- Titre du poste: Secrétaire – Bureau Pays
- Date de clôture: 09/08/2018
- Lieu d’affectation : Bureaux Pays : Benin, Guinée, Niger
LE POSTE :Le/la Secrétaire travaillera en étroite collaboration avec le Chef de bureau pays et l’équipe pour fournir une assistance au plan administratif. Le/la titulaire du poste aidera le Chef de bureau pays et l’équipe à optimiser leur agenda en s’occupant des tâches administratives et de secrétariat.
Fonctions et responsabilités
Sous la supervision du Chef de bureau pays, le/la Secrétaire effectuera les tâches suivantes :
1. Prendre des rendez-vous pour les experts et les autres membres du personnel du bureau pays et tenir leurs calendriers à jour;
2. Recevoir les visiteurs et s’occuper d’eux avec tact et discrétion;
3. Préparer le matériel de présentation que les experts utilisent lors de leurs missions officielles et de réunions spéciales;
4. S’occuper des questions de protocole en matière d’accueil des visiteurs venant rencontrer les experts et des visiteurs du Bureau;
5. Organiser les réunions d’experts; assister le/la Secrétaire du Chef de bureau pays dans la coordination des réceptions officielles que donne le/la Représentant(e) résident(e);
6. Prendre part aux réunions du personnel, prendre des notes et produire des rapports en l’absence du/de la Secrétaire du Chef de bureau pays;
7. Rédiger la correspondance sur les questions qui ne sont pas de fond et veiller à leur suivi;
8. Gérer le courrier entrant et sortant des experts et les communications téléphoniques du Bureau;
9. Maintenir un système de classement; traiter les rapports de retour de mission des experts, veiller à la qualité des documents nécessitant l’approbation et/ou la signature des experts et autres membres du personnel;
10. Préparer et finaliser les projets de correspondance (lettres, faxes, etc.) touchant à divers aspects en lieu et place des experts, préparer les comptes rendus des réunions des experts.
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