Titre du poste: Chargé principal de la logistique et de la gestion des stocks, CHGS.3
Grade: PL4
Poste N°: 50078457
Référence: ADB/21/027
Date de publication: 16-Feb-2021
Date de clôture: 17-mar-2021
Lieu d’affectation: Abidjan, Côte d’Ivoire
Objectifs
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE COMPLEXE :
La Vice-présidence chargée des services institutionnels et des ressources humaines (CHVP) assure la fourniture de services efficaces, centrés sur les personnes et répondant aux besoins des clients, afin de garantir une efficacité institutionnelle globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le Complexe pilote les efforts visant à assurer la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix. Il est chargé d’assurer le leadership en matière de formulation et de mise en œuvre des stratégies de la Banque relatives à la gestion des personnes, aux technologies de l’information, aux services généraux et achats institutionnels, aux services linguistiques, à la continuité des activités, ainsi qu’à la santé et à la sécurité.
LE DÉPARTEMENT/DIVISION RECRUTEUR :
Le Département des services généraux et des achats (CHGS) a pour rôle principal de gérer les actifs de la Banque, de superviser l’ensemble des activités d’acquisition institutionnelle des biens, des services, des travaux et biens immobiliers, de coordonner tous les voyages et le transport du personnel et des biens de la Banque, les services de restauration et autres dispositions logistiques ainsi que les services de courrier, et de tenir le personnel informé des services offerts. À cette fin, le Département des services généraux et des achats élabore et applique les règles en matière d’acquisition, de stockage et d’entretien du mobilier, du matériel et des fournitures de bureau. Le Département conçoit, prépare et met en œuvre les programmes de construction ou d’acquisition et d’entretien des bâtiments et des locaux ; il élabore les politiques administratives et veille à leur application adéquate et efficace au sein de la Banque dans des domaines comme les communications, le transport, les voyages, la sécurité, la protection et la sûreté des personnes et des biens et de la Banque ; il effectue également des tâches connexes. Le Département est responsable de la gestion des immobilisations de la Banque (estimées à plus de 100 000 000 d’UC). Le Département des services généraux et des achats comprend trois (3) divisions supervisées par le Directeur des services généraux et des achats, à savoir : i) la Division exploitation et entretien (CHGS.1) ; ii) la Division des achats institutionnels (CHGS.2) ; et iii) la Division des services de soutien (CHGS.3).
Le poste :
Sous la supervision du chef de division CHGS 3, le chargé principal de la logistique et de la gestion des stocks devra assurer le traitement rapide et la distribution sans délai d’environ 100 000 courriers postaux et interbureaux par an. Il sera également chargé de la réception et de l’expédition des envois et de la gestion des relations avec les prestataires de services. Le titulaire de ce poste devra posséder de solides compétences analytiques et être capable de collecter, d’organiser, d’analyser et de diffuser des quantités importantes d’informations, le tout avec souci du détail et précision.
Fonctions et responsabilités
Relevant du chef de division, CHGS.3 et travaillant en étroite collaboration avec les parties prenantes internes et externes, le titulaire du poste devra assumer, entre autres, les fonctions suivantes :
- Accompagner, encadrer et soutenir les membres de l’équipe et évaluer leurs performances, fixer les priorités des programmes de travail ainsi que l’objectif financier.
- Initier la préparation et la revue de toutes les procédures administratives et des manuels relatifs à la logistique pour le compte du Groupe de la Banque ; définir et élaborer des stratégies de gestion de la logistique et des stocks et superviser l’exécution des contrats de services.
- Planifier et élaborer des stratégies pour les activités de gestion de la logistique et des stocks de la Banque, y compris la formulation et la mise à jour des politiques, la planification à long terme de l’acquisition de biens, l’estimation des ressources, etc., en collaboration avec les autres membres de l’équipe, entreprendre des études sur les secteurs d’activité et l’efficacité des sources d’approvisionnement, proposer et introduire des changements, des stratégies et des tactiques pour les différentes opérations.
- Jouer le rôle d’expéditeur et de secrétaire auprès du comité chargé de l’aliénation des biens au sein de la Banque.
- Contribuer à l’établissement et à la mise en œuvre du programme de travail de la division, préparer le budget des services logistiques requis par la Banque.
- Développer et assurer la gestion des relations avec les clients et les fournisseurs et veiller à la satisfaction des clients.
- Définir et proposer des procédures pour l’achat, la réception, le contrôle et la certification de la quantité et de la qualité des articles commandés et assurer leur transfert en toute sécurité vers les entrepôts et les dépôts de stockage de la Banque et depuis les entrepôts jusqu’au Siège de la Banque.
- Établir la liaison avec les unités organisationnelles sur les conditions requises et soutenir les clients par une planification proactive des acquisitions en recueillant des données budgétaires et en établissant un calendrier pour les besoins d’achat de biens des clients, la gestion des contrats, la mise en train du processus et la collaboration directe avec les départements utilisateurs pour préparer les spécifications techniques des biens dont l’acquisition est prévue.
- Fournir des conseils et superviser la formation des clients dans le domaine des procédures logistiques.
- Assurer la supervision et le suivi de la fourniture de biens et d’articles aux départements et veiller à la reconstitution des stocks selon les besoins.
- Programmer et organiser la conduite de l’inventaire physique des biens et articles en stock dans les différents magasins et superviser le rapprochement avec le stock enregistré selon les normes et les meilleures pratiques en la matière.
- Préparer des rapports périodiques en fonction des besoins pour faciliter les décisions de la Direction.
- Coordonner la réception des expéditions internationales et assurer la liaison avec les autorités compétentes pour les exonérations fiscales, les dédouanements au niveau des ports et la livraison en temps voulu des articles en stock.
- Concevoir, mettre en œuvre et gérer les contrats de transport, d’expédition et d’entreposage, le cas échéant.
- Conduire des revues spéciales de la Direction ou assurer le suivi des observations d’audit pour contribuer à l’efficience de la division.
- Mettre au point des indicateurs de performance clés à l’aide desquels les contrats peuvent être gérés.
- Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.
Critères de sélection
- Être titulaire d’au moins un Master 2 dans un domaine pertinent (logistique, comptabilité, administration des affaires, administration publique, gestion, etc.).
- Justifier d’au moins 6 ans d’expérience pertinente et progressive dans le domaine de la logistique.
- Faire preuve de solides compétences en matière de négociation et d’établissement de rapports.
- Avoir de l’expérience en matière d’approvisionnement et d’entreposage.
- Posséder une expérience de travail dans un environnement multiculturel, de préférence en Afrique.
- Avoir de l’expérience dans le secteur privé sera un avantage.
- Faire preuve de dynamisme, être un communicateur efficace, démontrer de bonnes aptitudes pour le travail en équipe, être motivé par l’obtention de résultats, avoir le sens du service à la clientèle, avoir des capacités d’analyse, faire preuve d’interdisciplinarité et être capable de travailler sous pression.
- Être capable de communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit.
- Être capable de travailler efficacement dans un environnement matriciel, à la fois comme chef d’équipe et comme membre de l’équipe.
- Être capable de gérer avec sensibilité les différences dans un environnement multiculturel et d’établir des relations de travail efficaces avec les clients et les collègues.
- Avoir la capacité d’identifier et de comprendre les relations, les contraintes et les pressions qui affectent les autres.
- Justifier d’excellentes compétences interpersonnelles.
- Justifier de bonnes compétences en matière de gestion du changement.
- Posséder d’excellentes capacités d’analyse et de résolution des problèmes.
- Avoir la capacité de reconnaître le besoin, de tenir des registres précis et de fournir des rapports réguliers à ceux qui ont un intérêt valable dans les activités logistiques.
- Pouvoir s’appuyer à la fois sur des connaissances théoriques et sur une expérience pratique pour concevoir et développer un plan en matière de logistique qui apportera une solution viable à un besoin opérationnel.
- Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre langue.