Titre du poste: Chargé en chef des services généraux et des achats institutionnels, CHGS0
Grade: PL3
Poste N°: 50000506
Référence: ADB/21/028/2
Date de publication: 12-mar-2021
Date de clôture: 11-avr-2021
Lieu d’affectation: Tunis, Tunisie
Objectifs
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE COMPLEXE :
La Vice-présidence chargée des Services Institutionnels et des Ressources Humaines et assure la fourniture de services efficaces, centrés sur les personnes et répondant aux besoins des clients, afin de garantir une efficacité institutionnelle globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le Complexe pilote les efforts visant à assurer la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix. Il est chargé d’assurer le leadership en matière de formulation et de mise en œuvre des stratégies de la Banque relatives à la gestion des personnes, aux technologies de l’information, aux services généraux et achats institutionnels, aux services linguistiques, à la continuité des activités, ainsi qu’à la santé et à la sécurité.
LE DÉPARTEMENT/DIVISION RECRUTEUR :
Le Département des services généraux et des achats a pour rôle principal de gérer les actifs de la Banque, de superviser l’ensemble des activités d’acquisition institutionnelle des biens, des services, des travaux et biens immobiliers, de coordonner tous les voyages et le transport du personnel et des biens de la Banque, les services de restauration et autres dispositions logistiques ainsi que les services de courrier, et de tenir le personnel informé des services offerts. À cette fin, le Département des services généraux et des achats élabore et applique les règles en matière d’acquisition, de stockage et d’entretien du mobilier, du matériel et des fournitures de bureau. Le Département conçoit, prépare et met en œuvre les programmes de construction ou d’acquisition et d’entretien des bâtiments et des locaux ; il élabore les politiques administratives et veille à leur application adéquate et efficace au sein de la Banque dans des domaines comme les communications, le transport, les voyages, la sécurité, la protection et la sûreté des personnes et des biens et de la Banque ; il effectue également des tâches connexes. Le Département est responsable de la gestion des immobilisations de la Banque (estimées à plus de 100 000 000 d’UC). Le Département des services généraux et des achats comprend trois (3) divisions supervisées par le Directeur des services généraux et des achats, à savoir : i) la Division exploitation et entretien ; ii) la Division des achats institutionnels ; et iii) la Division des services d’appui.
Le poste :
Le/la titulaire du poste a pour objectif de diriger, planifier, gérer et assurer l’exécution des services de gestion des installations, des services d’achats, des voyages et des services d’appui dans la région, en respectant les délais, et d’approuver les opérations d’achat conformément à la délégation d’autorité. Le/la titulaire du poste travaille sous la supervision directe du directeur général et obtient l’appui fonctionnel et les conseils de l’équipe de direction du Département des services généraux et des achats sur les politiques et les stratégies de la Banque régissant la gestion des installations, l’immobilier, ainsi que les services d’achat et d’appui. Le pays dans lequel les activités se déroulent se situe en Afrique du Nord, dans le cadre du Bureau régional de la Banque et les pays relevant de ce bureau.
Fonctions et responsabilités
Sous la supervision du directeur général de la Direction générale régionale, le chargé en chef des services généraux et des achats institutionnels assument les fonctions suivantes :
- Conduire la gestion des achats et des passations de marché, en décidant des cas d’achat complexes jusqu’à 150 000 UC, préparer les opérations d’achat jusqu’à 300 000 UC à soumettre à l’approbation du directeur général et au-delà de ce seuil, soumettre les cas d’achats complexes à l’approbation de la direction du Département des services généraux et des achats ou au Comité chargé des achats, conformément à la délégation d’autorité.
- Planifier, organiser, coordonner et superviser les activités des services généraux et des achats dans les bureaux régionaux et les bureaux extérieurs ;
- Décider et prodiguer des conseils sur les questions d’achat dans le cadre des délégations d’autorité telles que modifiées de temps à autre. Prodiguer des conseils d’expert interne à l’ensemble des bureaux régionaux et des bureaux extérieurs de la Banque relevant de sa compétence ;
- recommander les changements de politique à la direction du Département des services généraux et des achats pour les achats institutionnels de biens, services et travaux par la Banque et aider à la préparation des documents de demande des instruments stratégiques (directives, manuels, dossiers d’appel d’offres standard, directives d’achats et instructions présidentielles) ;
- Conduire les analyses de processus d’achat et la préparation des rapports. Identifier les faiblesses et proposer les améliorations requises par la Banque au niveau des services généraux institutionnels, des achats et des passations de marché ainsi qu’au niveau de la qualité des services ;
- Assurer le leadership et l’orientation technique auprès des autres professionnels et auprès du personnel d’appui dans les bureaux régionaux et extérieurs concernant les services généraux et les achats institutionnels ;
- Résoudre les problèmes d’achat complexes comme les litiges impliquant des montants élevés, l’interprétation des règles et directives pour les situations non prévues dans les manuels existants, l’approbation des termes de référence pour les spécifications complexes, etc. ;
- Fixer les priorités pour le personnel concernant les services généraux institutionnels et les achats institutionnels de biens, de services et de travaux, à partir du programme de travail global du département ;
- Conduire l’évaluation des services généraux institutionnels et de l’efficacité du processus d’achat interne et proposer à la direction toute revue nécessaire et actualiser les directives des procédures régissant le processus interne d’achat de travaux et de services à partir du budget des immobilisations et de l’administration de la Banque et proposer des changements au niveau de la politique ;
- Diriger ou participer aux négociations et aux travaux préparatoires requis pour l’approbation des contrats. Diriger l’étude du marché local et international, les achats à haut risque, complexes ou importants ;
- Diriger la préparation des plans d’achats annuels et à long terme dans la perspective de la région et superviser leur mise en œuvre ;
- Préparer les programmes de travail de l’équipe, préparer les budgets prévisionnels pour l’achat des contrats de services requis par la Banque ; faire rapport sur l’utilisation du budget et l’évolution des programmes ;
- Résoudre les litiges concernant les contrats de la Banque avant qu’ils ne soient transférés aux autres autorités prévues dans le cadre de la politique d’achat de la Banque ;
- Diffuser les informations sur les directives et les opportunités d’achat offertes par la Banque aux milieux d’affaires locaux et internationaux ;
- Piloter l’évaluation des systèmes d’achats informatiques existants et proposer des améliorations en vue d’obtenir les meilleures pratiques et d’introduire les nouvelles technologies ;
- Diriger la gestion des catégories pour faciliter la classification et la standardisation des produits, des travaux et des biens ;
- Analyser et tirer les conclusions et les enseignements concernant la performance des fournisseurs, afin d’aider la direction de la Banque à formuler les directives requises pour le recrutement et l’utilisation future de fournisseurs. Diriger l’évaluation des contrats, la satisfaction des deux parties, remédier aux lacunes du contrat et s’assurer qu’il est bien liquidé.
- Gérer les voyages, les services hôteliers, la logistique, les installations, les actifs et les cessions
- Superviser les chargés administratifs, les chargés d’achats locaux, les assistants administratifs et les secrétaires, pour s’assurer que les demandes de voyage sont traitées conformément à la politique des voyages ;
- Superviser les activités de toute agence de voyage sélectionnée pour s’assurer que les prestataires de services respectent les termes de référence du contrat ;
- Superviser l’utilisation des véhicules officiels dans les bureaux régionaux et extérieurs et s’assurer qu’ils sont utilisés conformément à la Politique de transport terrestre et au manuel y afférent et également que les rapports connexes sont préparés et envoyés tous les mois ;
- Diriger la sélection des agences de voyages ;
- Veiller à s’assurer de la disponibilité de contrats-cadres avec des tarifs négociés pour les hôtels, l’accueil et le transport pour le personnel en mission, ainsi que pour le programme de continuité d’activités pour le site de Plan de continuité des activités et les bureaux régionaux et les bureaux pays ;
- Piloter la gestion des installations, comme les bâtiments, l’équipement, les générateurs, les UPS, les caméras de sécurité CCTV, l’esthétique, la fonctionnalité et le caractère opérationnel de l’infrastructure des services et de communication et signaler à la direction du Département des services généraux et des achats les changements éventuels nécessaires sur les installations ;
- Diriger la gestion de l’inventaire et des actifs, l’utilisation et l’allocation des quantités appropriées du mobilier et de l’équipement de bureau et faire toute suggestion qui pourrait avoir un impact sur la politique de gestion des actifs.
- Contribuer à la gestion des questions transversales
- Contribuer à la rédaction et à la préparation des notes d’information et de communications sur les questions du Département des services généraux et des achats et fournir périodiquement des statistiques, etc. à la Direction, à la Direction générale régionale, au Département des services généraux et des achats et/ou au Conseil d’administration ;
- Rédiger une note détaillée pour le rapport annuel soumis à la Direction, à la Direction générale régionale, au Département des services généraux et des achats et au Conseil d’administration ;
- Assurer le leadership dans la réponse aux questions d’audit et conduire la mise en œuvre des recommandations d’audit concernant les processus spécifiques des bureaux régionaux et extérieurs ;
- Former et encadrer les responsables/assistants administratifs et financiers, les chargés des achats locaux dans le cadre du travail relatif aux activités du Département des services généraux et des achats ;
- Concevoir et préparer du matériel de formation sur les achats institutionnels pour le personnel de la Banque dans les bureaux régionaux et extérieurs, en coordination avec l’équipe managériale du Département des services généraux et des achats ;
- Concevoir, élaborer et fournir des programmes de formation et d’information à la communauté des vendeurs et des fournisseurs dans la région.
Critères de sélection
- Être titulaire au moins d’un Master 2 en Administration, en Affaires, en Economie, en Droit, en Gestion des Chaînes d’Achat et d’Approvisionnement, en Ingénierie ou dans des disciplines connexes.
- Justifier d’au moins sept (7) années d’expérience dans la gestion de la chaîne des achats ou d’approvisionnement ou en droit.
- Une expérience du secteur privé serait un avantage supplémentaire
- Une qualification en gestion des achats et/ou des chaînes d’approvisionnement, une formation spécialisée en gestion de la chaîne des achats ou d’approvisionnement seraient souhaitables.
- Avoir une expérience de supervision dans la direction d’une équipe serait un avantage.
- Être capable d’assurer un leadership et une orientation stratégiques pour les questions d’achat et de chaînes d’approvisionnement, la gestion des actifs et des installations et autres questions de services d’appui connexes.
- Être capable de gérer des achats et de passer des marchés stratégiques – établir des plans d’acquisition à long terme pour les achats de produits en anticipation des tendances du marché régional et mondial.
- Gestion des catégories – conduire l’organisation ou la catégorisation des travaux, des biens et services, dépenser en fonction des spécificités, en gardant à l’esprit la qualité des services, les risques et les coûts.
- Professionnalisme – capacité à produire un travail de qualité, à réfléchir soigneusement aux effets possibles des mots, des actions, de l’apparence et du mode de comportement sur les autres.
- Responsabilisation – établir la responsabilité, le respect des délais et les objectifs prioritaires des services généraux institutionnels et des fonctions d’achat dans les régions et les pays affiliés.
- Gestion des projets d’achat – diriger le processus d’achat en concevant, en planifiant, en gérant et en mettant en œuvre diverses activités jusqu’à la conclusion heureuse des projets.
- Compétences en matière de négociation : être capable de discuter, d’étudier et d’influencer les positions et les alternatives en vue d’atteindre des résultats qui seront acceptés de toutes les parties et répondront aux objectifs d’achat stratégiques prévus.
- Capacités d’analyse – la capacité de visualiser, d’articuler et de résoudre des problèmes complexes, des concepts et de prendre des décisions judicieuses sur la base de l’ensemble des informations disponibles est particulièrement importante en matière de choix des fournisseurs.
- Aptitude à la technologie – être capable d’utiliser les outils technologiques disponibles.
- Orientation-résultats – être capable d’atteindre et même de dépasser les cibles sur la base de normes d’excellence internes et externes.
- Intégrité et éthique – agir avec intégrité et préserver la confidentialité en tout temps, en observant les normes les plus élevées d’éthique, d’honnêteté et de responsabilité.
- Coordonner et promouvoir un comportement axé sur le client à l’échelle de toute l’équipe.
- Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
- Savoir utiliser les applications standards de la suite Microsoft Office ; la connaissance de SAP serait un avantage