| Intitulé publication: | Responsable chargé de la gestion du matériel, P3 |
| Intitulé code d’emploi: | Responsable chargé de la gestion du matériel |
| Département / Bureau: | Commission économique pour l’Afrique |
| Lieu d’affectation: | ADDIS ABABA |
| Période de candidature: | 08 juillet 2022 – 21 août 2022 |
| No de l’appel á candidature: | 22-Property and Asset Management-ECA-183588-R-Addis Ababa (G) |
Cadre organisationnel
La mission de la CEA est de proposer des idées et des actions propices à l’avènement d’une Afrique autonome et transformée, dans le cadre du Programme 2030 et de l’Agenda 2063.
La mission sera guidée par les cinq nouvelles orientations stratégiques de la CEA, à savoir : renforcer la position de la CEA en tant qu’institution du savoir de premier plan qui s’appuie sur sa position et son privilège uniques pour apporter des solutions mondiales aux problèmes du continent et apporter à ce dernier des solutions locales ; développer des options de politiques macroéconomiques et structurelles visant l’accélération de la diversification économique et de la création d’emplois ; concevoir et mettre en œuvre des modèles de financement novateurs permettant de financer les infrastructures, les ressources humaines, les ressources matérielles et les biens sociaux pour assurer la transformation de l’Afrique ; apporter des solutions aux problèmes régionaux et transfrontaliers en mettant l’accent sur les facteurs de développement importants que sont la paix, la sécurité et l’inclusion sociale ; et défendre la position de l’Afrique dans le monde en développant des réponses régionales en contribution aux questions mondiales de gouvernance.
Le poste est à pourvoir au Groupe de la gestion du matériel de la Section de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, qui relève du Bureau du Directeur de la Division de l’administration de la Commission économique pour l’Afrique à Addis-Abeba, en Éthiopie. Le/la titulaire travaille sous la supervision directe du Chef de la Section de la gestion de la chaîne d’approvisionnement et sous la supervision générale du Directeur de la Division de l’administration.Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués et sous la supervision du Chef de la Section de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, le/la titulaire s’acquitte des tâches suivantes :
•Planifier les opérations de gestion du matériel, suivre les progrès accomplis grâce à l’analyse statistique des enregistrements de la base de données et à des rapports d’activité mensuels pour le Groupe ;
•Suivre les opérations en cours du Groupe et les visites régulières des entrepôts et autres lieux de stockage, y compris par des inspections physiques et la vérification des biens de la CEA ;
•Se charger de l’ensemble du processus de présentation de rapports, y compris la vérification physique périodique et la cession des biens détenus par les bureaux sous-régionaux ;
•Contribuer à l’analyse et au suivi de l’efficacité et de l’exécution des procédures de contrôle des actifs à la CEA et dans ses bureaux sous-régionaux pour assurer la conformité avec le Règlement financier et les règles de gestion financière de l’ONU ;
•Assurer la liaison avec les groupes à comptabilité autonome, la Section des achats et la Section de la sécurité et de la sûreté de la CEA sur les questions relatives au contrôle, à la réception et à l’inspection des stocks ainsi qu’aux activités de cession des biens appartenant à la Commission ;
•Planifier régulièrement et superviser l’évacuation ou l’élimination appropriée des déchets dangereux, des biens passés par pertes et profits et des articles représentant un risque pour l’environnement, afin d’éviter toute pollution ou contamination ;
•Assurer une planification opportune et efficace de l’acquisition de biens et de services institutionnels dont l’acquisition est centralisée à la Section de la gestion de la chaîne d’approvisionnement (mobilier, équipement de bureau, services commerciaux, restauration, etc.), y compris la gestion des contrats et accords à long terme qui en découlent ;
• Gérer les contrats de services commerciaux dans l’enceinte de la CEA ;
•Superviser la tenue de dossiers précis et vérifiables sur les biens, sous forme imprimée et électronique, afin de rendre compte de la situation des biens de l’ONU à la CEA, conformément aux instructions administratives, aux directives de la Division de la logistique et du Département de l’appui opérationnel et aux procédures opérationnelles standard de la CEA en matière de gestion des actifs ;
•Aligner les priorités du Groupe sur les orientations stratégiques et le cadre de gestion des résultats en matière de gestion des biens publiés par le Service de la politique de gestion mondiale des biens ;
•Veiller à l’utilisation et à l’amélioration appropriées, le cas échéant, des outils de gestion établis pour suivre et évaluer les progrès généraux des activités de gestion immobilière de la CEA ;
•Établir les besoins des utilisateurs en matière de systèmes informatiques à l’appui de la gestion du matériel et des activités de la chaîne d’approvisionnement (lien entre le plan d’acquisition et les activités d’entreposage), notamment en contribuant à l’élaboration d’indicateurs clés de résultats, de tableaux de bord et de rapports de veille économique propres à la CEA et en veillant à la mise en place de solutions intégrées et automatiques pour l’établissement de rapports ;
•Superviser les expéditions entrantes et s’assurer qu’elles sont traitées dans Umoja et veiller à la préparation en temps voulu des rapports de réception et d’inspection dans Umoja ;
•Contrôler les stocks de la CEA en veillant à ce que les anomalies soient rapidement détectées et corrigées;
•Superviser l’établissement des rapports périodiques sur l’exécution des programmes, conformément au comptes rendus trimestriels du Bureau de la gestion de la chaîne d’approvisionnement du Département de l’appui opérationnel ; examiner et garantir l’exactitude des données saisies dans Umoja ;
•Préparer des rapports statistiques précis et vérifiables à l’intention de l’administration et de la Division de la logistique du Département de l’appui opérationnel et rédiger la correspondance connexe, selon que de besoin ;
•Superviser la compilation et la rédaction des procédures opérationnelles standard et des organigrammes pertinents concernant tous les aspects des activités de gestion des actifs dans le cadre du mandat global de la Section et du Groupe, y compris les termes de référence et les descriptions de poste du personnel ou du Groupe ;
•Recenser les problèmes et mettre en œuvre des solutions pour domaines problématiques liés à la gestion des actifs ;
•Superviser la maintenance des immobilisations capitalisées et non capitalisées en enregistrant les informations relatives aux immobilisations corporelles et non corporelles, assurer l’exactitude et l’intégrité des registres de propriété conformément aux politiques IPSAS et aux politiques et procédures connexes ;
•Assurer un suivi précis des actifs corporels existants, mettre en œuvre et contrôler le processus de vérification physique périodique ;
•En collaboration avec la Section du budget et des finances, préparer et vérifier les rapports financiers périodiques IPSAS sur les immobilisations corporelles et les stocks (rapports de fin d’année et rapports mensuels), y compris le rapprochement des écarts, et veiller à ce qu’ils soient soumis en temps voulu conformément aux directives du Bureau de la gestion de la chaîne d’approvisionnement ;
•Répondre rapidement aux observations des auditeurs, les mettre en œuvre et appliquer sans délai les recommandations relatives à la gestion des actifs et veiller à organiser efficacement l’appui au système de gestion de l’inventaire et des contrôles internes concernant les actifs de la CEA ;
•Apporter un appui et une contribution à l’établissement du profil de risque de la Section et à la mise en œuvre de mesures d’atténuation des risques concernant la gestion des avoirs et des stocks et veiller à la mise en œuvre en temps voulu des observations et des recommandations d’audit ainsi qu’au maintien d’un système efficace de gestion des stocks et de contrôles internes des actifs de la CEA ;
•Faire office de fonctionnaire d’administration pour la Section ;
•S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.Compétences
Professionnalisme : Aptitude à gérer une gamme variée de services de gestion du matériel ; aptitude à appliquer des compétences analytiques dans un large éventail de statistiques sur la gestion des biens ; capacités analytiques et compétences avérées en matière de gestion des processus opérationnels ; connaissance approfondie du Règlement financier et des règles de gestion financière de l’ONU ; expertise démontrée en matière de logistique et de gestion de la chaîne d’approvisionnement. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise. Prendre la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.
Sens des responsabilités : Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ; livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation ; soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ; prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.
Aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
Aptitude à la communication : S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; écouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient ; poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue ; adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.Formation
Diplôme universitaire supérieur (master/maîtrise ou équivalent) en administration des affaires, gestion logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans des domaines connexes. Un diplôme universitaire de premier cycle dans l’un des domaines susmentionnés assorti d’une expérience professionnelle pertinente de deux années supplémentaires pourra, à défaut, être accepté.Expérience professionnelle
Un minimum de cinq (5) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la gestion ou le contrôle du matériel, la logistique, la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe est exigé.
Une expérience de l’utilisation d’un système ERP pour la gestion du matériel et l’établissement de rapports est requise
Une expérience de la gestion du matériel au sein d’une organisation internationale est souhaitable.
Une expérience du suivi et de l’établissement de rapports sur les performances de la gestion du matériel est requise.
Une expérience de la comptabilité IPSAS est souhaitable.Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais est exigée et la connaissance du français est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout.Méthode d’évaluation
Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à participer à une épreuve d’évaluation qui sera éventuellement suivie d’un entretien axé sur les compétences.