Classe : G6
Arrangement contractuel : Contrat à durée déterminée
Durée du contrat (Années, Mois, Jours) : 12 mois
Offre d’emploi
: 20 juil. 2022 à 09:59:22
Date de clôture
: 10 août 2022, 23:59:00
Emplacement principal
: Kazakhstan-Noursoultan
Organisme
: EU_KAZ Bureau national de l’OMS, Kazakhstan
Programme
: Temps plein
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OBJECTIFS DU PROGRAMME
Le bureau de pays de l’OMS travaille avec les autorités nationales pour atteindre le plus haut niveau de santé en tant que droit humain fondamental, fondé sur l’équité et sur le principe des ODD de ne laisser personne de côté. Les actions de l’OMS sont ancrées dans le 13e programme général de travail de l’OMS avec ses 3 objectifs visant à promouvoir des populations en meilleure santé, à assurer la sécurité du monde en répondant aux urgences sanitaires et à protéger les personnes vulnérables grâce à la couverture sanitaire universelle. Le mandat de l’OMS s’articule autour de six fonctions essentielles : (i) assurer le leadership en matière de santé mondiale ; (ii) l’élaboration du programme de recherche en santé ; (iii) établir des normes et des standards ; (iv) articuler des options politiques fondées sur des données factuelles ; (v) fournir un appui technique aux pays ; et (vi) le suivi et l’évaluation des tendances sanitaires.
Le bureau de pays de l’OMS fait partie intégrante du Bureau régional de l’OMS pour l’Europe. Son rôle principal est de faciliter et de coordonner toutes les activités de l’OMS au niveau des pays et de mettre en œuvre le programme de travail européen 2020-2025 – « Une action unie pour une meilleure santé en Europe » qui définit une vision de la manière dont le Bureau régional de l’OMS pour l’Europe peut mieux aider les pays à répondre aux attentes des citoyens en matière de santé. L’OMS au niveau des pays y parvient grâce à des solutions pratiques, réalisables et axées sur les pays aux défis de la santé, en gardant à l’esprit que la santé et le bien-être sont une entreprise de l’ensemble de la société ; Cela se fait en facilitant la mise en œuvre de l’accord de collaboration biennal avec le pays et son plan de travail correspondant.
DESCRIPTION DES DEVOIRS
Résumé des tâches assignées : Au sein du bureau de pays et relevant du représentant/agent de liaison de l’OMS, le titulaire fournit un large éventail de services spécialisés de soutien et de coordination dans les opérations quotidiennes liées aux finances, aux ressources humaines, aux achats et à l’administration, comme ainsi qu’une variété de tâches spécifiques au pays, servant de point focal pour les autorités locales et les comités liés aux Nations Unies dans le pays, le cas échéant. Sous la supervision du Représentant de l’OMS, le titulaire se voit confier tout ou partie des responsabilités suivantes :
1. Fournir un soutien et une contribution au représentant/agent de liaison sur la planification, l’allocation des ressources et la gestion financière, les ressources humaines, les achats et l’administration générale et la coordination.
2. Fournir un soutien au représentant/agent de liaison pour la préparation et le suivi régulier du budget des frais de fonctionnement du bureau, le suivi du plan de travail de gestion et de coordination, en garantissant un budget et des flux de trésorerie suffisants pour couvrir les coûts récurrents ainsi que les investissements ponctuels nécessaires pour faciliter le bon déroulement des opérations dans un environnement de bureau sûr et sécurisé
3. Fournir un soutien administratif à la planification opérationnelle et à l’élaboration de projets et de plans de travail et aider le représentant des représentants selon les besoins tout au long du cycle de vie du ou des projets.
4. Vérifier les documents d’engagement, recouper les informations pertinentes disponibles à partir du GSM ou d’autres systèmes en ligne, assurer la disponibilité des fonds, mettre à jour les dossiers et transférer les fonds selon les instructions ou la délégation ; validation des documents d’engagement, vérification de leur intégralité et suivi des éléments manquants, le cas échéant.
5. Maintenir e-Imprest et les comptes bancaires locaux.
6. Vérifier que les dépenses sont conformes aux plans de travail, aux règles et règlements financiers et aux accords d’attribution. Soutenir le WR dans la coordination des examens à mi-parcours et de l’exercice de clôture de fin d’exercice biennal pour le bureau de pays. Préparer des rapports financiers de routine et ad hoc en utilisant le GSM et d’autres sources d’informations connexes. Soutenir le WR ou le responsable technique / NPO concerné avec les rapports des donateurs en cas de besoin.
7. Examiner et examiner divers documents contractuels des RH, préparer des projets de contrats appropriés pour les individus tels que les contrats de consultants/SSA et d’autres modalités de contrat du personnel contingent.
8. Soutenir le représentant des ressources humaines dans la coordination et le suivi des problèmes administratifs des ressources humaines du bureau de pays. Assurer la bonne gestion du plan des ressources humaines/plan d’action des ressources humaines dans le cadre du plan de travail. Surveiller le niveau de dotation en personnel du bureau de pays, suivre toutes les prolongations et renouvellements de contrat, vérifier et s’assurer que les fonds sont disponibles pour les contrats proposés et veiller à ce que le renouvellement des contrats du personnel soit effectué en temps opportun et mis à jour en conséquence. Participer activement ou assister activement le WR dans les processus de sélection, l’intégration et l’information du nouveau personnel, y compris les actions nécessaires dans le GSM. Rédiger et diffuser pour approbation les documents nécessaires à HRS pour prendre des mesures concernant les contrats du personnel et d’autres questions.
9. Initier, vérifier et suivre les demandes d’achat pour l’achat de biens et de services nécessaires à la mise en œuvre des projets de santé de l’OMS dans le bureau de pays. Initier des actions d’approvisionnement telles que : effectuer des études de marché de base, préparer des appels d’offres, évaluer les offres, participer à la sélection des fournisseurs, négocier avec les fournisseurs locaux (prix, délai, conditions de paiement), assurer une livraison sans heurts, aider les agents responsables dans la gestion des contrats, aider les reçus en temps opportun et paiement et rendre compte des immobilisations en étroite collaboration avec les collègues concernés.
10. Agir en tant que point focal pour la gestion des actifs et aider au suivi, à la notification, à la vérification et aux processus FA connexes.
11. Rédiger la correspondance courante et non courante de sa propre initiative ou sur la base d’instructions ; finaliser la correspondance/les rapports pour signature ; analyser la correspondance et les demandes entrantes, rechercher, obtenir et joindre des informations générales si nécessaire, ou les rediriger le cas échéant, en attirant l’attention du superviseur ou d’autres cadres supérieurs concernés ; attirer l’attention du/des représentant(s) sur les points urgents et les délais.
12. Servir de point focal pour l’organisation de réunions dans le bureau de pays selon les besoins. Contribuer à l’organisation de réunions internationales à grande échelle et de haut niveau relatives au travail du bureau de pays et à la coordination de la logistique pour les réunions sur site et hors site.
13. Agir en tant qu’administrateur des congés pour tout le personnel du bureau de pays et superviser d’autres membres du personnel administratif, le cas échéant.
14. Superviser l’affectation et l’horaire du chauffeur, surveiller les besoins de transport du bureau, examiner les heures supplémentaires, surveiller le calendrier d’entretien des véhicules via le système de gestion de flotte de l’OMS, le cas échéant.
15. Participer aux comités liés aux Nations Unies dans le pays, tels que l’équipe de gestion des opérations, les enquêtes sur les salaires, les enquêtes sur les loyers et servir de point focal ICSC des Nations Unies, en réalisant des enquêtes DSA. Sous délégation, assurer la liaison avec l’UNDSS sur les questions de sécurité.
16. Servir de point focal pour les autorités locales, initier la récupération de la TVA et effectuer des exercices de rapprochement de la TVA conformément aux règles et réglementations de l’OMS.
17. À la demande du représentant du représentant, soutenir la préparation de communiqués de presse, de présentations, de supports médiatiques (y compris les médias sociaux), etc.
18. Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris fournir un soutien à d’autres domaines de travail assignés dans le cadre des attributions générales de ce poste.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentiel : Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent.
Souhaitable : Études supérieures ou formations postsecondaires pertinentes dans les domaines liés à la bureautique, à la comptabilité et/ou à la gestion.
Vivre
Essentiel : Au moins 8 ans d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine du secrétariat/administratif.
Souhaitable : Expérience démontrée dans un système ERP basé sur Oracle ou un autre système ERP. Expérience démontrée dans un environnement ou une institution internationale. Expérience pertinente avec (dans) l’OMS ou à l’ONU.
Compétences
Solides compétences en organisation et en bureautique, ainsi que des compétences en prise de notes et en rédaction de procès-verbaux. Solides compétences pour travailler de manière autonome. Solides connaissances et compétences dans l’utilisation de divers progiciels bureautiques et informatiques. Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à travailler sous pression, dans un environnement au rythme rapide. Capacité d’identifier et de gérer ses propres émotions, ainsi que d’aider les autres à faire de même.
Compétences de l’OMS
Travail d’équipe
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
Communication
Assurer l’utilisation efficace des ressources
Produire des résultats
Utilisation des compétences linguistiques
Essentielle : Connaissance approfondie de l’anglais. Connaissance intermédiaire de la langue locale.
Souhaitable : Connaissance intermédiaire du français, du russe ou de l’allemand.