Titre du poste: Secrétaire– Bureau Pays , COMA
Date de publication: 01-avr-2020
Date de clôture: 30-avr-2020
Lieu d’affectation: Rabat , Maroc
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (Top 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.
LE COMPLEXE :
La Banque s’est réorganisée et est en train de mettre sur pied le Complexe chargé du développement régional, de l’intégration et de la prestation des services, dont l’objectif principal est de renforcer les capacités régionales et de rapprocher des régions la responsabilité des activités au bénéfice des clients. Cinq Plateformes de développement régional, d’intégration et de prestation de services ont été créées, dirigées chacune par un Directeur général. Il s’agit de : Afrique australe, Afrique du Nord, Afrique de l’Ouest, Afrique de l’Est et Afrique centrale.
LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR :
Les différents bureaux extérieurs de la Banque relèvent de l’une des cinq (5) plateformes régionales de développement, d’intégration et de prestation de services. La plateforme supervise un ensemble composé de de bureaux extérieurs et de liaison, ainsi que de pays où la Banque ne dispose pas de bureaux. Le directeur général adjoint rend compte au directeur général des activités de la région dans laquelle ils sont affectés. Chaque plateforme accueillera les opérations pertinentes, les fonctions de mise en œuvre de projets et de développement des activités et des capacités administratives dans un service partagé pour un déploiement rapide dans les différents pays, afin de contribuer à l’efficacité de la Banque sur le terrain.
Le bureau pays du Maroc de la Banque africaine de développement a été créé pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes et améliorer la performance du portefeuille des projets et la coordination de l’aide avec les autres partenaires au développement.
LE POSTE :
Le/la Secrétaire travaillera en étroite collaboration avec le Chef de bureau pays et l’équipe pour fournir une assistance sur le plan administratif. Le/la titulaire du poste appuiera le Chef de bureau pays et l’équipe à optimiser leur agenda en s’occupant des tâches administratives et de secrétariat.
Fonctions et responsabilités
Sous la supervision du Chef de bureau pays, le/la Secrétaire effectuera les tâches suivantes :
- Prendre des rendez-vous pour les experts et les autres membres du personnel du bureau pays et tenir leurs calendriers à jour;
- Recevoir les visiteurs et s’occuper d’eux avec tact et discrétion;
- Préparer le matériel de présentation que les experts utilisent lors de leurs missions officielles et de réunions spéciales;
- S’occuper des questions de protocole en matière d’accueil des visiteurs venant rencontrer les experts et des visiteurs du Bureau;
- Organiser les réunions d’experts; assister le/la Secrétaire du Chef de bureau pays dans la coordination des réceptions officielles que donne le/la Représentant(e) résident(e);
- Prendre part aux réunions du personnel, prendre des notes et produire des rapports en l’absence du/de la Secrétaire du Chef de bureau pays;
- Rédiger la correspondance sur les questions qui ne sont pas de fond et veiller à leur suivi;
- Gérer le courrier entrant et sortant des experts et les communications téléphoniques du Bureau;
- Maintenir un système de classement; traiter les rapports de retour de mission des experts, veiller à la qualité des documents nécessitant l’approbation et/ou la signature des experts et autres membres du personnel;
- Préparer et finaliser les projets de correspondance (lettres, faxes, etc.) touchant à divers aspects en lieu et place des experts, préparer les comptes rendus des réunions des experts.
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