| Intitulé code d’emploi: | Spécialiste d’administration hors classe |
| Département / Bureau: | Centre de services régional d’Entebbe |
| Lieu d’affectation: | ENTEBBE |
| Période de candidature: | 16 septembre 2020 – 14 novembre 2020 |
| No de l’appel á candidature: | 20-Administration-RSCE-141132-R-Entebbe (M) |
Cadre organisationnel
Le Département de l’appui opérationnel (DOS) a été créé pour fournir de bout en bout un appui opérationnel, des services consultatifs et d’autres solutions aux entités opérationnelles du Secrétariat, y compris les départements, bureaux hors du siège, opérations de maintien de la paix et commissions régionales.
Le Centre de services régional d’Entebbe, Ouganda (RSCE) a été créé en juillet 2010, à la suite de l’adoption de la résolution 64/269 de l’Assemblée générale. Le Centre fournit des services efficaces, orientés client et évolutifs dans le but de transférer des entités clientes vers le Centre les fonctions administratives transactionnelles non dépendantes de l’emplacement. Cela comprend les aspects transactionnels des ressources humaines, des finances, des mouvements et du contrôle multimodaux, du transport du personnel et des biens et du soutien aux technologies de l’information et de la communication (TIC). En plus de ces services, le Bureau du Chef RSCE et les bureaux d’appui par l’intermédiaire du Chef adjoint RSCE fournissent des orientations générales sur les opérations de RSCE, y compris la planification stratégique, la communication, la budgétisation, la gestion des ressources humaines, la gestion des biens, l’assurance qualité et l’intelligence opérationnelle, les services de conférence, la gestion des archives, la réponse aux audits et la gestion des risques.
Pour plus d’informations, veuillez visiter https://rsce.unmissions.org.
Ce poste est à pourvoir au sein de la Nations Unies Centre de services régional d’Entebbe. Le titulaire agira à titre de Manager Prestations de service, voyages du personnel, demandes de règlement et aide aux frais d’etudes et rendra compte au Directeur RSCE.Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le fonctionnaire d’administration (hors classe) sera amené à accomplir les tâches suivantes:
Prestations de service :
• Gère, supervise et exécute le programme de travail pour les voyages du personnel, les demandes de règlement et les demandes d’aide pour frais d’études.
• Atteint les indicateurs de performance clés (KPI) de RSCE et toutes les composantes de l’offre de services incluses dans l’accord de niveau de service (SLA) dans les domaines des voyages, des demandes de règlement et des aides pour frais d’études.
• S’assure que les résultats produits par les unités sous sa supervision maintiennent des normes de qualité élevées;
• Prépare les inputs pour le programme de travail des unités sous sa supervision, en déterminant les priorités et en allouant des ressources pour l’achèvement des résultats et leur livraison en temps opportun;
• Effectue les tâches programmatiques / administratives nécessaires au fonctionnement des unités sous sa supervision, y compris la préparation des budgets, l’attribution et le suivi des paramètres de performance et des indicateurs critiques, l’établissement de rapports sur la performance dans l’exécution du budget / de programmes, la préparation des inputs pour la budgétisation axée sur les résultats, l’évaluation des performances du personnel (e-Performance), les entretiens et l’évaluation des candidats pour les offres d’emploi;
• Optimise en tant que de besoin le processus, la politique et le système pour les opérations des unités; Met en œuvre en tant que de besoin des actions correctives / d’amélioration de la satisfaction.
Généralités
•Agir en tant que conseiller en matière de gestion des ressources humaines, de budgétisation et d’administration financière et générale.
•Assurer l’élaboration, la préparation, la coordination et le suivi des plans de travail, des stratégies et des programmes pour les activités administratives de la mission et prendre
l’initiative de garantir les ressources humaines et financières requises.
•En coopération avec d’autres bureaux de la RSCE, planifier et préparer les besoins en personnel, financiers et logistiques de toutes les composantes de la RSCE.
•Assurer le contrôle budgétaire et administratif.
•Certifier les dépenses de la RSCE selon les pouvoirs délégués par le Contrôleur des Nations Unies ; faire rapport sur toutes les questions administratives, logistiques et financières.
•Rédiger des lignes directrices, des rapports et des correspondances sur un large éventail de questions pour le Directeur de RSCE et veiller à ce que toutes les règles et réglementations pertinentes des Nations Unies soient respectées.
•Rédiger les réponses à la correspondance requises par le Bureau du Directeur de RSCE sur les documents administratifs/politiques.
•Fournir des conseils aux superviseurs et les aider dans la résolution de problèmes et le traitement des problèmes ad hoc qui se posent ; et entreprendre des tâches et des projets spéciaux, tels que le plan de sécurité / d’évacuation, les activités sociales, etc., au besoin.
•Effectuer l’évaluation de l’appui fourni par le Bureau du Directeur de RSCE aux différentes parties de la RSCE.
•Contrôler la mise en oeuvre des recommandations de l’Audit et des commissions d’enquête.
•Examiner toutes les observations d’audit soumises et rédiger des réponses appropriées en consultation avec le Directeur de RSCE.
•Représenter le Directeur de RSCE dans plusieurs comités et commissions permanents, tels que les Comités de contrôle du matériel (PSB) et d’examen des reclamations (CRB), et agir en tant que membre suppléant / président du Comité local des marchés.
•S’acquitter d’autres tâches assignées.Compétences
Professionnalisme: Capacité à identifier les problèmes, à analyser et à formuler des opinions, à formuler des conclusions et des recommandations sur des questions complexes de politique des ressources humaines et de développement Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; Persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; Garder son calme dans les situations de crise. Souci de la prise en compte du principe de l’égalité des sexes et de la participation sur un pied d’égalité des hommes et des femmes à tous les domaines d’activité.
Sens des responsabilités : Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ; Livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité ; Se conformer aux règles et procédures de l’Organisation ; Soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ; Prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.
Souci du client: Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; Discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ; Suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; Tenir les clients informés de l’avancement des projets ; Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
Suivi du comportement professionnel: Déléguer les pouvoirs, l’autorité et la compétence requis à ses subordonnés ; Veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la chaîne hiérarchique soient clairs pour tous ; Estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et tirer le meilleur parti des compétences ; Suivre l’avancement du travail au regard des échéances ; S’entretenir régulièrement avec ses subordonnés des résultats qu’ils obtiennent, leur faire savoir comment leur apport est perçu et leur donner les conseils nécessaires ; Encourager le risque et soutenir la créativité et l’initiative ; Appuyer activement les aspirations professionnelles de ses collaborateurs ; Faire preuve de justice dans la notation.
Responsabilisation des subordonnés: Déléguer, exposer clairement ce que l’on attend de ses collaborateurs et leur donner toute la latitude voulue ; Encourager chacun à se fixer des objectifs ambitieux ; Exiger de chacun qu’il réponde des résultats obtenus dans son domaine de responsabilité ; Apprécier à leur juste valeur l’apport et la compétence de chacun ; Témoigner de son appréciation et récompenser les résultats et l’effort ; Faire participer chacun à la prise des décisions qui le concernent.Formation
Diplôme universitaire du niveau du master en administration publique ou d’entreprise, gestion des ressources humaines, finances, comptabilité ou dan sun domaine connexe. À défaut, un diplôme universitaire du premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente.Expérience professionnelle
Au moins dix (10) années d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines des ressources humaines, du budget, des finances ou de l’administration générale.
Une expérience pratique des politiques et pratiques administratives et financières des Nations Unies est un atout.
Une expérience dans un Centre de Service partagé des Nations Unies, ou une Organisation internationale similaire, pour l’assistance au terrain, est souhaitable.
Une expérience dans le traitement de problèmes organisationnels complexes au niveau international est souhaitable.Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, est indispensable. Une connaissance pratique du français serait un atout.Méthode d’évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.
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