| INTITULÉ DU POSTE : | Assistant(E) de Direction /Réceptioniste |
| INSTITUTION | COMMISSION DE LA CEDEAO |
| GRADE | G4/G5/G6 |
| SALAIRE ANNUEL | UC18, 090.53 USD28,543.24/UC22,864.77 USD36,076.03/UC27,453.85 USD43, 316.68 |
| STATUT | PERMANENT |
| AGENCE | |
| DÉPARTEMENT | BUREAU DU PRÉSIDENT |
| DIRECTION | |
| DIVISION | BUREAU DU REPRÉSENTANT RÉSIDENT, BENIN |
| SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE | AGENT ADMINISTRATIF |
| SUBORDONNÉS | |
| LIEU DE TRAVAIL | COTONOU |
APERÇU DES TÂCHES
Placé(e) sous l’autorité d’un agent administratif, le/la titulaire du poste jouera un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du bureau. De l’accueil des visiteurs à la réception des appels en passant par la fixation des rendez-vous, l’organisation du calendrier de son supérieur hiérarchique, la rédaction de correspondances et le classement des documents, il assumera des fonctions essentielles aux activités quotidiennes du bureau. À cet égard, il/elle doit être assez accessible et proactif face aux demandes concurrentes des parties internes et externes.
RÔLE ET RESPONSABILITÉS
§ Gérer l’agenda et/ou le carnet d’activités du supérieur hiérarchique, organiser et gérer les rendez-vous, recevoir et installer les visiteurs, émettre des appels téléphoniques, vérifier les appels entrants pour s’assurer de leur importance et de la possibilité de répondre ou de transférer au supérieur hiérarchique.
§ Organiser des réunions; recevoir, rédiger, saisir et faire le suivi des lettres administratives; réserver des salles de réunion; demander et mettre à disposition des fournitures au bureau.
§ Créer un système d’enregistrement des courriers entrants et sortants; assurer l’archivage électronique des documents à l’aide du logiciel ECM de sorte à les retrouver facilement en cas de besoin; gérer les documents (classer le courrier entrant et sortant); assurer le suivi des documents soumis pour signature ou approbation.
§ Savoir utiliser MS Office, ECM et d’autres logiciels ECOLink, en cas de besoin. Avoir des capacités probantes de traitement de texte en anglais, français et/ou portugais.
- Vérifier et confirmer les réunions de son superviseur, à la demande de celui-ci;
- Assurer la réception et l’émission des appels téléphoniques ;
- Recevoir et enregistrer convenablement toutes les correspondances, procéder à la distribution du courrier, assurer la transmission immédiate du courrier reçu à la personne appropriée et préparer les correspondances sortantes, le cas échéant;
- Rédiger les correspondances courantes sur demande du supérieur hiérarchique;
- Suivre le stock de fournitures de bureau, de concert avec l’agent administratif;
- Préparer et coordonner la logistique des réunions;
- Assister les activités relatives au protocole et aux événements (les réservations, la confirmation et l’achat de billets, les réservations d’hôtels, l’acquisition et le renouvellement de visas, etc.) en coopération avec l’agent administratif;
§ S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait être assignée par la hiérarchie.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
§ Être titulaire d’un Brevet de Technicien Supérieur (BTS)/diplôme national en la matière ou son équivalent en secrétariat, en administration ou dans tout autre domaine connexe d’une institution supérieure reconnue.
§ Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience dans les services administratifs au sein d’une organisation internationale publique ou privée;
§ Faire preuve de compétences avancées et d’une capacité de s’adapter rapidement aux nouvelles technologies et d’acquérir facilement de nouvelles compétences techniques;
§ Avoir une bonne connaissance des logiciels informatiques connexes et savoir utiliser les modules ECM relatifs au classement et à l’archivage de documents en vue d’en faciliter le stockage, la récupération et l’élimination.
§ Faire preuve de compétences analytiques et d’une bonne compréhension des processus opérationnels afin de pouvoir interpréter et anticiper efficacement les besoins du bureau.
LIMITE D’AGE
Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes