Secteur parent: Secteur des sciences sociales et humaines (SHS)
Lieu d’affectation: Rabat
Famille d’emplois: soutien administratif général
Type de contrat: Non personnel
Niveau: niveau 2
Durée du contrat: De 1 à 6 mois
Recrutement ouvert à: Candidats externes
Date limite de candidature (minuit, heure de Paris): 09-MAI-2021
APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE
Le poste est situé dans le Secteur des sciences sociales et humaines sous l’autorité générale déléguée du Directeur par intérim du Bureau de l’UNESCO au Maghreb.
En tant que membre de l’équipe, l’assistant de programme fournit un soutien dans l’organisation et la mise en œuvre des activités et des programmes du secteur des sciences sociales et humaines.
En particulier, le / la titulaire:
• Produira des documents, des publications et de la correspondance complets et définitifs relatifs aux travaux de la Section / Unité à partir de projets de textes. Rechercher, localiser, compiler, examiner et mettre à jour les informations et les données utilisées dans l’élaboration de documents, de plans de travail et de budgets; assurer l’exactitude et le respect des montants approuvés; saisir des données et générer des rapports à partir de systèmes automatisés afin de faciliter la préparation de mises à jour budgétaires / financières régulières et ad hoc, de rapports sur l’exécution du programme / projet, des statistiques et / ou des projections à utiliser et à examiner par le (s) superviseur (s) ou gestionnaire responsable. Fournir un soutien administratif pour les initiatives de collecte de fonds.
• Préparer une variété de documents administratifs à l’aide d’exemples ou de modèles; engager les démarches administratives et assurer le suivi, y compris le suivi des paiements, en collaboration avec le bureau administratif. Informer le membre de l’équipe du processus administratif spécifique et des procédures connexes pour soutenir la planification du travail et l’exécution opportune et coordonnée du travail; suivre et alerter les membres de l’équipe des impayés, des délais et des goulots d’étranglement. Effectuer des tâches administratives générales telles que l’enregistrement des congés et des présences, maintenir des fichiers (papier et électroniques) et des bases de données pour l’unité de travail et aider à fournir un soutien en matière de logiciels et d’équipement de bureau.
• Organiser des réunions officielles, des événements et des ateliers en réservant des lieux, de l’équipement et en fournissant tout autre soutien logistique connexe. Organiser les voyages officiels en conjonction avec des réunions, des événements et des ateliers; organiser le voyage; suivre et préparer l’itinéraire et l’ordre du jour; faciliter les déplacements en fournissant / clarifiant des informations et en préparant les documents nécessaires tels que les demandes de visa. Fournir un soutien administratif pour les événements; rassembler / mettre en forme des informations et des données pour une présentation finale; informer les participants; organiser la distribution de la documentation; recueillir les procès-verbaux / informations / documentation et préparer la documentation associée.
• Recevoir, analyser, trier, enregistrer et distribuer la correspondance et les documents; mettre à jour et maintenir de grandes listes de distribution et traiter les demandes de données et de rapports; déterminer l’importance et la priorité des documents reçus et le suivi, rédiger la correspondance et les courriels; réviser, relire et éditer la correspondance sortante selon les pratiques et le protocole standard garantissant une grammaire, une orthographe et une ponctuation appropriées; recommander des changements / corrections; et gérer l’organisation des traductions de documents. Maintenir les systèmes d’information et les bases de données sur supports physiques et électroniques en enregistrant, en mettant à jour et en récupérant des informations, de la documentation et des données. Aider à la préparation du matériel de présentation en utilisant la technologie / le logiciel approprié.
• Répondre aux demandes de renseignements et faire le suivi des questions courantes en suspens; acheminer les informations et les requêtes, le cas échéant; fournir des informations au (x) superviseur (s) et aux collègues; prendre des rendez-vous, recevoir des visiteurs et prendre des appels téléphoniques, répondre aux demandes de renseignements et / ou les orienter vers le spécialiste / service concerné. Assurer la liaison avec divers services internes pour obtenir des informations / clarifications supplémentaires. Fournir des conseils au personnel temporaire / à court terme sur les processus et procédures généraux du bureau, les systèmes automatisés, les applications informatiques, etc.
• Activités supplémentaires pouvant être nécessaires pour assurer le succès de l’équipe de travail.
longue description
COMPÉTENCES (Core / Managerial)
Responsabilité (C)Communication (C)Innovation (C)Partage des connaissances et amélioration continue (C)Planification et organisation (C)Focalisation sur les résultats (C)Travail d’équipe (C)
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
• Diplômé de l’enseignement secondaire, technique et / ou professionnel.
Expérience de travail
• Au moins 5 ans d’expérience de travail pertinente dans l’assistance à la gestion de projets et / ou des tâches administratives ou dans des domaines connexes.
Aptitudes / compétences
• Excellentes aptitudes en communication interpersonnelle, y compris en rédaction.
• Bonnes capacités d’organisation et de coordination.
• Discrétion, bon sens du jugement et capacité à traiter efficacement et avec tact avec des personnes d’origines culturelles différentes.
• Capacité à contribuer à la consolidation d’équipe et à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
• Flexibilité pour ajuster les horaires et les priorités de travail; capacité à travailler efficacement sous pression.
• Excellentes compétences informatiques et maîtrise de l’utilisation de MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.).
Langues
• Excellente connaissance de l’arabe et du français et bonne connaissance de l’anglais.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES
Éducation
• Cours / diplômes postsecondaires en comptabilité, finance, administration et / ou gestion de projet.
Expérience de travail
• Expérience au sein du système des Nations Unies ou dans d’autres organisations internationales.
PROCESSUS / PROCÉDURE DE DEMANDE
Les candidats intéressés doivent remplir la demande en ligne et remplir le formulaire Historique d’emploi (fichier Word).
À la fin du fichier Word, insérez une page supplémentaire pour inclure un CV personnel.
Informations complémentaires:
• La durée du contrat de service est d’une durée de 3 mois avec possibilité de prolongation sous réserve de performances satisfaisantes et de la disponibilité des fonds.
• Les fichiers de candidature incomplets ne seront pas pris en compte.