Assistant administratif – ( 2005348 )
Qualité : G5
Arrangement contractuel : engagement à durée déterminée
Durée du contrat (années, mois, jours) : 2 ans :
Offre d’emploi
: 28 déc.2020 13:10:41
Date de clôture
: 18 janv.2021 à 23:59:00
Emplacement principal
: Belgique-Bruxelles
Organisation
: EU / OBS – Observatoire européen des systèmes et politiques de santé
Programme
: Temps plein
AVIS IMPORTANT: Veuillez noter que la date limite de réception des candidatures indiquée ci-dessus reflète les paramètres système de votre appareil personnel.
OBJECTIFS DU PROGRAMME
La Division du Directeur régional (RDD) assure le leadership visionnaire et, avec BOS, soutient les bureaux de pays et toutes les autres divisions dans la mise en œuvre efficace de l’EPW grâce à une transformation agile et à la mise en œuvre de la Charte des valeurs de l’OMS. RDD a la responsabilité globale de la planification, de l’exécution et de l’évaluation des programmes de l’OMS aux niveaux régional et national et du renforcement de l’alignement et du travail conjoint aux trois niveaux de l’organisation. C’est la sauvegarde de la Charte des valeurs de l’OMS. Il englobe les fonctions habilitantes de mobilisation de ressources et d’alliances, de relations extérieures et de communication, et de soutien aux organes directeurs de la Région européenne, en plus du développement organisationnel, du développement et de l’apprentissage du personnel et de la transformation.
L’Observatoire européen des systèmes et politiques de santé est à la pointe de la production internationale de preuves et du courtage de connaissances pour les politiques et systèmes de santé. Sa mission est de soutenir et de promouvoir l’élaboration de politiques de santé fondées sur des données probantes grâce à une analyse complète et rigoureuse de la dynamique des systèmes et des politiques de santé en Europe. L’objectif de l’Observatoire est de générer des preuves et de diffuser des connaissances afin que les décideurs politiques puissent prendre de meilleures décisions en matière de systèmes de santé et améliorer la santé de la population. Ses objectifs comprennent:
-> Décrire et analyser les systèmes de santé et les changements qu’ils subissent;
-> cartographier les tendances et effectuer des comparaisons (y compris avec les pays concernés hors d’Europe) pour soutenir l’élaboration des politiques européennes;
-> Mobiliser l’expérience de la pratique à travers l’Europe pour donner un aperçu des questions politiques;
-> Travailler en partenariat avec les gouvernements, les organisations internationales, les universitaires, les décideurs et les praticiens pour fournir des options politiques fondées sur des données factuelles aux décideurs politiques nationaux et européens;
-> Utiliser (et développer) une gamme d’outils de courtage de connaissances pour communiquer efficacement avec les décideurs;
-> Apporter des preuves au débat plus large sur la politique de santé.
L’Observatoire est un partenariat hébergé par le Bureau régional de l’OMS pour l’Europe. Il comprend les gouvernements de l’Autriche, de la Belgique, de la Finlande, de l’Irlande, de la Norvège, de la Slovénie, de la Suède et du Royaume-Uni; la région de la Vénétie en Italie; l’Union nationale française des caisses d’assurance maladie (UNCAM); l’Organisation mondiale de la santé; la Commission européenne; la Banque mondiale; la London School of Economics and Political Science (LSE); et la London School of Hygiene & Tropical Medicine (LSHTM). L’Observatoire se compose d’un comité de pilotage, d’une équipe de direction et de personnel. Son secrétariat principal est à Bruxelles et il a des bureaux à Londres à LSE et LSHTM et à Berlin (TUB).
DESCRIPTION DES DEVOIRS
Sous la supervision managériale de l’Administrateur de l’observatoire, le / la titulaire fournira un portefeuille complet de services de soutien logistique et opérationnel, y compris le transport, le dédouanement et la livraison, selon les besoins. pour soutenir l’équipe de l’Observatoire européen des systèmes et politiques de santé, son directeur et ses cadres supérieurs à Bruxelles, Belgique.
Principales tâches:
1. Rédige la correspondance et les documents sur la base des invites écrites / verbales du personnel technique de l’OBS. Rédige et finalise de manière indépendante la correspondance de nature administrative. Révise la correspondance, les rapports et les documents de l’unité pour en vérifier la forme et le contenu (non technique). Prend des notes lors des réunions. Prépare des présentations à l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels selon les instructions ou la demande. Types de rapports et autres documents.
2. Tenir à jour l’ordre du jour et le calendrier du directeur en programmant des réunions et / ou en reprogrammant en raison d’une perturbation due à des événements imprévus, redirige les visiteurs et les appelants au besoin; Assurer un suivi efficace et opportun des réunions, en renvoyant les points aux collègues de l’équipe au besoin et sur les demandes d’informations, de briefings et d’autres actions émanant du bureau du directeur, en liaison avec les unités / équipes, le cas échéant. Fournir des informations générales pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et / ou les membres du personnel.
3. Scanne, enregistre, renvoie et suit la correspondance et les documents, évalue l’urgence ou la nature critique des éléments et les porte à l’attention du personnel responsable. Informe et rappelle au personnel responsable les dates de suivi et les délais pour la réponse ou les actions spécifiques, en fournissant le matériel d’appui le cas échéant. Superviser et suivre les demandes d’information de l’agent régional, filtrer, trier et identifier les domaines nécessitant une action de la part du directeur, du coordonnateur et de l’agent administratif.
4. Prend des dispositions administratives pour les activités nationales et interpays, y compris la préparation de divers documents de dépôt relatifs à l’achat de biens et de services, l’organisation de voyages d’études et de voyages d’office conformément au budget programme approuvé / aux programmes de collaboration avec les pays.
5. Aide à l’organisation de réunions tenues en interne ou dans les États membres (groupes de travail, séminaires / cours, ateliers et colloques), c’est-à-dire: effectue les préparatifs administratifs, y compris l’organisation d’arrangements locaux pratiques, le transport préalable des documents / équipements et hospitalité. Fournit un soutien administratif et de secrétariat pendant les réunions et paie des indemnités journalières aux participants si nécessaire. Prépare les rapports administratifs.
6. Établit et maintient le système d’archivage des documents techniques et de la correspondance de l’unité. Crée des fichiers d’arrière-plan et compile le matériel de référence selon les besoins Accède et récupère les informations des bases de données pertinentes et met à jour selon les besoins.
7. Répond et agit sur les demandes téléphoniques. Évalue la nature critique des demandes de renseignements techniques et les renvoie au personnel approprié pour réponse. Coordonne les rendez-vous du superviseur et organise des programmes pour les visiteurs.
8. À l’aide de GSM / Oracle, prépare les demandes de voyage pour les voyages officiels de l’OMS. Effectue les réservations de vols et d’hôtels, prépare les dossiers de voyage et traite d’autres questions connexes sur demande ou de sa propre initiative.
9. Fournit des informations et des conseils à tout le personnel sur les pratiques et procédures générales du bureau; assiste / remplace les collègues de l’équipe.
10. Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentiel : Diplôme d’études secondaires ou équivalent.
Souhaitable : Cours d’enseignement supérieur ou postsecondaire pertinents dans un domaine pertinent pour le poste.
Expérience
Essentiel : Au moins 5 ans d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine du secrétariat / administratif.
Souhaitable : Expérience dans un environnement ou une institution internationale. Expérience pertinente à l’OMS ou aux Nations Unies.
Compétences
Maîtrise de l’utilisation de logiciels informatiques de bureau standard, de la prise de notes et de l’exploitation de systèmes informatiques et de bases de données; Capacité d’identifier et de gérer ses propres émotions, ainsi que d’aider les autres à faire de même; Capacité à travailler dans un environnement en évolution rapide.
Compétences de l’OMS
Travail d’équipe
Respect et promotion des différences individuelles et culturelles
Communication
Se connaître et se gérer
Produire des résultats
Utilisation des compétences linguistiques
Essentiel : connaissance approfondie de l’anglais.
Souhaitable : connaissance intermédiaire du français, du russe ou de l’allemand.
J suis intéressé