Titre du poste: Assistant Administratif , PCER0
Grade: GS7
Poste N°: 50000675
Référence: ADB/20/010
Date de publication: 24-jan-2020
Date de clôture: 06-Feb-2020
Lieu d’affectation: Abidjan, Côte d’Ivoire
LE POSTE :
Sous l’autorité et l’orientation générales du Directeur de la communication et des relations extérieures, le titulaire du poste devra fournir une assistance en matière de services administratifs, financiers et d’appui en personnel à un programme, un bureau, une unité organisationnelle en assurant la compilation et la gestion du budget et des paiements ; en coordonnant les changements de bureaux ; en traitant les demandes d’achat d’équipement et de fournitures ; en tenant les registres de bureau, en effectuant le suivi et en fournissant en temps voulu des informations générales sur les documents énonçant les mesures liées au recrutement, aux nominations, aux promotions, aux transferts, aux indemnités et aux avantages, aux autorisations de voyage et aux réclamations ; et en s’efforçant de trouver les locaux appropriés pour les réunions et d’en informer les participants.
En outre, l’Assistant administratif sera chargé d’interagir avec les autres unités organisationnelles dans le cadre des activités nécessitant un appui administratif, linguistique et logistique. Il effectuera le suivi des demandes d’information formulées par d’autres départements et assurera la diffusion des informations pertinentes pour le Département. Le titulaire du poste entretient également des relations avec des prestataires de services extérieurs à la Banque tout en veillant à l’efficacité de la communication et de la coordination des activités.
FONCTIONS ET RESPONSABILITES
Sous la supervision générale du Directeur, l’Assistant administratif assumera les responsabilités suivantes :
Réunions
- Préparer des documents, des notes d’information, des rapports, des tableaux et des présentations ;
- Assurer le secrétariat lors des réunions ; rédiger les procès-verbaux des réunions ; établir un système de rapport portant sur toutes les décisions prises au cours des réunions afin de faciliter le suivi de la mise en œuvre des décisions en suspens ;
- Établir le calendrier des réunions interdépartementales au sein de la Banque, des rencontres bilatérales et de concertation entre la Banque et les autres partenaires ;
- Traiter les demandes relatives aux frais de représentation à engager ; et effectuer le suivi des actions à mener par les services concernés ;
- Représenter le Département aux réunions avec FIFC, CHGS et les départements du budget, concernant les finances/le budget, et en particulier les reports budgétaires, et diffuser les informations relatives aux directives et instructions émises lors de ces réunions.
Administration, budget, finances
- Assister et conseiller le Directeur et les Chefs de Division sur diverses questions liées à l’administration et au personnel ;
- Établir un système de contrôle des stocks pour la gestion des fournitures de bureau et autres biens appartenant à la Banque (ordinateurs personnels, imprimantes, télécopieurs…) ; centraliser les demandes de fournitures de bureau soumises par le personnel du Département et prendre les dispositions nécessaires pour assurer la distribution des articles requis ;
- Donner des avis sur la manière dont le personnel d’appui doit être réparti pour faire face aux priorités, à la charge de travail et aux délais ; participer au recrutement du personnel local temporaire en examinant les candidatures ; présélectionner les candidats et participer au jury de sélection, fournir des rapports pour la prise de décision, rédiger les termes de référence et assurer le suivi du recrutement ;
- Mener des négociations avec CHGS concernant l’attribution d’espaces de bureaux appropriés à l’unité en fournissant les justifications requises ; assurer l’organisation et la coordination des opérations de déménagement ;
- Contribuer à la préparation du budget annuel du Département ainsi qu’à l’examen semestriel et rétrospectif du budget par les mesures suivantes :
- Rassembler des données concrètes en vue de les présenter pour faciliter la prise de décision ; enregistrer les données, effectuer le suivi et présenter des rapports sur le niveau d’exécution du budget du Département ;
- Prendre des mesures concernant les dépenses à engager ; traiter les demandes de recrutement de personnel et de consultants à court terme en accordant une attention particulière aux procédures, au suivi des autorisations de voyage requises, aux contrats et aux paiements ;
- Organiser le voyage du personnel envoyé en mission et s’occuper de leur visa et de leur hébergement ;
- Prendre l’initiative d’élaborer divers documents et formulaires administratifs, tels que la liste du personnel, les missions du personnel, les programmes de formation, l’absence du personnel (congé annuel, congé au foyer, absences justifiées et congé de maternité) ainsi que des données statistiques, au besoin ;
- Assurer la gestion des systèmes, créer et traiter les rapports de dépenses dans SAP.
- Contrôle des stocks en magasin, la réception, la gestion et la distribution d’articles promotionnels.
- Suivi des demandes adressées au département via la plateforme d’assistance PCER
Rapports et correspondance
Consolider les rapports du Département et les rapports sur le niveau de travail exécuté : i) en rappelant aux superviseurs et aux membres du personnel de soumettre leurs programmes de travail et en les rassemblant ; ii) en effectuant la relecture et la mise en forme de leurs contributions et en les soumettant (dans les délais prescrits) au Directeur ;
Rédiger des correspondances qui exigent des recherches et/ou des discussions sur des questions administratives et techniques telles que :
- Les notes d’information au personnel ;
- Diverses notes de service claires pour obtenir des informations ou l’approbation des autres départements pour des demandes relatives à des questions administratives ;
Aider, le cas échéant, à la programmation des activités du Département à l’aide du logiciel approprié, tout en veillant à la saisie des informations relatives aux projets et en produisant les différents rapports de situation du Département ;
Assurer la liaison avec le personnel professionnel de la Division afin d’obtenir des informations sur les projets spéciaux et actifs.
Tâches de secrétariat
- Veiller à maintenir des stocks suffisants de fournitures de bureau et autres articles de bureau de base ;
- Effectuer le suivi des documents, traiter les courriels, télécopies et courriers d’ordre général entrants ;
- Assurer la gestion des processus d’enquêtes publiques internes et générales ; filtrer les appels téléphoniques et les demandes et les traiter comme il convient ; veiller à l’accueil et à la prise en charge des visiteurs ; organiser et tenir les agendas électroniques et s’occuper des rendez-vous ;
- Tenir les dossiers confidentiels et classer les rapports, la correspondance et les documents connexes de manière à faciliter leur consultation ;
- Identifier des documents internes et externes pertinents pour la recherche et déterminer les méthodes et techniques requises pour entreprendre des projets dans ce domaine.
CRITERES DE SELECTION
- Être titulaire au moins d’une licence en gestion des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe ; et avoir de préférence une formation supplémentaire en secrétariat/administration/gestion administrative (BTS ou DUT) ;
- Justifier d’un minimum de cinq (5) années d’expérience progressive, pertinente et pratique dans un service administratif, de préférence dans une organisation internationale ;
- Justifier des compétences nécessaires pour exercer les fonctions de secrétariat ;
- Avoir une bonne connaissance des fonctions administratives ;
- Posséder une expérience dans la rédaction de correspondances générales ou administratives de sa propre initiative ou sur la base des instructions reçues ;
- Avoir une expérience en matière de coordination, de planification et de gestion de programme au niveau de la Haute direction (agenda et calendrier à long terme) ;
- Une expérience dans l’appui aux opérations des organisations internationales est préférable ;
- Avoir d’excellentes capacités d’organisation et de communication ;
- Être capable de travailler sous pression dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel ;
- Être capable de gérer efficacement les demandes internes et externes ;
- Être apte à travailler et coopérer avec des personnes d’origines diverses ;
- Avoir la capacité à communiquer efficacement (écrit et oral) en français ou en anglais, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue ; une maîtrise des deux langues constitue un atout ;
- Maîtriser l’utilisation des applications courantes de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Access, et PowerPoint).