- Lieu de travail: Natitingou, Atacora, Bénin
- Date d’expiration: 27 Septembre
- Niveau de poste: Confirmé / Expérimenté
- Secteur d’activité: Fonction publique, Administration
- Niveau d’étude (diplome): Licence (LMD), Bac + 3| Formation Professionnelle | Certification
- Nombre de postes: 01
- Type de contrat: CDD ou Mission
À son titre d’entreprise fédérale, la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) aide le gouvernement fédéral allemand à concrétiser ses objectifs en matière de coopération internationale pour le développement durable.
Présente dans 120 pays à travers le monde entier, elle a son siège à Bonn et Eschborn en Allemagne. Avec plus de 50 ans d’expériences dans les domaines les plus variés, le savoir-faire de cette entreprise fédérale qu’est la GIZ est demandé dans le monde entier, par le gouvernement fédéral allemand, les institutions de l’Union européenne, les Nations unies, le secteur privé et des gouvernements d’autres pays.
Au Bénin, la GIZ est présente depuis plus de 40 ans. Son commettant principal est le Ministère fédéral allemand de la Coopération économique et du Développement (BMZ). Ses interventions sectorielles sont : la Bonne Gouvernance ; l’Agriculture et l’Eau Hygiène et Assainissement.
Par ailleurs, la GIZ s’investit au Bénin dans l’énergie, l’environnement, le changement climatique, la formation professionnelle, la prévention et la gestion des conflits et l’appui au laboratoire central de Cotonou.
La GIZ Bénin recrute pour le compte du Projet de Sécurité Alimentaire et renforcement de la
Résilience (ProSAR) : Un.e Secrétaire ,bande 2A, basé.e à Natitingou.
A. Contexte
Le Projet de Sécurité Alimentaire et Renforcement de la Résilience est l’une des composantes pays du programme global « Sécurité Alimentaire et Renforcement de la Résilience » faisant partie de l’Initiative Spéciale « UN SEUL MONDE sans faim » (SEWoH) du Ministère Fédéral Allemand de la Coopération économique et du développement.
Ce programme global vise à améliorer la sécurité alimentaire et nutritionnelle et la résilience à la famine des personnes vulnérables à l’insécurité alimentaire, notamment les femmes en âge de procréer (15-49) et les enfants en bas âge (6-23 mois). Le principal groupe cible de ce projet sont les femmes en âge de procréer, des femmes enceintes, les mères allaitantes et les enfants en bas âge.
B. Domaine de responsabilité
Le.la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
– Assurer le bon fonctionnement du secrétariat du projet ProSAR ;
– Appuyer le chargé du projet dans ses fonctions administratives ;
– Assurer l’accueil des visiteurs
– Assurer la gestion de toutes les correspondances du projet, les contacts avec l’extérieur et les rendez-vous ;
– Assurer une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet ;
– Classer des documents dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ ;
– Assurer la rédaction des protocoles des réunions
– Assurer l’organisation des réunions d’équipe et rédiger leurs comptes rendus
– Assurer la gestion des évènements, des ateliers et séminaires du projet ;
– Assurer l’organisation des chauffeurs et le déploiement des véhicules du projet pour les missions sur le terrain ;
– Assurer la tenue et la gestion des stocks de biens et de fourniture à travers l’application OnSITE ;
– Prêter appui pour l’élaboration de rapports et la formulation de termes de référence et en assurer la qualité de la forme.
Dans ce cadre, le.la titulaire du poste a les attributions suivantes :
C. Attributions
1. Travaux de secrétariat et prestations de services
Le.la titulaire du poste:
– Organise et coordonne le planning du chargé du projet ;
– Communique et rappelle au chargé du projet ses rendez-vous du jour, et l’informe de tout changement ;
– Veille à l’actualisation du calendrier Outlook du projet ;
– Établit et organise les supports d’information pour le chargé du projet et pour les réunions ;
– Assure les échanges d’information entre les collaborateurs.trices du projet, les partenaires et autres institutions, via des canaux virtuels comme MS Teams ;
– Prête appui pour l’élaboration de rapports et la formulation de termes de référence ;
– Veille à l’établissement ou à la mise à jour régulière d’un répertoire de personnes contenant les coordonnées de contact (numéros de téléphone et de télécopie et adresses électroniques) ;
– S’occupe de toute la correspondance du projet (lettre et certains e-mails) y inclus l’assurance de qualité concernant la langue et la mise en forme des documents ;
– A la responsabilité du classement de documents dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ ;
– Gère le classement des dossiers confidentiels, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances ;
– Prête assistance pour l’organisation d’événements et la documentation de réunions, ateliers et séminaires au sein et en dehors du projet ;
– Participe aux réunions ateliers et prête assistance pour leur documentation (rédaction de procès-verbaux, comptes rendus…) ;
– Surveille la disponibilité des accessoires et des stocks, et procède aux approvisionnements conformément aux directives ;
– Assure l’inventaire physique des mobiliers et matériels du projet à fin juin de chaque année ;
– Gère la liste des inventaires des deux sites du projet au moyen de Onsite Asset et procède à des contrôles réguliers physiques des mobiliers et matériels;
– Prépare et organise les missions et voyages des collaborateurs, des consultants et visiteurs ;
– Suit les délais de traitement de toutes les procédures administratives.
2. Coordination et gestion de bureau, coordination générale
Le.la titulaire du poste:
– Coordonne et contrôle les plannings, les échéanciers et veille au maintien des créneaux convenus pour les événements planifiés ;
– Organise les locaux pour les réunions ;
– Organise et accompagne des ateliers, formations, réunions au sein et en dehors du programme ;
– Prête main forte au projet pour toutes les affaires d’organisation et de gestion ;
– Coordonne avec la personne responsable la gestion des équipements et autres fournitures nécessaires à la tenue des réunions.
– Veille à l’établissement et à la mise à jour régulière des congés du personnel du projet ;
– Organise et coordonne la gestion de tous les véhicules du projet et leurs chauffeurs pour les missions sur le terrain.
3. Administration et gestion des connaissances
Le.la titulaire du poste :
– Aide à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers ;
– Classe quotidiennement le courrier entrant et sortant.
4. Tâches à caractère général
Le.la titulaire du poste :
– Veille au confort des visiteurs, partenaires, collaborateurs/collaboratrices de projet et consultants en leur proposant, journaux, rafraîchissements, etc. ;
– Organise et coordonne le travail du personnel auxiliaire du projet et travaille efficacement avec lui ;
– Veille à la mise en œuvre des mesures d’hygiène générale et celles de la GIZ.
5. Autres attributions
Le.la titulaire du poste assumera d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.
D. Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification :
– Etre titulaire d’un diplôme licence professionnelle (BAC +3) en secrétariat de Direction, ou tout autre domaine équivalent.
Expérience professionnelle
– Disposer d’au moins 3 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire.
Autres connaissances/compétences :
– Connaissance en Technique et pratique Administrative équipe ;
– Bonnes capacités de gestion et d’organisation ;
– Attitude centrée sur les clients et les services ;
– Etre Polyvalent, organisé, efficace, concentré et autonome ;
– Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions ;
– Bonne connaissance des procédures de la GIZ serait un atout ;
– Manier couramment la langue française à l’écrit et à l’oral ; La pratique de la langue allemande serait un atout ;
– Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) de même que les logiciels de bureau (la suite MS Office).
Durée des prestations et conditions d’emploi
La GIZ encourage la participation des femmes dans des domaines techniques. Les candidatures par des femmes sont très souhaitées et encouragées.
Le contrat est à durée déterminée d’un (01) an renouvelable selon la performance de l’employé jugée satisfaisante par l’employeur (avec une durée maximum ne devant dépasser la durée du projet/programme).
La prise de service est souhaitée à compter d’octobre 2021.
Dépôt des candidatures
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