ASSISTANT DE PRODUCTION

Numéro de poste:  CLD554

Qualité:  G-3

Secteur d’origine:  Division des conférences, des langues et des documents (CLD)

Lieu d’affectation:  Paris

Famille d’emplois:  documentation et bibliothèque

Type de contrat:  durée déterminée

Durée du contrat:  2 ans

Recrutement ouvert à:  Candidats internes et externes

Date limite de candidature (minuit, heure de Paris):  23-FEV-2021

Valeurs fondamentales de l’UNESCO: engagement envers l’organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

(Seuls les candidats ayant le droit de travailler en France peuvent postuler à ce poste)

APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE

Sous l’autorité générale du Chef de la Section des documents de la Division des conférences, des langues et des documents (CLD) du Secteur de l’administration et de la gestion (SMA) et sous la supervision directe du responsable de la planification et du contrôle des documents, le / la titulaire assurera l’administration et la documentation assistance à l’Unité et à ses clients dans le cadre du «Système de Gestion des Documents, des Conférences et de la Production (DCPMS). Le titulaire est responsable de ce qui suit:

  • Aider les clients à saisir leurs demandes dans le système ainsi que l’interaction et le flux d’informations entre l’unité et ses clients.
  • Établissez des contacts réguliers avec les secteurs de programme, les traducteurs, les dactylographes, les éditeurs de bureau, les demandeurs de services et les prestataires de services pour recevoir des instructions sur les traductions / documents et coordonner les clarifications.
  • Suivre les délais de soumission de la documentation, les calendriers de traitement et l’avancement des travaux et faire le suivi avec le client et transmettre les corrections apportées.
  • Fournir une gamme de fonctions de support de documentation pour fournir une assistance efficace et axée sur le service aux secteurs de programme.
  • Rechercher, compiler et structurer la documentation de base à utiliser dans la préparation de documents, rapports et mémoires complexes.
  • Fournir un soutien logistique et documentaire dans la gestion des priorités et du flux de travail de l’Unité.
  • Saisissez, suivez et mettez à jour les informations du document dans DCPMS.

COMPÉTENCES (Core / Managerial)

Responsabilité (C)Communication (C)Innovation (C)Partage des connaissances et amélioration continue (C)Planification et organisation (C)Focalisation sur les résultats (C)Travail d’équipe (C)

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

  • Diplôme d’études secondaires, techniques et / ou professionnelles.

L’expérience professionnelle

  • Minimum 2 ans d’expérience de travail pertinente dans la gestion de documents ou dans un domaine connexe.
  • Expérience de travail avec les logiciels DMS et DCPMS.

Compétences / Compétences

  • Capacité à travailler efficacement sous pression, y compris pendant les pics de charge de travail, et à changer rapidement d’attention entre les sujets.
  • Maîtrise des logiciels de gestion de documents standard.
  • Capacité à prioriser, planifier et organiser son propre travail afin de respecter les délais.
  • Bonnes compétences interpersonnelles et de travail d’équipe.
  • Capacité à faire preuve de discrétion et à faire preuve de confidentialité.  
  • Capacité à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
  • Forte orientation service / client.
  • Bonnes compétences informatiques et maîtrise de l’utilisation de MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.).

Langues

  • Excellente connaissance du français ou de l’anglais et bonne connaissance de l’autre langue.

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Compétences / Compétences

  • Connaissance des types de documents de l’UNESCO, ainsi que des processus et flux de travail.
  • Capacité à exécuter une tâche avec un certain degré d’autonomie.

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