Qualité: GS-5
Date de publication: 16 novembre 2020 Date
limite de candidature ( minuit heure locale ): 30 novembre 2020
N ° de poste vacant: PORT OF SPAIN / RB / G5 / 2020/090
ID de poste: 090-2020
Département: Unité de programme Unité d’
organisation: Equipe de travail décent et bureau pour les Caraïbes
Lieu: Port-d’Espagne
Type de contrat: Durée déterminée
Objectif principal
En tant que membre de l’équipe, l’assistant de programme fournira une gamme de services de programmation et de soutien administratif spécialisés pour la coordination des activités de mise en œuvre de programmes et / ou de projets, y compris par l’utilisation du système de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Le / la titulaire exerce ses fonctions à un niveau pleinement opérationnel et de manière efficiente, efficace et orientée client. Le / la titulaire applique les principes de la gestion axée sur les résultats (GAR) et veille à l’application correcte des règles, règlements, politiques, procédures et lignes directrices établis. Le / la titulaire travaille sous la supervision de l’Administrateur principal de programme. La supervision reçue est axée sur la rapidité d’exécution du processus et la qualité des résultats. Le titulaire travaille avec un degré d’indépendance modéré.
LIGNES DE RAPPORT – L’assistant de programme rendra compte au bureau principal du programme de DWT / CO-POS. En fonction du domaine technique, les spécialistes du BIT fourniront des conseils techniques.
Relations de travail
Les contacts internes sont avec le personnel et les responsables des bureaux extérieurs, des sites de projet et du siège pour fournir un appui et échanger des informations sur les questions liées à la prestation de services et à l’état des activités prévues. Le / la titulaire assure régulièrement la liaison avec l’unité de programmation régionale et reçoit des conseils de celle-ci.
Les contacts externes sont principalement avec des homologues du gouvernement, des organisations d’employeurs et de travailleurs, des agences des Nations Unies et d’autres organisations internationales et donateurs pour obtenir des éclaircissements et rechercher ou fournir des informations sur les activités conjointes prévues.
Tâches et responsabilités clés
- Aider à la planification et aux travaux préparatoires du programme de travail du Bureau et / ou des initiatives de projet. Surveiller l’état des propositions de programme et / ou de projet et la réception de la documentation pour examen et approbation, en vérifiant que l’information est conforme aux règles, règlements, politiques, procédures et directives applicables. Surveiller l’état des résultats et des livrables du programme et / ou du projet et informer le superviseur de tout écart.
- Compiler, résumer et présenter une variété d’informations et de données au superviseur sur des questions pertinentes pour le programme de travail du Bureau, y compris sur les budgets, les effectifs et les structures des programmes et / ou projets, et d’autres sujets ou questions connexes.
- Saisissez les données complètes et traitez les actions administratives relatives à l’exécution du programme et / ou du projet dans le système ERP. Sur la base des informations du système ERP, informer le superviseur des incohérences et des insuffisances dans la livraison et l’état des allocations. Distribuez les documents de projet aux parties concernées après approbation du superviseur.
- Suivi des questions administratives, y compris la révision et la soumission en temps opportun des termes de référence (TDR) pour les collaborateurs externes afin de garantir la clarté, l’exhaustivité et le respect des règles et règlements de l’OIT, la confirmation des fonds et les autres mesures administratives requises.
- Fournir un soutien administratif pour l’organisation de séminaires, ateliers, réunions et autres événements.
section facultative (uniquement si nécessaire)
F. Maintenir et mettre à jour les bases de données. Effectuer des recherches de base pour les informations et préparer et mettre à jour des rapports périodiques, des informations générales, des notes d’information et des résumés statistiques.
g. Répondre aux demandes d’informations générales sur des questions liées au programme et / ou au projet.
h. Se tenir au courant des changements apportés aux politiques, procédures, directives et processus pertinents liés au programme et partager les informations avec les parties concernées, en fournissant des éclaircissements supplémentaires si nécessaire.
je. Se tenir au courant des développements dans les pays sous la juridiction de l’équipe du travail décent et du Bureau des Caraïbes qui peuvent avoir un impact sur les domaines d’assistance de l’OIT et de collaboration / coopération au développement.
j. Fournir un soutien à la gestion générale du bureau, y compris assister aux réunions et rédiger la correspondance.
k. Effectuer d’autres tâches pertinentes assignées.
Exigences minimales
Au moins cinq ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’appui de bureau, y compris dans les travaux d’appui aux programmes et budgets et dans l’administration de projets. Expérience de travail avec un système de planification des ressources d’entreprise (ERP).Éducation
Achèvement de l’enseignement secondaire.Expérience
Au moins cinq ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’appui de bureau, y compris dans les travaux d’appui aux programmes et budgets et dans l’administration de projets. Expérience de travail avec un système de planification des ressources d’entreprise (ERP).
Langues
Excellente maîtrise de l’anglais.
Connaissances et compétences (techniques / comportementales)
- Connaissance de l’administration de programmes et / ou de projets.
- Connaissance de la gestion axée sur les résultats (GAR).
- Capacité à communiquer efficacement oralement et par écrit. Capacité à clarifier les informations.
- Démontrer une expérience de travail collaboratif et d’équipe et une capacité à travailler efficacement avec une équipe multiculturelle et interdisciplinaire ainsi qu’à travailler de sa propre initiative.
- Capacité à travailler de manière autonome, rapide, précise et à prendre des initiatives et des responsabilités.
- Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.
Maîtrise de l’utilisation de logiciels PC (y compris des logiciels de traitement de texte, de tableur et de présentation) tels que Microsoft Office, ainsi que des navigateurs Web, des applications de base de données et des plateformes de réunion virtuelle-
Les personnes intéressées par ce poste doivent considérer que le cadre de compétences et de valeurs de base suivant est respecté à l’OIT:
- Intégrité et transparence;
- Sensibilité à la diversité;
- Orientation vers l’apprentissage et le partage des connaissances;
- Orientation client;
- La communication;
- Orientation vers le changement;
- Responsabilité de la performance;
- Orientation qualité et collaboration.
En plus des compétences essentielles de l’OIT énumérées ci-dessus, ce poste requiert:
- Capacité d’interpréter et de travailler selon les règles, règlements, politiques et procédures applicables.
- Capacité à s’adapter rapidement aux nouveaux logiciels et systèmes.
- Compétences analytiques et souci du détail.
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à démontrer un comportement et des attitudes sensibles au genre et non discriminatoires.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de candidature en ligne.
Alerte à la fraude
L’OIT ne facture aucun frais à aucun stade du processus de recrutement, que ce soit au stade de la candidature, de l’entretien, du traitement ou de la formation. De plus, l’OIT n’exige ni n’a besoin de connaître aucune information relative aux coordonnées bancaires des candidats.
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