Intitulé complet du poste vacant : Assistant chargé du registre des décaissements et des archives
Lieu : Abidjan, Côte d’Ivoire
Classement du poste : GS7
Numéro de poste : 50000777
Date de publication : 21 juin 2022
Date de clôture : 20-juil-2022
LA BANQUE:
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, promouvant la croissance économique et le progrès social sur tout le continent. Il y a 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque fournit un soutien financier et technique à des projets transformateurs qui réduiront considérablement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Afin de cibler avec précision les objectifs de la Stratégie décennale (2013 – 2022) et d’assurer un plus grand impact sur le développement, cinq domaines majeurs, qui accéléreront tous notre livraison pour l’Afrique, ont été identifiés pour une mise à l’échelle, à savoir ; l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE COMPLEXE :
La vice-présidence pour les finances supervise la gestion financière du Groupe de la Banque. Cela englobe les activités de trésorerie du Groupe de la Banque, y compris les emprunts sur les marchés de capitaux et les activités d’investissement ; les fonctions de contrôle, y compris les rapports financiers et l’administration des prêts ; la mobilisation stratégique des ressources et le renforcement des ressources et instruments financiers non statutaires ; la gestion globale de l’actif et du passif du Groupe de la Banque.
LE SERVICE/DIVISION RECRUTANT :
Le Département du contrôle financier de la Banque africaine de développement (la Banque) est responsable de la comptabilisation des conséquences financières des transactions et décisions du Groupe de la Banque, ainsi que de la préparation, de la présentation fidèle et de l’intégrité globale des rapports financiers internes et des états financiers publiés. Le département est également responsable de l’administration et de la comptabilité des prêts et des responsabilités fiduciaires connexes, y compris le décaissement des fonds aux projets et programmes financés par le Groupe de la Banque. Enfin, la direction offre une aide à la décision et une expertise dans l’élaboration et la mise en œuvre des politiques de contrôle financier, des stratégies opérationnelles et financières et des systèmes d’information connexes.
L’objectif principal de la Division de décaissement des prêts est d’assurer le respect des principaux articles fiduciaires de l’Accord portant création de la Banque et du Fonds africains de développement. Veiller à ce que des contrôles adéquats soient maintenus autour du décaissement du projet financé par le Groupe de la Banque.
LA POSITION:
Sous la supervision du chef de division, l’assistant du registre des décaissements et des archives est principalement responsable de :
- recevoir et enregistrer les demandes de décaissement ;
- la détermination de l’exhaustivité des demandes des emprunteurs conformément aux politiques et procédures de la Banque ;
- vérification des documents.
- administration de la plate-forme de connexion client.
L’assistant chargé du registre et des archives des décaissements relève du contrôleur en chef des décaissements. Il / Elle travaille au sein d’une équipe chargée d’assurer les décaissements en temps opportun des fonds du Groupe de la Banque et des projets cofinancés conformément aux accords de prêt et de protocole pertinents et aux politiques du Groupe de la Banque.
FONCTIONS CLÉS :
- Recevoir les demandes de décaissement envoyées à la Banque pour paiement ;
- Fournir un service de saisie de données précis et efficace dans le registre des décaissements ;
- Déterminer l’exhaustivité des demandes de décaissement (s’assurer que les coordonnées bancaires complètes du bénéficiaire, confirmer les demandes signées par des personnes dûment autorisées, etc.) ;
- Mettre à jour les demandes de décaissement dans SAP au fur et à mesure que des informations supplémentaires précédemment manquantes deviennent disponibles et assurer l’exhaustivité
- Créer un lien entre les demandes de décaissement enregistrées dans SAP et les applications de décaissement électroniques stockées dans le système de gestion des documents
- Créer/maintenir les données de base de l’emprunteur, de l’agence d’exécution et du fournisseur garantissant l’exactitude des informations sur les comptes bancaires ;
- Assurer le transfert effectif des demandes de décaissement entre le greffe et les assistants/agents de décaissement ;
- Gérer le transfert des demandes de décaissement reçues sur la plateforme de connexion client et assurer un transfert rapide vers le système de gestion documentaire ;
- S’assurer de l’exhaustivité des demandes de décaissement reçues et enregistrées dans SAP ;
- Développer/maintenir un système de classement, d’archivage et de suivi des documents ;
- Développer et maintenir un système de classement électronique pour les principaux documents de décaissement ;
- S’assurer de l’exhaustivité, de la qualité et de l’accessibilité des documents produits et reçus dans la Division ;
- Assurer une gestion efficace de l’espace d’archivage attribué au département;
- Gérer la boîte e-mail de la division et les dossiers de documents partagés ;
- Administrer la plateforme de connexion client et aider les clients à s’inscrire;
- Répondre aux requêtes des clients soumises sur la plateforme de connexion client ;
- Travailler avec les développeurs de systèmes pour développer de nouvelles fonctionnalités et améliorer le processus de décaissement existant ;
- Participer à la formation des assistants et agents de décaissement au siège et dans les bureaux de pays sur les procédures de registre ;
- Participer à la conception de supports pour la formation au registre des décaissements ;
- Répondre aux questions concernant la procédure d’enregistrement des décaissements
- Toute autre tâche raisonnablement demandée par la direction.
CRITÈRES DE SÉLECTION : (incluant les compétences, connaissances et expérience souhaitables)
- Baccalauréat en gestion des systèmes d’information ou dans un domaine connexe.
- Un minimum de 5 ans d’expérience pratique pertinente.
- Excellente connaissance pratique de Microsoft Excel et compétence dans l’utilisation d’autres logiciels standard utilisés à la Banque tels que SAP, Word, Access et Power Point. Une bonne connaissance du logiciel Capture Perfect et du logiciel de système d’enregistrement (DARMS-IBM FileNet) sera un avantage.
- Expérience de travail dans l’utilisation d’un système de gestion de données centralisé dans un environnement d’archivage vaste et occupé.
- Compétences de communication et d’organisation de haut niveau
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais et/ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue.
- Solides compétences analytiques, avec une forte capacité numérique et une grande attention aux détails.