| Intitulé publication: | FONCTIONNAIRE D’ADMINISTRATION, P3 |
| Intitulé code d’emploi: | Spécialiste d’administration |
| Département / Bureau: | Département de l’appui opérationnel |
| Lieu d’affectation: | NEW YORK |
| Période de candidature: | 12 octobre 2022 – 25 novembre 2022 |
| No de l’appel á candidature: | 22-Administration-DOS-190466-R-New York (R) |
| Staffing Exercise | N/A |
Cadre organisationnel
Le poste est à pourvoir au sein de l’Équipe d’appui stratégique du Bureau du (de la) Secrétaire général(e) adjoint(e), où il est rattaché au Département de l’appui opérationnel (DOS). Le (la) titulaire relève de l’assistant(e) spécial(e) du (de la) Secrétaire général adjoint(e) du Département de l’appui opérationnel. Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :
•Assurer une liaison régulière avec le personnel opérationnel et administratif des différents services, départements et agences participant à la fourniture d’un soutien par le Département de l’appui opérationnel, en fournissant des orientations générales et administratives conformes aux objectifs du (de la) Secrétaire général(e) adjoint(e) et du Département de l’appui opérationnel en général. Jouer un rôle de chef de file pour les questions administratives liées à l’Équipe d’appui stratégique du Bureau du (de la) Secrétaire général(e) adjoint(e).
•Suivre l’éventail de questions de stratégie et d’appui opérationnel dans les opérations sur le terrain, en tenant à jour des dossiers d’information sur les missions en cours et en préparant des mises à jour régulières à l’intention du (de la) Secrétaire général(e) adjoint(e), en portant à son attention les éventuels problèmes et en proposant des mesures correctives ou des améliorations.
•Contribuer à l’établissement de rapports sur les activités intégrées du Département de l’appui opérationnel, y compris coordonner et élaborer des contributions aux rapports présentés par le (la) Secrétaire général(e) au Conseil de sécurité, aux comités spéciaux, au comité budgétaire, etc.
•Coordonner la préparation de résumés, de documents de position, de notes de synthèse et d’aide-mémoires en amont des réunions avec les différentes délégations, les conférences et les groupes de travail, en mettant en évidence les principales questions d’appui et les questions à soulever.
•Aider à la préparation du programme quotidien du (de la) Secrétaire général(e) adjoint(e), en redirigeant les demandes de rendez-vous si nécessaire, en préparant les documents pertinents et en accompagnant le (la) Secrétaire général(e) adjoint(e).
• S’acquitter de toutes autres tâches ponctuelles qui pourraient lui être confiées. Compétences
•Professionnalisme : Être à même d’appliquer les règles et règlements administratifs des Nations Unies dans des situations professionnelles. Posséder les compétences théoriques et les facultés d’analyse et d’évaluation nécessaires pour effectuer des recherches et des analyses en toute indépendance. Être capable de cerner les problèmes, de proposer des solutions et de formuler des conclusions et des recommandations. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise. Prendre la responsabilité de tenir compte des questions de genre et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.
•Aptitude à la communication : S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; écouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient ; poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue ; adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.
Aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues. Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier
les priorités en fonction des besoins. Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien. Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification. Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu. Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose Formation
Diplôme universitaire du niveau du master dans le domaine de la gestion d’entreprises, de l’administration publique, de la finance, de la comptabilité, des sciences sociales ou du droit ou dans une discipline apparentée. À défaut, diplôme universitaire du premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente. Expérience professionnelle
Au moins cinq ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans les domaines de l’administration, des finances, de la comptabilité ou de la gestion des ressources humaines, ou dans un domaine connexe est exigé
Une expérience de la fourniture d’un appui à sa hiérarchie est souhaitable
Une expérience de la rédaction de rapports, de discours et de documents à l’intention de sa hiérarchie est souhaitable
Une expérience des procédures de recrutement et des processus budgétaires est souhaitable
Une expérience sur le terrain d’au moins un an, acquise dans une entité du système des Nations Unies ou une organisation internationale comparable, est souhaitable Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l’anglais est exigée. La connaissance du français est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable. Méthode d’évaluation
Les candidats qualifiés pourront être invités à participer à une évaluation puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.
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