Titre du poste: Assistant(e) administratif (ve), SNFI0

Lieu d’affectation: Abidjan, Côte d’Ivoire

Date de publication: 11-oct-2021

Date de clôture: 10-nov-2021

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 81 États membres, dont 54 pays africains (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté, grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. 

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence principale (SNVP) est chargée d’appuyer le Président dans la gestion quotidienne du Groupe de la Banque pour atteindre son objectif stratégique et promouvoir une culture de la performance alignant tous les processus et les systèmes afin d’obtenir des résultats à fort impact. La Vice-présidence principale (SNVP) fera preuve d’un leadership efficace et d’une capacité de coordination exceptionnelle pour veiller à la mise en œuvre et au suivi des décisions institutionnelles clés, ainsi qu’à l’identification de mesures correctives et actions nécessaires. Le vice-président principal (SVP) est chargé de renforcer les procédures internes de la Banque, d’assurer une coordination efficace et efficiente des processus opérationnels, de surveiller et de maintenir une vigilance et un dynamisme en matière de garanties fiduciaires, d’assurance qualité et opérationnelles, et de fournir des orientations claires sur des normes de service internes mesurables dans l’ensemble du groupe de la Banque. 

LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :

Le vice-président principal (SVP) supervise le département des services fiduciaires et de l’inspection (SNFI), qui agit en tant que gardien de la profession de la passation de marchés (y compris la passation de marchés pour les partenariats privés et publics) et de la gestion financière, et assume les responsabilités suivantes pour ses fonctions : (i) élaborer et interpréter la politique et la stratégie fiduciaires ainsi que les documents de mise en œuvre connexes (manuels et outils), notamment en assurant le secrétariat du comité de révision des marchés (PRC) ; (ii) fournir un soutien fiduciaire aux complexes d’opérations (départements sectoriels, directions générales) pendant tout le cycle du projet, y compris les documents de stratégie par pays, afin de s’assurer que les dispositions fiduciaires sont conformes aux politiques et procédures fiduciaires de la Banque (passation de marchés et FM) ; (iii) élaborer et mettre en œuvre une stratégie de renforcement des capacités fiduciaires pour le personnel de la Banque et les pays membres régionaux (PMR) ; (iv) inspecter et rendre compte de la performance des activités fiduciaires entreprises par les départements sectoriels et les régions, notamment en préparant des rapports annuels de revues a posteriori de ces activités pour présentation au Conseil d’administration, ce qui contribuera à renforcer la crédibilité et la confiance de la Banque dans les pays et auprès des autres parties prenantes ; et (v) dialoguer avec les partenaires extérieurs et mondiaux en vue de créer des partenariats et de favoriser l’harmonisation.

LE POSTE :

Le poste d’Assistant(e) Administratif (ve), qui relève des Services de soutien général chargés de fournir un soutien administratif pour le bon fonctionnement du Département, et veille aussi à ce que le Directeur soit libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exercice efficace de ses hautes fonctions et responsabilités.

Chaque Département est unique dans ses fonctions, mais l’Assistant(e) Administratif (ve) travaille de manière plus ou moins uniforme, quel que soit le Département, afin d’assurer un fonctionnement sans accrocs au sein du bureau de la Direction respective. Dans ce cadre, l’Assistant(e) Administratif (ve) apportera aussi un appui au Chargé de la planification et administration (CPA) de SNFI.

En conséquence, le travail de l’Assistant(e) Administratif (ve) facilite et contribue au succès du Directeur dans l’accomplissement de son rôle pour la réalisation des High 5.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la direction générale et la supervision générale du Directeur, l’Assistant(e) Administratif (ve)  effectuera les tâches suivantes :

a. GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

  1. Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants du Département ;
  2. Veiller à ce que les documents présentés au Directeur pour signature soient complets, et soient accompagnés de pièces jointes et de documents de référence nécessaires ;
  3. Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base des instructions et la finaliser pour la signature du Directeur ;
  4. Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Directeur pour autorisation, approbation ou signature ;
  5. Examiner et classer les correspondances prioritaires et importantes et les soumettre en conséquence ;
  6. Assurer le suivi et veiller à ce que les dates et les échéances fixées soient respectées à l’aide d’outils de suivi appropriés, et que la correspondance et les requêtes soient traitées en temps opportun ;
  7. Acheminer les correspondances pour que le Directeur agisse ou les envoyer directement à la Division concernée, si nécessaire.

b. COMMUNICATION ET LIAISON

  1. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les divisions concernées, le cas échéant ;
  2. Filtrer les appels/visiteurs du Directeur, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent le Directeur ou le Chef de Division concerné ;
  3. Fournir des informations de base au Directeur pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels ou les membres du personnel ;
  4. Relayer l’information entre le Directeur, les Chefs de Division et les autres membres du personnel du Département ;
  5. Assurer le suivi des délais d’exécution des travaux avec les Chefs de Division ;
  6. Organiser les réunions hebdomadaires et ad hoc pour le Directeur, selon les horaires et le programme du Directeur pour la semaine ;
  7. Fixer l’heure et le lieu des réunions, rassembler les documents d’information nécessaires pour les réunions dont les Départements/Divisions concernés ont besoin ; rappeler les réunions programmées aux chefs de division et aux autres membres du personnel.

c. TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION

  1. Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins du Département ;
  2. Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités montrant toutes les réunions auxquelles le Directeur et les autres membres du personnel doivent participer ; cela comprend également toutes les visites externes au Département ;
  3. Obtenir des notes d’informations et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participera le personnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés ;
  4. Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec le Département.

d. ADMINISTRATION DU BUREAU, BUDGET ET FINANCES

  1. Organiser les voyages du Directeur, notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d’hôtel, etc. ;
  2. Aider à préparer des exposés à l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d’instructions ;
  3. Effectuer d’autres tâches administratives (photocopies, courriels) lorsque le besoin s’en fait sentir ; administration, budget et finances ;
  4. Assister et conseiller le Directeur et les Chefs de Division sur diverses questions liées à l’administration et au personnel ;
  5. Établir, sous la supervision du CPA, un système de contrôle des stocks pour la gestion des fournitures de bureau et autres biens appartenant à la Banque (ordinateurs personnels, imprimantes, télécopieurs…) ; centraliser les demandes de fournitures de bureau soumises par le personnel du Département et prendre les dispositions nécessaires pour assurer la distribution des articles requis ;
  6. Mener, sous la supervision du CPA, des négociations avec CHGS concernant l’attribution d’espaces de bureaux appropriés à l’unité en fournissant les justifications requises ; assurer l’organisation et la coordination des opérations de déménagement ;
  7. Assister le CPA du département à la préparation du budget annuel du département ainsi qu’à l’examen semestriel et rétrospectif du budget en :
  1. rassemblant des données concrètes en vue de les présenter pour faciliter la prise de décision ; en enregistrant les données, en effectuant le suivi et en présentant des rapports sur le niveau d’exécution du budget du département ;
  2. prenant des mesures concernant les dépenses à engager ; traiter les demandes de recrutement de personnel et de consultants à court terme en accordant une attention particulière aux procédures, au suivi des autorisations de voyage requises, des contrats et des paiements ;
  1. organisant le voyage du personnel envoyé en mission et s’occuper de leur visa et de leur hébergement ;
  2. prenant l’initiative, sous la supervision du CPA, d’élaborer divers documents et formulaires administratifs, tels que la liste du personnel, les missions du personnel, les programmes de formation, l’absence du personnel (congé annuel, congé dans les foyers, absences justifiées et congé de maternité) ainsi que des données statistiques ;
  3. assurant sous la supervision du CPA, la gestion des systèmes, créant et traitant les rapports de dépenses dans SAP ;
  4. effectuant sous la supervision du CPA, le contrôle de l’inventaire des entrepôts, la réception, la gestion et la distribution des articles promotionnels.

COMPÉTENCES (qualifications, expérience et connaissances)

  1. Être titulaire au moins d’une licence en gestion commerciale, commerce, ressources humaines, administration ou une discipline connexe ;
  2. Une formation en secrétariat ou en administration et gestion de bureau constitue un avantage ;
  3. Avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires ;
  4. Une expérience du travail dans le secteur privé sera un atout supplémentaire ;
  5. Bonne connaissance de l’administration et des services d’appui de bureau, notamment les systèmes et les procédures ;
  6. Bonnes compétences en coordination — être méthodique et autoorganisé(e) ;
  7. Engagement bien établi à offrir un service client excellent, axé sur la réception et le service d’administration ;
  8. Bonnes aptitudes interpersonnelles, de planification et organisationnelles ;
  9. Capacité à réagir rapidement pour répondre aux demandes immédiates ;
  10. Flexibilité d’adaptation, attitude positive envers le changement et approche constructive et créative de la résolution de problèmes ;

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