ASSISTANT DE PROGRAMME (3 POSTES)

Numéro de poste:  1ITSC0915 / 0928 / 0930TP

Qualité:  G-4

Secteur parent: Secteur  des sciences naturelles (SC)

Lieu d’affectation:  Trieste

Famille d’emplois:  soutien administratif général

Type de contrat:  durée déterminée

Durée du contrat:  2 ans

Recrutement ouvert à:  Candidats internes et externes

Date limite de candidature (minuit, heure de Paris):  20-FEV-2021

Valeurs fondamentales de l’UNESCO: engagement envers l’organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

longue description

Trois (3) postes vacants identiques

(Seuls les candidats autorisés à travailler dans l’UE peuvent postuler à ces postes)

APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE

Fondé en 1964 par feu lauréat du prix Nobel Abdus Salam et situé à Trieste (Italie), le Centre international Abdus Salam de physique théorique (CIPT) cherche à accomplir son mandat en fournissant aux scientifiques des pays en développement la formation continue et les compétences dont ils ont besoin pour profiter de carrières longues et productives. Le CIPT a joué un rôle majeur dans la lutte contre la fuite des cerveaux scientifiques du monde en développement. Depuis plus de 50 ans, le CIPT a joué un rôle moteur dans les efforts mondiaux visant à faire progresser l’expertise scientifique dans les pays en développement.

Sous l’autorité générale du directeur du CIPT et sous la supervision directe du chef de division / bureau / section / unité, le / la titulaire fournit un appui administratif aux programmes du CIPT tout au long de leurs phases d’organisation, facilite l’organisation des activités et la réalisation des transactions administratives de l’unité organisationnelle respective. du Centre. Les responsabilités essentielles comprennent:

longue description

  • Fournir une assistance administrative et de secrétariat au jour le jour dans tous les aspects de l’organisation de la formation, des activités de recherche et des projets du CIPT, de la planification préliminaire à l’exécution opérationnelle et au suivi post-conférence. Ceci comprend:
    • Maintenir à jour l’outil de gestion des visiteurs du CIPT; assurer un codage et un contrôle de la qualité des données corrects.
    • Fournir un soutien aux visiteurs avant leur arrivée et pendant leur séjour; fournir aux bureaux administratifs du CIPT les informations nécessaires pour prendre les dispositions appropriées en matière de voyage / visa / hébergement.
    • Gardez des contacts réguliers avec le corps professoral et les participants aux activités / recherches / projets scientifiques, en veillant à ce que les délais requis soient respectés et que les règles, règlements et lignes directrices soient dûment appliqués.
    • Veiller à ce que les exigences d’externalisation nécessaires soient remplies à la fin de la visite.
    • Aider à la préparation des annonces d’événements et de leur publicité.
  • Traiter et classer la correspondance entrante pour les bureaux / unités de recherche / programmes. Préparez sous une forme définitive une variété de correspondance sortante et de documentation administrative. Relire les documents écrits sortants pour assurer l’exhaustivité, l’exactitude grammaticale et typographique et le respect des directives.
  • Préparer des estimations de coûts en fonction de la disponibilité du budget, maintenir et surveiller le budget des activités, en veillant au respect des budgets et des directives approuvés.
  • Fournir des estimations de coûts pour les réservations de fonds, préparer des rapports de coûts, des graphiques et des tableaux à inclure dans les rapports scientifiques et financiers.
  • Aider les scientifiques à effectuer des voyages en mission, à rédiger des documents, à obtenir des autorisations et à assurer la liaison avec l’Unité des voyages.
    Créer et soumettre des demandes d’approvisionnement et suivre leur traitement. Gardez le contrôle sur les biens / services commandés.
    Initier les demandes de ressources humaines, d’accueil et autres demandes administratives, obtenir les autorisations nécessaires et les allocations de fonds. Surveiller l’approbation des demandes et assurer le suivi avec les points focaux concernés sur les questions en suspens.
  • Assurer la liaison avec les parties / agences externes sur le financement externe des activités pertinentes, fournir un soutien administratif aux initiatives de collecte de fonds.

COMPÉTENCES (Core / Managerial)

Responsabilité (C)Communication (C)Innovation (C)Partage des connaissances et amélioration continue (C)Planification et organisation (C)Focalisation sur les résultats (C)Travail d’équipe (C)

QUALIFICATIONS REQUISES

ÉDUCATION

  • Diplôme d’études secondaires, techniques et / ou professionnelles.

L’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

  • Au moins trois (3) années d’expérience professionnelle pertinente dans des tâches de secrétariat ou d’administration.

COMPÉTENCES / COMPÉTENCES

  • Capacité à travailler rapidement et efficacement sous pression, avec un minimum de supervision, et à supporter des périodes limitées avec des pics de charge de travail.
  • Possibilité de basculer rapidement toute l’attention entre les sujets.
  • Connaissance du bureau général et du soutien administratif.
  • Haut niveau de fiabilité avec une attitude et un comportement réactifs et axés sur le service.
  • Bonnes compétences rédactionnelles. 
  • Bonnes compétences informatiques, maîtrise de l’utilisation de MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.).

LANGUES

  • Excellente connaissance (parlée et écrite) de l’anglais.
  • Bonne connaissance (parlé et écrit) de l’italien.

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

L’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

  • Expérience antérieure dans un environnement international.

INFORMATION ADDITIONNELLE

Seuls les candidats autorisés à travailler dans l’UE peuvent postuler à ces postes. Veuillez noter que pour ce poste, l’UNESCO ne remboursera pas les frais tels que les déplacements liés aux entretiens, aux tests et à la réinstallation.

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