• Titre du poste: Commis au Protocole
  • Date de publication: 28/05/2019
  • Date de clôture: 27/06/2019
  • Pays: Côte d’Ivoire

Le poste :

La mission de l’Assistant (e) du protocole est la:

  • Réception, traitement et vérification rigoureuse des documents en vue de maintenir et de  renforcer la confiance des partenaires de la Banque africaine de développement
  • Préparation des projets de notes verbales adressées aux pays hôtes et aux Missions diplomatiques avec une attention particulière en vue de préserver la bonne image de la Banque
  • Préparation des correspondances administratives adressées aux Organes du Pays hôte en tenant compte des spécificités locales
  • Gestion quotidienne des relations avec les Pays hôtes et les Missions diplomatiques, dans le respect des normes protocolaires et des instruments pertinents
  • Mise en œuvre scrupuleuse des Accords de partenariats

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision et la direction du/de la Chargé(e) Principal du protocole, l’Assistant (e) du protocole assure les fonctions suivantes :

  1. Réceptionner et traiter les demandes de visas formulées par les membres du personnel de la Banque africaine de développement et les membres de leurs familles
  2. Préparer des notes verbales des demandes de visas
  3. Introduire auprès des Missions diplomatiques des demandes de visas au titre des missions, vacances, voyage d’études des enfants, évacuation sanitaire et transits.
  4. Organiser le classement des dossiers de visas
  5. Assurer la liaison entre PSEG, les différents Ministères et autres Administrations du Pays hôte ainsi qu’entre PSEG et les diverses Missions diplomatiques
  6. Accueillir et assister à l’aéroport le personnel Elu, les délégations officielles et les invités de la Banque africaine de développement
  7. Tenir des statistiques mensuelles sur les activités des visas
  8. Traiter et suivre auprès des services compétents les demandes de visas d’entrée
  9. Assurer une couverture protocolaire lors des cérémonies et événements organisées par la Banque
  10. Assurer la couverture protocolaire lors des Assemblées annuelles du Groupe de la Banque africaine de développement et autres réunions statutaires.

Critères de sélection

  1. Être titulaire d’au moins un diplôme d’enseignement supérieur en diplomatie, droit et administration, niveau BAC +4 ou Maîtrise.
  2. Justifier d’au moins quatre (4) années d’expérience professionnelle dans le domaine du Protocole, des Relations Publiques ou de l’Administration Publique.
  3.  Le/la titulaire du poste devrait également avoir une expérience de travail dans un contexte multiculturel
  4. Connaissances générales du Protocole et expérience similaire dans une organisation intergouvernementale
  5. Une expérience du secteur privé serait un atout supplémentaire.
  6. Avoir une bonne connaissance des normes et pratiques diplomatiques.
  7. Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
  8. Savoir utiliser les applications standards de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint) ; la connaissance de SAP (ou de tout autre système intégré de gestion de documents ou de progiciels d’analyse de données quantitatives et qualitatives) est un atout supplémentaire.

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