Classe : G5
Arrangement contractuel : Contrat à durée déterminée
Durée du contrat (Années, Mois, Jours) : 2 ans
Offre d’emploi: 9 juin 2022, 13:01:07
Date de clôture: 22 juin 2022, 23:59:00
Emplacement principal: Congo Brazzaville
Organisme: AF/ULC Couverture Maladie Universelle/Parcours de Vie
Programme: Temps plein
OBJECTIFS DU PROGRAMME
L’objectif général de l’unité HFI est de soutenir la fourniture d’orientations techniques de haute qualité aux États membres de la Région africaine de l’OMS pour l’adoption de systèmes de financement de la santé durables et favorables aux pauvres afin d’améliorer les progrès vers la CSU. En mettant l’accent sur le renforcement et la institutionnalisant les systèmes nationaux d’information sanitaire au niveau des pays, l’Unité travaille en : développant et promouvant des outils, des normes et des standards régionaux ; coordonner et aligner plusieurs partenaires et leurs investissements autour des priorités nationales pour le système d’information sanitaire ; Mobilisation des ressources; et l’articulation d’options fondées sur des preuves ; fournir un appui aux pays pour l’élaboration de politiques de production, de transmission et de stockage des données sanitaires requises ; mener des activités de renforcement des capacités pour améliorer les connaissances et les compétences des pays à développer, mettre en œuvre et suivre leurs plans nationaux pour les systèmes d’information sanitaire ; collaborer avec l’Unité DAK dans l’analyse et la synthèse des données sanitaires pour suivre la situation et les tendances sanitaires dans la région ; plaider pour des efforts accrus pour améliorer la disponibilité, la qualité des données de santé et l’utilisation des données de santé pour la prise de décision. L’assistant d’équipe fournira un soutien administratif aux gestionnaires et des conseils au personnel pour leur permettre de s’acquitter efficacement de leurs responsabilités connexes, conformément aux règles administratives politiques, procédures, règles et réglementations financières dans le contexte d’un système de planification des ressources d’entreprise (ERP). collaborer avec l’Unité DAK dans l’analyse et la synthèse des données sanitaires pour suivre la situation et les tendances sanitaires dans la région ; plaider pour des efforts accrus pour améliorer la disponibilité, la qualité des données de santé et l’utilisation des données de santé pour la prise de décision. L’assistant d’équipe fournira un soutien administratif aux gestionnaires et des conseils au personnel pour leur permettre de s’acquitter efficacement de leurs responsabilités connexes, conformément aux règles administratives politiques, procédures, règles et réglementations financières dans le contexte d’un système de planification des ressources d’entreprise (ERP). collaborer avec l’Unité DAK dans l’analyse et la synthèse des données sanitaires pour suivre la situation et les tendances sanitaires dans la région ; plaider pour des efforts accrus pour améliorer la disponibilité, la qualité des données de santé et l’utilisation des données de santé pour la prise de décision. L’assistant d’équipe fournira un soutien administratif aux gestionnaires et des conseils au personnel pour leur permettre de s’acquitter efficacement de leurs responsabilités connexes, conformément aux règles administratives politiques, procédures, règles et réglementations financières dans le contexte d’un système de planification des ressources d’entreprise (ERP).
DESCRIPTION DES DEVOIRS
GÉNÉRAL
• Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion et agir selon la nature et l’urgence de chacun, y compris les rediriger le cas échéant.
• Fournir des informations générales pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel.
• Surveiller les demandes de biens et de services, y compris les exigences de réception, de paiement et d’inventaire.
CORRESPONDANCE
• Rédiger de la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base d’instructions ; finaliser la correspondance/les rapports pour signature/approbation.
• Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux styles de l’OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l’exactitude avant de la soumettre pour signature et autorisation.
• Analyser la correspondance et les demandes entrantes à la lumière des documents de base, des instructions, des politiques et des précédents, rechercher, obtenir et joindre des informations de base en prévision des besoins de l’officier responsable, ou les rediriger le cas échéant ; identifier et mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations générales et identifier les domaines nécessitant une action par le personnel professionnel, en attirant leur attention sur des éléments spécifiques.
• Veiller à ce que les rapports et documents techniques soient conformes aux normes, règles, pratiques et procédures de l’OMS, en les éditant et en les corrigeant si nécessaire avant leur soumission pour signature ou autorisation de l’autorité compétente.
• À l’aide d’outils de suivi appropriés, assurer le suivi et s’assurer que les dates cibles et les échéances sont respectées et que la correspondance et les requêtes sont traitées en temps opportun.
RESSOURCES HUMAINES
• Veiller à la nomination/renouvellement des contrats en temps voulu, en initiant les demandes de personnel temporaire et à durée déterminée dans le plan d’action RH.
APPROVISIONNEMENT
• Lancer, via le module d’approvisionnement Oracle/GSM, des contrats pour les consultants, des accords d’exécution des travaux (APW) et d’autres modalités contractuelles. Surveiller et enregistrer la réception des livrables et initier et surveiller les paiements au besoin.
• Initier, via le module d’approvisionnement d’Oracle/GSM, les demandes d’achat de biens, et contrôler et recevoir les livrables.
BUDGET & FINANCES
• Aide au suivi et à l’examen des progrès des projets et des tâches dans le plan de travail GSM/Oracle.
• Fournit aux membres de l’équipe des informations opportunes sur les plafonds budgétaires des projets et des tâches, les budgets d’attribution, les dépenses et les fonds disponibles, selon les besoins. – Surveille les revenus et les dépenses à des fins de planification.
• Assurer un suivi rapide des problèmes financiers, budgétaires et de tout problème en suspens concernant l’équipe/le service, y compris assurer le traitement en temps opportun des documents d’engagement.
• Aide à la préparation des rapports d’avancement financiers et techniques aux donateurs.
GESTION DE L’INFORMATION
• En étroite collaboration avec les autres membres du personnel de soutien, créer et/ou maintenir des systèmes de classement; examen continu du système de classement pour s’assurer que l’information est à jour et utilisée de manière efficace et efficiente.
• Obtenir des documents et des informations de sources internes et externes selon les besoins ; effectuer des recherches d’information (bibliothèque, Internet) à la demande.
ADMINISTRATION DE LA RÉUNION
• Organiser, coordonner et diriger la préparation administrative des réunions, séminaires, ateliers, préparation de documents, envoi de matériel et liaison avec les participants et autres personnes impliquées. • Préparer des présentations à l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d’instructions .
• Planifier des réunions hebdomadaires d’équipe et ponctuelles, selon les horaires et les besoins; prise et préparation des procès-verbaux.
• Obtenir des documents d’information et de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels assistera le personnel professionnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en s’assurant qu’ils disposent des dossiers et documents d’information appropriés.
VOYAGER
• À l’aide de GSM/Oracle, préparer les demandes de voyage pour les voyages officiels de l’OMS. Effectuer les réservations de vols et d’hôtels, préparer les dossiers de voyage et traiter d’autres questions connexes sur demande ou de sa propre initiative.
AUTRES FONCTIONS
• Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris fournir un soutien à d’autres domaines de travail Difficulté, sensibilité, nature et importance des relations de travailAvec qui (indiquer le titre uniquement) et dans quel but le travail nécessite-t-il des contacts ?
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentiel : Diplôme d’études secondaires ou formation technique ou commerciale équivalente.
Souhaitable : Diplôme universitaire en administration des affaires ou en administration publique. Une formation en finance, passation des marchés, secrétariat et/ou dans un domaine administratif est souhaitable.
Vivre
Essentielle : Un minimum de 5 ans d’expérience dans des postes de secrétariat ou d’administration.
Souhaitable : Expérience dans des postes de soutien administratif à l’OMS ou dans une autre agence des Nations Unies, un atout. Expérience avec Oracle ou d’autres systèmes ERP, un atout.
Compétences
Le titulaire maintient et met à jour ses compétences dans l’utilisation de la bureautique moderne par le biais de cours internes, d’une formation en cours d’emploi ou d’une autoformation. Il/elle se tient au courant des changements dans les procédures et pratiques, les règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le département, le cluster et l’OMS, pour pouvoir informer les autres et expliquer les procédures.
Compétences de l’OMS
Travail d’équipe
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
Communication
Produire des résultats Se
connaître et se gérer
Créer un environnement responsabilisant et motivant
Utilisation des compétences linguistiques
Essentielle : Connaissance approfondie du français.
Souhaitable : Connaissance intermédiaire de l’anglais.