Recrutement Secrétaire BAD (Bénin,Guinée, Niger)

Sous la supervision du Chef de bureau pays, le/la Secrétaire effectuera les tâches suivantes :

1.  Prendre des rendez-vous pour les experts et les autres membres du personnel du bureau pays et tenir leurs calendriers à jour;

2.  Recevoir les visiteurs et s’occuper d’eux avec tact et discrétion;

3.  Préparer le matériel de présentation que les experts utilisent lors de leurs missions officielles et de réunions spéciales;

4.  S’occuper des questions de protocole en matière d’accueil des visiteurs venant rencontrer les experts et des visiteurs du Bureau;

5.  Organiser les réunions d’experts; assister le/la Secrétaire du Chef de bureau pays dans la coordination des réceptions officielles que donne le/la Représentant(e) résident(e);

6.  Prendre part aux réunions du personnel, prendre des notes et produire des rapports en l’absence du/de la Secrétaire du Chef de bureau pays;

7.  Rédiger la correspondance sur les questions qui ne sont pas de fond et veiller à leur suivi;

8.  Gérer le courrier entrant et sortant des experts et les communications téléphoniques du Bureau;

9.  Maintenir un système de classement; traiter les rapports de retour de mission des experts, veiller à la qualité des documents nécessitant l’approbation et/ou la signature des experts et autres membres du personnel;

10.  Préparer et finaliser les projets de correspondance (lettres, faxes, etc.) touchant à divers aspects en lieu et place des experts, préparer les comptes rendus des réunions des experts.

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