ASSISTANT DU DIRECTEUR
Numéro de poste: 1ITBFM0704RP
Qualité: G-5
Secteur mère: Bureau de la gestion financière (BFM)
Lieu d’affectation: Venise
Famille d’emplois: Coordination des opérations sur le terrain
Type de contrat: Champ à durée déterminée
Durée du contrat: 2 ans
Recrutement ouvert à: Candidats internes et externes
Date limite de candidature (minuit, heure de Paris): 01-MAR-2021
Valeurs fondamentales de l’UNESCO: engagement envers l’organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme
(Seuls les candidats autorisés à travailler en Italie peuvent postuler à ce poste)
APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE
Ce poste est situé au Bureau régional pour la science et la culture en Europe (Venise, Italie) et travaille sous l’autorité générale et la supervision directe du directeur du bureau régional. Ce poste coordonne et exécute la gamme complète des tâches administratives et d’appui au bureau et à la gestion, et fournit une assistance directe au directeur afin d’assurer la qualité et la cohérence du flux de travail de bureau et la gestion de l’information du Bureau régional.
Le / la titulaire fournit une assistance administrative et de secrétariat aux activités du bureau du directeur, qui comprend les tâches suivantes:
- Filtrer les demandes de rendez-vous avec le superviseur selon la nature des demandes et leur urgence; tient à jour le calendrier du superviseur; confirme les horaires mutuellement convenables et organise les rendez-vous ou réorganise les horaires perturbés par des événements imprévus; reçoit des visiteurs; et place et filtre les appels téléphoniques. Répond aux demandes et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique.
- Coordonne et dirige les services de secrétariat pour les réunions de haut niveau, la formation à l’échelle des services ou du Bureau et les projets / événements spéciaux. Assiste aux réunions, prépare les procès-verbaux, surveille les activités de suivi; prend des dispositions pour l’édition formelle, la traduction, etc., des documents et publications. Coordonne le travail des autres membres du personnel de soutien, établit les priorités et assure une répartition équitable du travail.
- Examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier et la correspondance entrants; assure le suivi des actions en cours; prépare des projets de réponses techniques à un large éventail de correspondances et autres communications, nécessitant souvent une connaissance des terminologies techniques et / ou des procédures de bureau détaillées. Exécute les fonctions de contrôle qualité des documents sortants; relit et édite des textes pour respecter le format, la grammaire, la ponctuation et le style. Peut coordonner / guider le travail des autres membres du personnel de soutien et assurer une répartition équitable du travail.
- Effectuer diverses tâches administratives (p. Ex., Enregistrement des congés et des présences, organisation des réunions et autres événements, réservations, préparation et suivi du budget, etc.). Se coordonne avec d’autres unités pour assurer le bon déroulement et l’expédition des travaux au sein de l’unité (par exemple, suivi des prolongations de contrat et des demandes de personnel temporaire). Orienter le nouveau personnel aux procédures et pratiques administratives pertinentes et fournir une assistance générale aux autres membres du personnel de soutien de bureau, au besoin.
- Recherche, compile et organise des informations de base et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, des mémoires et des discours. Génère une variété de rapports statistiques et autres à partir de diverses bases de données.
- Crée et gère les systèmes de classement et de référence du Bureau régional. Examine périodiquement l’efficacité des procédures de bureau et formule des recommandations d’amélioration. Met à jour les sites Web des bureaux, les outils / bases de données de gestion des connaissances, etc.
COMPÉTENCES (Core / Managerial)
Responsabilité (C)Communication (C)Innovation (C)Partage des connaissances et amélioration continue (C)Planification et organisation (C)Focalisation sur les résultats (C)Travail d’équipe (C)
QUALIFICATIONS REQUISES
ÉDUCATION
- Diplôme d’études secondaires, techniques et / ou professionnelles.
L’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
- Minimum de 5 ans d’expérience professionnelle pertinente dans des tâches administratives et / ou de secrétariat, dont au moins 2 ans à travailler pour un superviseur responsable de la gestion d’une unité, d’une section et / ou d’une équipe.
COMPÉTENCES ET COMPÉTENCES
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, y compris la capacité de rédiger de la correspondance et de corriger des documents.
- Excellentes capacités d’organisation et de coordination; capacité d’établir des priorités et de suivre ses propres plans de travail; flexibilité pour ajuster les horaires et les priorités de travail.
- Excellente compétence en analyse et résolution de problèmes.
- Capacité à travailler sous pression, à faire face à des situations complexes et à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
- Discrétion et capacité à traiter efficacement et avec tact avec des personnes d’origines culturelles différentes.
- Capacité à travailler en équipe, à prendre des initiatives et à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
- Flexibilité pour ajuster les horaires et les priorités de travail; capacité à travailler efficacement sous pression.
- Excellentes compétences en TIC et maîtrise de l’utilisation de MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.).
- Intégrité professionnelle et bon sens du jugement.
LANGUES
- Excellente connaissance de l’anglais ou du français et bonne connaissance de l’autre langue
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES
ÉDUCATION
- Formation en secrétariat général et / ou administratif.
L’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
- Expérience de travail dans des fonctions similaires au sein du système des Nations Unies.
COMPÉTENCES ET COMPÉTENCES
- Excellentes compétences en relecture.
- Connaissance des règles, des procédures administratives et des pratiques standard de l’UNESCO.
LANGUES
- Excellente connaissance de l’italien.