Classe : G4
N° de poste : DC/ISSA/G/2022/01
Date de publication : 23 mai 2022 Date
limite de candidature (minuit heure de Genève) : 15 juin 2022
Job ID: 8555
Department: ISSA
Organization Unit: ISSA
Location: Geneva
Type de contrat: Special Short Term (5 mois et 3 semaines)
Le processus de recrutement pour les postes des services généraux est soumis aux règles de recrutement local et à l’article 4.3 du Statut du personnel du BIT. L’OIT ne peut offrir un contrat qu’aux personnes qui ont un statut de séjour valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.
Sont éligibles pour postuler :
- Candidats internes du BIT conformément aux paragraphes 31 et 32 de l’annexe I du Statut du personnel.
- Les autres membres du personnel ayant au moins cinq ans de service continu au sein de l’Office sont également éligibles. Ils sont encouragés à postuler et recevront une attention particulière lors de l’étape de sélection et d’évaluation.
- Candidats externes *
L’OIT valorise la diversité au sein de son personnel. Nous accueillons les candidatures de femmes et d’hommes qualifiés, y compris les personnes handicapées.
Les candidats peuvent être testés pour évaluer leurs compétences dans Microsoft Word, Excel et/ou PowerPoint, ou d’autres compétences. En plus de tout entretien ou test pouvant être demandé aux candidats, la réussite du Centre d’évaluation est requise pour les candidats externes.
*Conditions d’emploi des candidats externes : Conformément à la pratique en vigueur au BIT, la nomination d’un candidat externe se fera normalement au premier échelon de ce grade. Le salaire d’entrée pour ce poste est de 5728,33 CHF par mois.
Introduction
L’Association internationale de la sécurité sociale (AISS) est la principale organisation internationale au monde pour les institutions de sécurité sociale, les ministères et les agences gouvernementales. Fondée en 1927 sous les auspices de l’Organisation internationale du travail, l’AISS compte plus de 320 organisations membres dans près de 160 pays.
Ce poste est situé au sein de la Direction des services aux membres et de la promotion (MSP) de l’AISS.
L’objectif du poste est d’assurer la prestation de services de soutien administratif aux équipes d’événements et de communications au sein de MSP.
Lignes hiérarchiques :
Le titulaire relève du directeur de la Direction des services aux membres et de la promotion.
Description des devoirs
Tâches spécifiques
- Fournir des services de secrétariat général pour les événements organisés par l’AISS tels que les Forums mondiaux de la sécurité sociale (WSSF) et les Forums régionaux de la sécurité sociale (RSSF), ainsi que d’autres conférences internationales (ACT, TIC et Innovation), y compris un secrétariat sur place.
- Assister si nécessaire l’équipe des événements dans l’utilisation du système de gestion de la relation client (CRM), y compris l’enregistrement des participants, la rédaction de la correspondance standard basée sur des modèles établis, les réponses aux demandes des membres pour obtenir un visa et d’autres tâches liées aux événements. Participer à l’organisation des déplacements des experts.
Tâches et responsabilités génériques :
- Fournir un soutien de secrétariat général dans la mise en œuvre des projets et des activités en cours de la Direction des services aux membres et des services. Cela comprend la rédaction d’une variété de correspondance standard en anglais et la dactylographie dans d’autres langues. Corrige la syntaxe, la ponctuation et la grammaire ainsi que la mise en forme appropriée du matériel et des documents préparés par d’autres pour se conformer aux guides de style établis en anglais.
- Filtrer, consigner et rediriger le courrier et la correspondance. Informer et rappeler au personnel responsable les dates de suivi et surveiller les délais de réponse pour des actions spécifiques.
- Maintenir les systèmes de classement et de référence MSP en collaboration avec les professionnels et le Directeur d’Agence et respecter l’organisation ordonnée du drive de l’Agence MSP. Rechercher et fournir des informations pertinentes et des documents de la Direction sur demande.
- Assurer la liaison, au besoin, avec d’autres directions et unités dans la mise en œuvre et l’achèvement des tâches.
- Agir en tant que remplaçant de l’assistant de traduction en envoyant des demandes de traduction pour le compte de professionnels utilisant « MultiTrans » et dans le respect des procédures établies.
- Selon le poste, peut être appelé à effectuer une gamme d’activités de soutien opérationnel / administratif de base en collaboration avec d’autres unités de travail de l’AISS, en particulier lors d’événements et d’autres périodes de pointe.
Qualifications requises
Éducation
Lycée ou école de commerce.
Vivre
Au moins quatre ans d’expérience en secrétariat.
Langues
Excellente connaissance de l’anglais et bonne connaissance pratique d’une deuxième langue (français, espagnol ou allemand) pour répondre aux questions, acheminer le courrier et recevoir les visiteurs.
Compétences
Capacité à utiliser un logiciel de traitement de texte et le courrier électronique. Connaissance des règles internes de préparation des documents et de l’utilisation des systèmes de classement. Capacité à répondre de manière appropriée aux demandes de renseignements téléphoniques et en personne. Capacité à bien travailler avec des collègues. Capacité à organiser son propre travail. Possibilité de rechercher sur Internet. Capacité à utiliser d’autres progiciels requis par la succursale MSP. Connaissance des procédures de préparation de la correspondance administrative. Capacité d’obtenir des services pour l’exécution de tâches d’autres unités de travail à l’intérieur ou à l’extérieur de la succursale MSP. Capacité d’évaluer la correspondance et les demandes de renseignements pour le meilleur plan d’action.