Titre du poste: Personnel Temporaire – Assistant Administratif RH, CHHR2
Grade: GS5 /GS6 /GS7
Référence: ADB/20/001
Date de publication: 03-jan-2020
Date de clôture: 17-jan-2020
Lieu d’affectation: Abidjan, Côte d’Ivoire
Fonctions et responsabilités
Sous la supervision directe du chargé de l’administration des RH et sous la supervision générale du chef de la division CHHR2, le/la titulaire du poste assumera les principales responsabilités suivantes :
A. Fournir un appui administratif à la gestion du personnel et au processus des Ressources Humaines. A cet effet, il/elle :
- Prépare les documents administratifs et les décisions de RH relatifs au personnel régulier et temporaire, aux assistants techniques, au personnel de projets et autres. Parmi ces documents, figurent notamment les contrats de recrutement du nouveau personnel, ainsi que les renouvellements de contrats, les promotions du personnel et toute autre activité liée au traitement des contrats ;
- Conçoit des modèles et des lettres de cessation de services du personnel, de prise de fonction, de transfert, de promotion, de renouvellement de contrats, de confirmation, de congés sans solde et d’attestation de service ;
- S’assure, en liaison avec la section des archives, que les dossiers du personnel sous format électronique et en version papier sont à jour ;
- Assure le suivi des périodes d’essai et traite le processus de confirmation du personnel ;
- Assure l’intégration des renouvellements de contrats/des périodes d’essai dans les systèmes d’information des ressources humaines (SIRH) de la Banque ;
- Assure l’administration des personnes à charge du personnel pour les membres du personnel nouvellement recrutés et les actualisations/modifications apportées par le personnel, en liaison avec la section des archives RH ;
- Aide les membres du personnel pour les procédures administratives relatives à l’adoption ;
- Travaille avec les équipes de services partagés, avantages RH, paie RH, données de base RH et centre d’assistance des employés RH, dans la résolution des problèmes et le traitement des questions des employés ;
- Aide à la gestion des prises de fonction du personnel de la Banque, des assistants techniques, du personnel détaché et du personnel de projet, ainsi que la gestion des transferts/mouvements du personnel, notamment les promotions et les départs ;
- Contribue au processus de vérification des références des employés, afin de vérifier toute une série d’informations sur les candidats, notamment les antécédents d’emploi, les qualifications universitaires et les contrôles de sécurité ;
- Recueille l’approbation concernant les décisions de mesures individuelles de RH, actualise les données de base des RH et assure le suivi du début à la fin ;
- Assure le suivi des mouvements du personnel à l’intérieur et à l’extérieur de la Banque ;
- Assure la tenue et la mise à jour des informations sur les périodes d’essai et les contrats à durée déterminée des membres du personnel ;
- Assure la tenue de statistiques sur le recrutement, la mobilité, les transferts et les promotions du personnel.
B.Assumer les fonctions de gestion du bureau au jour le jour et fournir une assistance à d’autres collègues dans l’accomplissement des tâches de la division, le cas échéant
Critères de sélection
- Être titulaire au moins d’une licence/d’une maîtrise ou d’un diplôme équivalent en gestion des ressources humaines, systèmes d’information, gestion des affaires ou dans toute autre discipline connexe.
- Justifier d’un minimum de quatre (4) années pour GS5/GS6 et cinq (5) années d’expérience pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité croissants.
- Avoir de bonnes compétences de planification et de suivi serait hautement souhaitable.
- Une expérience pertinente et pratique dans les domaines de la gestion des ressources humaines, de l’administration du personnel et du conseil juridique serait un avantage.
- Être une personne proactive, orientée vers les solutions et désireuse de résoudre les défis par l’innovation.
- Avoir la capacité de mettre en œuvre des activités d’amélioration continue des processus, avec un sens aigu du détail.
- Avoir la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois, de respecter des délais stricts et de travailler sous pression.
- Être capable de travailler de façon autonome et de collaborer avec ses pairs et d’autres experts en RH dans le cadre d’une équipe pluridisciplinaire et multiculturelle.
- Démontrer d’excellents niveaux d’initiative, d’enthousiasme, d’esprit d’équipe et d’aptitudes organisationnelles et interpersonnelles.
- Faire preuve de tact et de diplomatie en travaillant avec les clients et les autres membres de l’équipe.
- Démontrer une efficacité opérationnelle.
- Avoir de bonnes aptitudes de communication.
- Avoir des aptitudes en résolution de problèmes.
- Être orienté vers les clients.
- Avoir des aptitudes de travail en équipe et de bonnes relations avec les autres.
- Avoir la capacité de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
- Avoir des compétences dans l’utilisation des logiciels standards (Word, Excel, Access, PowerPoint et SAP). Avoir de bonnes compétences en dactylographie est hautement souhaitable.
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