Classe : G5
N° de poste : DC/JAKARTA/GS/2022/11
Date de publication : 09 mai 2022
Date limite de candidature ( minuit heure locale ) : 22 mai 2022
ID du poste : 8270
Département : RO-Asie et Pacifique
Unité organisationnelle : CO-Jakarta
Emplacement : Jakarta
Type de contrat : à court terme
Durée du contrat : 6 mois (avec possibilité de prolongation en fonction de la disponibilité des fonds et des bonnes performances)
En vertu de l’article 4.2, paragraphe (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique ne relève pas de l’annexe I du Statut du personnel et se fait par sélection directe par le Directeur général.
Afin de soutenir le processus le mieux informé pour pourvoir le poste vacant susmentionné par sélection directe, l’OIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus.
Sont éligibles pour postuler :
- Candidats internes du BIT conformément aux paragraphes 31 et 32 de l’annexe I du Statut du personnel.
- Candidats externes*
*Le processus de recrutement pour les postes des services généraux est soumis à des critères de recrutement locaux spécifiques. .
L’OIT valorise la diversité au sein de son personnel et accueille les candidatures féminines qualifiées.
Les nominations au titre de la coopération technique ne sont pas censées déboucher sur une carrière au BIT et elles ne comportent aucune attente de renouvellement ou de conversion vers tout autre type de nomination au sein de l’Organisation. Les prolongations de contrats de coopération technique sont soumises à divers éléments, notamment : la disponibilité de fonds, le besoin continu des fonctions et une conduite et des performances satisfaisantes.
*Conditions d’emploi des candidats externes : Conformément à la pratique en vigueur au BIT, la nomination d’un candidat externe se fera normalement au premier échelon de ce grade.
Introduction
SAFE & FAIR travaillera sur une base locale, nationale et régionale en fournissant une assistance technique et un soutien avec l’objectif global de rendre la migration de travail sûre et équitable pour toutes les femmes de la région de l’ANASE. SAFE & FAIR s’engage auprès des autorités gouvernementales des États membres de l’ANASE ; institutions de l’ANASE ; les organisations de travailleurs; employeurs et agences de recrutement; organisations de la société civile; les organisations communautaires; familles et communautés; institutions de recherche et universités, réseaux de médias, jeunes et grand public et offrira des programmes dans dix pays (Brunei Darussalam, Cambodge, Indonésie, République démocratique populaire lao, Malaisie, Myanmar, Philippines, Singapour, Thaïlande et Viet Nam).
Le projet fait partie de l’initiative pluriannuelle UE-ONU Spotlight pour éliminer la violence à l’égard des femmes et des filles. Il est mis en œuvre par l’OIT en partenariat avec ONU Femmes, sous la direction du Bureau régional de l’OIT pour l’Asie et le Pacifique.
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L’assistant administratif et de programme travaillera sous la supervision du coordinateur national du projet avec les conseils administratifs et financiers fournis par le responsable des finances et de l’administration – bureau de l’OIT à Jakarta et le conseiller technique principal (CTA) de Safe and Fair (ROAP). Il / elle est tenu(e) de travailler en étroite collaboration avec les autres membres du personnel du BIT.
Description des devoirs
1. Aider au suivi du budget, des dépenses et des questions administratives du projet SAFE & FAIR exécuté par l’intermédiaire du bureau de pays.
2. Préparer et traiter les transactions financières dans IRIS, y compris les contrats, les demandes de voyage, les bons de commande et les réquisitions, les autorisations de paiement externes et autres selon les besoins.
3. Examiner les dépenses mensuelles et traiter les dépenses dans IRIS. Préparer les révisions budgétaires et mettre à jour les budgets dans le système de gestion financière (IRIS) si nécessaire. Préparer les rapports financiers mensuels du projet.
4. Fournir des conseils et un soutien sur les questions financières et administratives au personnel du projet si nécessaire, y compris les systèmes et processus financiers. Veiller au respect des procédures de l’OIT et intervenir au besoin. Aider à la préparation des rapports et documents financiers.
5. Assister le NPC dans le traitement du démarrage et de la mise en œuvre des programmes d’action et entreprendre la rédaction de différents types de contrats ainsi que dans le traitement des pièces justificatives et des autorisations financières pour ces activités.
6. Maintenir une vue d’ensemble des travaux du projet pour assurer la conformité avec les procédures de l’OIT.
7. Maintenir et mettre à jour les bases de données du projet, y compris les informations sur le projet relatives au budget, aux dépenses et à l’état des contrats en cours du personnel du projet. Maintenir un système de suivi ; mettre en place et maintenir un système de classement ordonné pour le projet.
8. Fournir un soutien administratif et de secrétariat pour les séminaires, ateliers, réunions et autres activités du projet, y compris la préparation des lettres d’invitation et d’autres documents pour les réunions ainsi que les arrangements logistiques.
section facultative (si nécessaire)
9. Organiser les voyages, les réservations d’hôtel et préparer les autorisations/demandes de voyage, compiler, calculer et préparer les estimations de coûts et préparer les documents et le matériel pour les missions.
10. Recevoir et assister les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques et les correspondances, tenir à jour le calendrier du CNP, organiser des réunions si nécessaire et répondre aux requêtes de routine et aux demandes d’informations.
11. Prendre des dispositions pour l’achat, l’expédition et la réception des fournitures de bureau et de projet, de l’équipement et du matériel et des effets mobiliers, y compris le dédouanement.
12. En coordination avec l’Unité régionale de développement des ressources humaines, aider les membres du personnel et les personnes à leur charge à traiter les demandes de visas, cartes d’identité, permis de conduire et autres documents administratifs nécessaires conformément aux exigences de l’OIT et des gouvernements des pays concernés.
13. Rédiger la correspondance, les rapports et les documents sur les activités du projet et assurer l’exactitude et la conformité aux normes et procédures existantes.
14. Assister le NPC dans la préparation des rapports de situation, des rapports d’avancement et d’évaluation et des rapports ad hoc requis par l’OIT et le donateur.
15. Maintenir une communication régulière avec le personnel du projet et les partenaires du projet et faire des actions de suivi sur les activités, si nécessaire.
16. Effectuer d’autres tâches pouvant être requises par le CTP en ce qui concerne le projet.
Qualifications requises
Éducation
Diplôme d’études secondaires, complété par une formation commerciale en tenue de livres, en comptabilité, en administration des affaires ou une expérience équivalente.
Vivre
Au moins cinq ans d’expérience en soutien de projet/gestion (administration et finances). La connaissance des procédures administratives de l’OIT est préférable.
Langues
Maîtrise de l’anglais et de la langue nationale avec de bonnes capacités rédactionnelles.
Compétences
- Connaissance des politiques et procédures administratives et financières de l’OIT
- Excellentes compétences organisationnelles
- Connaissance des exigences et des procédures pour la préparation et le traitement des documents, des pièces justificatives, des formulaires administratifs et financiers et pour la création et la maintenance des systèmes de classement.
- Capacité à établir et à maintenir un système d’information administratif et financier complet
- Excellentes compétences informatiques (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres progiciels requis par le projet.
- Capacité à communiquer efficacement tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Capacité à travailler en équipe et à gérer une lourde charge de travail sous la pression du temps.
- Capacité d’évaluer la correspondance et les demandes de renseignements pour le meilleur plan d’action.
- Capacité à répondre aux demandes de renseignements liées au travail en temps opportun et de manière appropriée.
- Capacité à obtenir des services et du soutien d’autres unités de travail à l’intérieur et à l’extérieur du bureau pour l’exécution des tâches.
- Capacité à prendre des dispositions administratives efficaces pour les réunions, les missions, les formations et autres avec un minimum de supervision ;
- Capacité et volonté de prendre des initiatives ;
- Esprit d’équipe avec de bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles ;
- Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à faire preuve d’un comportement et d’attitudes sensibles au genre et non discriminatoires.
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