Intitulé code d’emploi: Spécialiste de la gestion des programmes, l’administration
Département / Bureau: Bureau des Nations Unies pour la Réduction des Risques de Catastrophe
Lieu d’affectation: GENEVA
Période de candidature: 17 février 2020 – 01 avril 2020
No de l’appel á candidature: 20-Administration-UNDRR-123547-R-Geneva (X)
Cadre organisationnel
Créé en décembre 1999, le Bureau des Nations Unies pour la prévention des catastrophes (UNDRR) est l’entité chargée, au sein du système des Nations Unies, de coordonner les activités de prévention des catastrophes et de créer des synergies entre les activités de l’Organisation des Nations Unies et des organisations régionales dans ce domaine et les activités menées dans les pays développés comme dans les pays moins développés. Dirigé par le (la) Représentant(e) spécial(e) du (de la) Secrétaire général(e) pour la réduction des risques de catastrophe, l’UNDRR compte plus de 100 fonctionnaires répartis entre son siège à Genève et ses bureaux régionaux. Plus précisément, l’UNDRR oriente la mise en œuvre du Cadre de Sendai pour la réduction des risques de catastrophe (2015-2030), en assure le suivi et l’analyse et fait rapport sur les progrès accomplis à cet égard, appuie les efforts déployés aux niveaux régional et national pour mettre en œuvre le Cadre, favorise les initiatives et s’emploie à mieux faire connaître les moyens de prévenir les catastrophes dans le monde en collaboration avec les États Membres de l’ONU et un large éventail de partenaires et de parties prenantes, notamment la société civile, le secteur privé, les parlementaires et la communauté scientifique et technique.
Le poste est à pourvoir à la Section de la planification et de la gestion des ressources de l’UNDRR, à Genève. Le (la) titulaire relève du (de la) Chef de la Section.
Responsabilités
Sous la supervision et la direction du (de la) Chef de la Section, le (la) titulaire :
•En collaboration avec le Groupe du budget et des finances, le Groupe chargé de l’administration et le Groupe des ressources humaines, contribue à l’établissement du programme de travail de la Section, en définissant les priorités et en allouant les ressources de sorte que les produits soient achevés et livrés en temps voulu ; en collaboration avec d’autres chefs d’équipe, contribue à la planification, à l’organisation et à la mise en œuvre des services d’appui, en définissant des objectifs et des indicateurs clairs pour le Groupe et en mesurant les résultats obtenus par ce dernier par rapport aux objectifs fixés ; veille à ce que les produits fournis par le groupe placé sous sa responsabilité respectent les normes de qualité et reflètent une démarche axée sur le client ; recueille et rassemble de manière systématique et régulière les observations des clients et propose des mesures correctives pour remédier aux lacunes et aux difficultés constatées ; s’acquitte des tâches de programmation et d’administration nécessaires au bon fonctionnement du groupe dont il/elle est responsable ; supervise le recrutement du personnel du Groupe en tenant dûment compte de l’équilibre géographique, de la représentation équilibrée des genres et des valeurs fondamentales de l’ONU ; planifie, organise, gère et supervise les activités du Groupe ; encadre et guide les fonctionnaires placés sous sa supervision et leur fournit régulièrement des informations en retour sur le travail réalisé ; coordonne les activités de la Section et lui fournit un appui et une assistance technique selon que de besoin ;
•Est membre du Comité de surveillance de la gestion des programmes ; supervise les services de secrétariat fournis par le Groupe au Comité ; veille à ce que les projets soient exécutés dans les délais, informe le (la) Président(e) du Comité et l’équipe dirigeante de tout retard et propose des mesures correctives ; facilite l’examen du rapport d’activité trimestriel mené par le Comité et appuie la mise en œuvre des recommandations ;
•Assume les fonctions d’expert(e) technique et coordonne l’application de pratiques et de procédures de gestion axées sur les résultats ; élabore, met en œuvre et tient à jour des directives, normes et outils de gestion axée sur les résultats. (y compris de gestion de projets) et assure au besoin la formation du personnel ; suit et analyse la mise en œuvre des programmes et des projets, et établit et présente les rapports correspondants à l’équipe dirigeante ; élabore et tient à jour des instructions générales et des outils en ligne destinés à faciliter la planification et le suivi des programmes ainsi que l’établissement de rapports connexes ; gère les projets pour lesquels aucun responsable n’a été désigné ; en coordination avec le (la) Chef de la Section et le Bureau du Directeur (de la Directrice), supervise l’application des recommandations issues des évaluations et des observations connexes formulées par la direction ; propose des moyens d’intégrer les enseignements tirés de l’expérience dans les documents relatifs aux meilleures pratiques ; appuie et supervise la mise en œuvre et le suivi des plans de gestion des risques au sein de l’UNDRR, conformément au cadre de gestion des risques de l’organisation ; fournit un appui technique à la gestion de la délégation de pouvoirs et aide à assurer le suivi des principaux indicateurs de résultats ; établit des rapports périodiques à l’intention de l’équipe dirigeante ;
•Coordonne, établit et soumet le plan du sous-programme 3 (« Réduction des risques de catastrophe naturelle ») relevant du programme 23 relatif à l’aide humanitaire du Cadre stratégique de l’ONU, ainsi que les rapports annuels obligatoires ; coordonne l’élaboration du cadre stratégique, du programme de travail et du cadre de résultats ainsi que l’établissement du budget correspondant sur une base annuelle, en étroite collaboration avec la Section de la mobilisation des ressources ; supervise la collecte d’informations émanant de l’ensemble des services et les intègre aux modèles ; passe en revue et analyse les activités proposées et facilite le processus d’approbation par la direction ; veille à ce que le plan de travail soit conforme au budget approuvé ; veille à ce que les informations fournies au public interne et externe soient fiables et précises ; contribue au processus d’examen intergouvernemental des crédits nécessaires ;
•Surveille les progrès réalisés par l’UNDRR dans la réalisation des objectifs du programme de travail et la mise en œuvre des activités définies dans le plan de travail annuel ; fournit au besoin une assistance technique et des services de formation au personnel sur les systèmes internes et les améliorations apportées à Umoja dans les domaines de la planification stratégique et de la gestion des programmes ; coordonne les audits organisationnels et autres examens ;
•Participe à l’examen des propositions de financement et recueille les renseignements nécessaires ; supervise l’établissement du tableau de bord mensuel ; élabore le rapport d’activité trimestriel relatif au cadre de résultats ; appelle l’attention du (de la) Chef de la Section sur les questions à traiter et propose des mesures correctives ; fournit des conseils techniques au personnel et veille à la qualité des rapports internes et externes de l’UNDRR ;
•S’acquitte d’autres tâches connexes selon que de besoin.
Compétences
Professionnalisme : aptitude à cerner les problèmes, à les analyser et à contribuer à les résoudre ; aptitude à établir et à favoriser des partenariats fructueux et à encourager la collaboration ; aptitude à repérer les possibilités stratégiques de faire progresser les travaux du Département ; sens politique et esprit d’analyse aiguisé ; aptitude à faire preuve de discernement quant aux tâches à accomplir, à planifier son propre travail et à faire face à des priorités concurrentes. Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporte à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agit pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévère face aux obstacles et aux difficultés ; garde son calme dans les situations de crise. Veille à tenir compte de la question du genre dans tous les domaines et à assurer la participation égale des femmes et des hommes à toutes les activités.
Aptitude à la communication : s’exprime clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; écoute les autres, les comprend bien et donne suite comme il convient ; pose les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et facilite le dialogue ; adapte le langage, le ton, le style et la présentation au public ciblé ; partage l’information avec tous ceux et toutes celles qu’elle intéresse et tient chacun(e) au courant ; talent de négociateur/négociatrice et aptitude à convaincre.
Sens des responsabilités : assume toutes ses responsabilités et honore ses engagements ; livre les produits dont il/elle a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité ; se conforme aux règles et procédures de l’Organisation ; soutient ses subordonné(e)s, les encadre et assume la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ; prend personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.
Formation
Diplôme universitaire de deuxième cycle (master ou équivalent) en administration des entreprises ou en administration publique, en ressources humaines ou en finance, ou dans une discipline apparentée. Un diplôme universitaire de premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’une expérience pertinente peut être considéré comme un équivalent acceptable.
Expérience professionnelle
Au moins sept années d’expérience, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine de la gestion de programmes axés sur les résultats, de la finance, de la gestion organisationnelle, de l’administration ou des ressources humaines, ou dans un domaine connexe.
Au moins deux années d’expérience de l’utilisation de progiciels de gestion intégrés sont souhaitables.
Au moins deux années d’expérience de la mise en œuvre et de l’évaluation de projets dans le domaine de la réduction des risques de catastrophe sont souhaitables.
Une expérience de l’encadrement d’une équipe est également souhaitable.
Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais est indispensable. La connaissance du français est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU serait un atout.
Méthode d’évaluation
Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à prendre part à une épreuve d’évaluation et à un entretien axé sur les compétences.
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