Titre du poste: Assistant Administratif et Financier
Date de publication: 21-aoû-2020
Date de clôture: 20-sep-2020
Lieu d’affectation: Luanda, Angola
Objectifs
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.
LE COMPLEXE :
La Banque s’est réorganisée et est en train de mettre sur pied le Complexe chargé du développement régional, de l’intégration et de la prestation des services, dont l’objectif principal est de renforcer les capacités régionales et de rapprocher des régions la responsabilité des activités au bénéfice des clients. Cinq Plateformes de développement régional, d’intégration et de prestation de services ont été créées, dirigées chacune par un Directeur général. Il s’agit de : Afrique australe, Afrique du Nord, Afrique de l’Ouest, Afrique de l’Est et Afrique centrale.
LE DÉPARTEMENT/BUREAU PAYS RECRUTEUR :
Les différents bureaux extérieurs de la Banque relèvent de l’une des cinq (5) plateformes régionales de développement, d’intégration et de prestation de services. La plateforme supervise un ensemble composé de bureaux extérieurs et de liaison, ainsi que de pays où la Banque ne dispose pas de bureaux. Le directeur général adjoint rend compte au directeur général des activités de la région dans laquelle ils sont affectés. Chaque plateforme accueillera les opérations pertinentes, les fonctions de mise en œuvre de projets et de développement des activités et des capacités administratives dans un service partagé pour un déploiement rapide dans les différents pays, afin de contribuer à l’efficacité de la Banque sur le terrain.
Les bureaux pays de la Banque Africaine de Développement ont été créés pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes, améliorer la performance du portefeuille des projets et assurer la coordination de l’aide avec d’autres partenaires au développement.
Fonctions et responsabilités
Sous l’autorité administrative générale du Responsable pays, l’assistant administratif et financier se chargera de mettre en œuvre les services administratifs de COAO, notamment les activités liées à la comptabilité et à la préparation du budget, aux ressources humaines et à la supervision de l’utilisation des installations et des ressources du Bureau pays. Il/elle assurera de manière efficace l’enregistrement, le contrôle et la gestion des ressources de la Banque, les activités opérationnelles du Bureau, conformément aux politiques et directives de la Banque. Il/elle assumera également les autres tâches et responsabilités spécifiques suivantes :
1. Préparation et exécution du budget :
- Contribuer à l’élaboration du budget administratif du Bureau pays de la Banque, conformément au calendrier fixé par le Département du budget, tout en tenant compte des besoins particuliers du Bureau en matière d’investissement.
- Assurer l’enregistrement, l’actualisation et le suivi des dépenses, conformément aux règles et procédures de contrôle interne de la Banque.
- Rendre périodiquement compte de l’état d’avancement de l’exécution du budget et proposer des révisions éventuelles.
- Mettre en place des procédures et des contrôles afin d’améliorer l’efficacité du service et réaliser des économies de coûts et promouvoir une utilisation efficace des ressources de la Banque.
- Faire des suggestions à la Direction sur la manière d’améliorer l’environnement de contrôle du Bureau pays.
2. Finances et comptabilité
- Veiller aux paiements à temps de toutes les factures concernant COAO, conformément aux règles et procédures financières établies.
- Assurer la bonne tenue des ordres de paiement et de tout autre document justificatif.
- Traiter en vue du paiement les frais de mission de chaque membre du personnel, ainsi que ses avances et ses soldes et en garder la trace.
- Assurer la bonne tenue et la mise à jour quotidienne de tous les livres comptables nécessaires du Bureau extérieur, ainsi que de toutes les archives, dossiers d’inventaire et recenser et saisir toutes les transactions financières dans SAP.
- Élaborer tous les rapports financiers mensuels et d’exécution du budget du Bureau pays en vue de les soumettre à l’examen et à l’approbation finale du Responsable pays.
- Assurer à temps la préparation et la vérification des rapports, des états financiers et des calendriers en vue de l’audit des activités du Bureau pays.
3. Gestion des ressources humaines
- Tenir à jour tous les dossiers/fichiers du personnel.
- Actualiser et soumettre des rapports mensuels sur la gestion du personnel.
- Gérer les prestations du personnel du Bureau pays, conformément à la politique et aux instructions en vigueur en matière de ressources humaines.
4.Administration générale : achats institutionnels des biens et services et gestion des biens et équipements
- Assurer l’achat des biens et services, conformément aux règles et procédures de la Banque.
- Gérer la préparation et le suivi des contrats des prestataires de services.
- Recenser les fournitures du Bureau pays et faire l’inventaire des biens et équipements de la Banque.
- Assurer la gestion des véhicules du Bureau pays, conformément à la politique et aux instructions de la Banque en vigueur en matière de transport.
- Veiller à la qualité des installations de la Banque au Angola, notamment les espaces de travail, les biens et équipements, ainsi que les prestations de services liées à l’entretien, à la maintenance et à la sécurité des installations, conformément aux normes de la Banque.
- Organiser, superviser et suivre les activités du personnel administratif et veiller à leur formation appropriée, de manière à obtenir des services de qualité.
- Veiller à ce que tous les documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement du Bureau pays et du personnel soient obtenus auprès des autorités compétentes.
- Veiller à la gestion et au contrôle approprié des magasins et de la petite caisse du Bureau pays.
- Fournir un appui administratif à tout le personnel du Bureau pays et aux missions de la Banque en visite, le cas échéant.
- Veiller à ce que le classement des dossiers se fasse de manière appropriée au Bureau pays.
- Veiller à ce que les mécanismes de contrôle soient convenables, que la séparation des tâches soit effective et que les procédures de la Banque soient intégralement appliquées.
Critères de sélection
- Minimum une licence en administration des affaires, en comptabilité et/ou en finance.
- L’adhésion à un organisme de comptables professionnels internationalement reconnu (par exemple, CA, CPA, ACCA) sera considérée comme un atout supplémentaire.
- Minimum six (6) années d’expérience professionnelle pertinente. L’expérience à un poste similaire au sein d’une organisation multilatérale sera considérée comme un avantage.
- Connaissances et expérience en administration, comptabilité financière et dans la gamme complète des services d’appui, avec un niveau élevé de performance régulière.
- Connaissance approfondie et maîtrise de l’utilisation de tous les logiciels pertinents et capacité à aider à organiser les systèmes de récupération de données et d’informations.
- Solides compétences interpersonnelles et de communication orale.
- Capacité avérée à travailler efficacement en équipe dans un environnement multiculturel et en tant que membre de divers groupes.
- Aptitude à utiliser les logiciels courants de la Banque (SAP, Word, Excel, Access, MS Projets et PowerPoint).
- Avoir une aptitude à communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais et en portugais, de préférence avec une connaissance pratique du français.
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