Secteur parent: Institut de statistique de l’UNESCO (ISU)
Lieu d’affectation: Canada
Famille d’emplois: soutien administratif général
Type de contrat: Non personnel
Niveau: niveau 3
Durée du contrat: 1 an
Recrutement ouvert à: Candidats externes
Date limite de candidature (minuit, heure de Paris): 08-MAI-2021
APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE
Ceci est une nouvelle annonce, les candidats qui ont déjà postulé n’ont pas besoin de présenter une nouvelle demande
Sous l’autorité générale du directeur de l’ISU, du fonctionnaire principal des finances et de l’administration et sous la supervision directe de l’assistant administratif principal, l’assistant administratif fournit toute une gamme de services de front office, de gestion des bâtiments et de sécurité et de services administratifs pour répondre aux besoins. des clients externes et internes. Plus particulièrement, le titulaire:
- Prépare les estimations de coûts liées aux envois postaux nécessaires pour les réservations de fonds. Aide aux tâches administratives de déplacement assignées et prépare les projets de lettres de voyage de mission. Aide à la création de demandes d’achat (PR) en collectant des devis compétitifs; initie le PR; assure le suivi du bon de commande (PO) et de la réception des biens / services. Initie les demandes de gestion des fournisseurs conformément aux processus établis et conformément aux politiques de l’UNESCO.
- Aide aux tâches d’actif / d’inventaire, y compris la compilation de formulaires de dépositaire d’actifs; l’exercice annuel de vérification physique, de rapprochement et de suivi des actions pertinentes, y compris les cessions et la comptabilisation.
- Prépare les rapports d’accès aux bâtiments sur une base mensuelle et, le cas échéant, traite les badges d’accès de sécurité et organise les services d’entretien des bâtiments.
- Répond aux demandes de renseignements et assure régulièrement le suivi des questions en suspens; fournit des informations au (x) superviseur (s) et aux collègues; prend rendez-vous, reçoit les visiteurs et prend les appels téléphoniques, répond aux demandes de renseignements et / ou les oriente vers le spécialiste concerné. Conformément aux instructions, assure la liaison avec les services du siège pour obtenir des informations / clarifications supplémentaires. Enregistre, met à jour et récupère les informations, la documentation et les données des systèmes de classement de l’Office / Bureau.
- Reçoit, analyse, trie, enregistre et distribue la correspondance, documente et traite les demandes de données et de rapports; détermine l’importance et la priorité des documents reçus et en assure le suivi au besoin. Rédige la correspondance ainsi que les courriels / télécopies; examine, corrige et modifie la correspondance sortante conformément aux pratiques et au protocole standard, et pour assurer une grammaire, une orthographe et une ponctuation appropriées; recommande des changements / corrections; et assure la traduction informelle des documents.
- Aide à l’organisation de réunions, d’événements et d’ateliers; recueille et consolide les informations budgétaires connexes pour examen; prépare les notes de décaissement et compile les pièces justificatives pertinentes à la fin de l’événement.
- Effectue des fonctions de sauvegarde pour l’adjoint administratif principal au besoin.
- Effectue des activités supplémentaires qui peuvent être nécessaires pour assurer le succès de l’équipe de travail.
COMPÉTENCES (Core / Managerial)
Responsabilité (C)Communication (C)Innovation (C)Partage des connaissances et amélioration continue (C)Planification et organisation (C)Focalisation sur les résultats (C)Travail d’équipe (C)
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
- Diplôme d’études secondaires, techniques ou professionnelles.
- Une formation complémentaire dans des domaines liés à l’administration et / ou aux finances serait considérée comme un atout
L’expérience professionnelle
- Minimum de trois (3) années d’expérience de travail dans un environnement administratif ou similaire, de préférence dans un environnement de travail international de taille moyenne à grande.
- Une expérience dans un environnement international est considérée comme un atout.
- Expérience de la gestion de systèmes de gestion Web. Une expérience avec un système ERP sera considérée comme un atout.
Aptitudes et compétences
- Excellentes compétences interpersonnelles avec un bon esprit d’équipe dans un environnement multiculturel.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite.
- Bonnes compétences organisationnelles.
- Capacité d’exactitude et d’attention aux détails.
- L’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et une bonne connaissance des tableurs et des progiciels de base de données sont hautement souhaitables.
- Capacité à travailler sous pression et flexibilité pour ajuster les horaires de travail et les priorités.
Langues
- Excellente connaissance de l’anglais et du français.