| INTITULÉ DU POSTE : | Assistant(e) de Direction (Secrétaire Bilingue) | |
| INSTITUTION | Commission de la CEDEAO | |
| GRADE | G5/G6/G7 | |
| SALAIRE ANNUEL | UC 20,744.02 USD32,729.92/UC24,790.81 USD39,398.94/UC29,291.19 USD46,215.65 | |
| STATUS | Permanent | |
| AGENCE | ||
| DÉPARTEMENT | BUREAU DU REPRÉSENTANT RÉSIDENT, BURKINA FASO | |
| DIRECTION | ||
| DIVISION | ||
| SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE | REPRÉSENTANT RÉSIDENT, BURKINA FASO | |
| SUBORDONNÉS | ||
| LIEU DE TRAVAIL | OUAGADOUGOU, BURKINA-FASO |
APERÇU DES TÂCHES
Placé sous l’autorité du Représentant résident du Président de la Commission de la CEDEAO au Burkina Faso, le/la titulaire du poste jouera un rôle vital dans le bon fonctionnement du bureau. Ses tâches vont de l’accueil des visiteurs à la réception des appels en passant par la fixation des rendez-vous, l’organisation du calendrier de son supérieur, la rédaction des correspondances et l’archivage des dossiers. À cet égard, il/elle doit être assez accessible et proactif (ve) face aux demandes concurrentes des parties internes et externes.
RÔLE ET RESPONSABILITÉS
• Gestion de l’agenda du supérieur hiérarchique : Gérer l’agenda et/ou le carnet d’activités du supérieur hiérarchique, organiser et gérer les rendez-vous, recevoir et installer les visiteurs, émettre des appels téléphoniques, vérifier les appels entrants pour s’assurer de leur importance et de la possibilité de répondre ou de transférer au supérieur hiérarchique ;
• Gestion administrative : Organiser des réunions; recevoir, rédiger, saisir et faire le suivi des lettres administratives; réserver des salles de réunion; demander et mettre à disposition des fournitures au bureau ;
• Gestion du courriel et des documents : Créer un système d’enregistrement des courriers entrants et sortants; assurer l’archivage électronique des documents à l’aide du logiciel ECM de sorte à les retrouver facilement en cas de besoin; gérer les documents (classer le courrier entrant et sortant); assurer le suivi des documents soumis pour signature ou approbation ;
• Compétences en informatique : Savoir utiliser MS Office, ECM et d’autres logiciels du système ECOLink, en cas de besoin. Avoir des capacités probantes de traitement de texte en anglais, français et/ou portugais ;
• Assister les collègues dans l’exécution des tâches administratives;
• Contribuer à l’effort d’équipe en réalisant des résultats connexes, au besoin;
• S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être assignée par le supérieur hiérarchique.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
• Être titulaire d’un diplôme national ou son équivalent en secrétariat ou en administration d’une université reconnue.
• Justifier d’au moins six (6) années d’expérience avec des prises de responsabilité progressive dans les services administratifs, les services de secrétariat, y compris des tâches telles que la tenue des dossiers financiers et du personnel, la planification et/ou la mise en œuvre de la coopération technique;
• Avoir une bonne compréhension des politiques, des procédures et des processus administratifs, et la capacité de recommander les logiciels et systèmes d’administration de bureau appropriés en vue de leur utilisation;
• Faire preuve de compétences techniques relatives au système de classement informatique ECM pertinents et aux procédures, directives et processus liés à la gestion des correspondances en vue de réussir la préparation et l’utilisation des documents et modèles administratifs;
• Faire preuve de bon jugement et savoir prendre des décisions raisonnables avec peu de supervision;
• Posséder les compétences techniques relatives au système de classement informatique ECM et aux procédures, directives et processus pertinents liés à la gestion des correspondances en vue de réussir la préparation et l’utilisation des documents et modèles administratifs.
CANDIDATS ÉLIGIBLES
Les ressortissants de la République du Burkina Faso ou les ressortissants des Etats Membres de la CEDEAO résidant au Burkina Faso.
LIMITE D’AGE
Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.