15. Mobiliser, soutenir et motiver l’équipe pour qu’elle mette en œuvre des façons efficaces de faire les choses.
  16. Communiquer et partager l’information avec l’équipe interne et externe des conférences et des réunions (par ex. : fournisseurs de services, etc.), les clients, les services techniques de la Banque, etc.
  17. Être en mesure de prendre des initiatives constructives afin d’améliorer la performance de l’équipe.
  18. Former et motiver l’équipe des conférences et réunions;
  19. Être capable de communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en français ou en anglais ; il est souhaitable que le titulaire ait une bonne connaissance pratique de l’autre langue;
  20. Maîtriser l’utilisation des applications standards de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint) et SAP;
  21. Avoir une solide connaissance de l’infrastructure technologique et des systèmes électroniques d’installation et d’exploitation utilisés lors des conférences.

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