Lieu : Europe et Asie centrale Région: Roumanie
Type de travail: Nomination à durée déterminée
Date d’ouverture: lun. Avr. 08 2019 08:00:00 GMT + 0200 (heure d’été d’Europe centrale) Heure d’été GTB
Date de fermeture : jeu. Avr. 18 2019 22:55:00 GMT + 0200 (heure d’été d’Europe centrale )
Comment pouvez-vous faire une différence?
Résumé des principales fonctions / responsabilités:
Événements / Logistique
- Prend en charge la préparation, l’organisation et le suivi de différents types d’événements en prenant les dispositions logistiques (y compris une assistance aux collègues pour les réservations de voyage, les réservations d’hébergement et l’impression / la numérisation de documents).
- Coordination avec les prestataires de services (restauration, hébergement, impression, photo, vidéo) avant, pendant et après l’événement.
- Prépare les documents de référence pour les participants et télécharge les documents sur les plateformes de partage d’informations / partage avec les participants.
- Préparer et tenir à jour les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions et des événements et surveiller les tâches / engagements de suivi.
- Tient à jour les bases de données des partenaires et des journalistes.
- Aide à préparer et participe aux visites sur le terrain avec les principaux décideurs, donateurs, ambassadeurs et journalistes, et à la création de différents supports de communication.
Suivi budgétaire
- Élabore et surveille les budgets et les dépenses de la section.
- Exécute dans VISION des transactions relatives aux subventions de sa section, telles que l’enregistrement des attributions de subventions et le suivi des subventions de programme expirées.
Approvisionnement
- Rédiger les termes de référence pour les consultants et les entrepreneurs, remplir les formulaires et modèles nécessaires et prendre les dispositions logistiques nécessaires.
- Élaborer et tenir à jour des listes de fournisseurs, des partenaires et des listes de consultants, ainsi que du matériel de communication.
- Prépare les demandes d’achat et finance les engagements dans Vision.
Traitement de facture
- Responsable de la collecte des factures, de la soumission au paiement et du classement des documents.
- Télécharge des fichiers électroniques et vérifie les résultats vers le système de destination.
- Répond aux partenaires / clients concernant le statut de la transaction et d’autres demandes de renseignements.
Pour vous qualifier en tant que défenseur de chaque enfant que vous aurez…
- Un diplôme d’études secondaires est exigé, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires liés au travail de l’organisation.
- Au moins six années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine de l’administration
- La maîtrise du roumain et de l’anglais est indispensable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est considérée comme un atout
- Compétences et aptitudes fortes en matière d’organisation, de planification et de hiérarchisation.
- Grand sens de la confidentialité, de l’initiative et du bon jugement.
- Capacité à travailler efficacement avec des personnes de nationalités et de cultures différentes.
- Formation et expérience dans l’utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d’autres logiciels de l’UNICEF tels que SharePoint
- Solides compétences en gestion de bureau.
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