- Titre du poste: Secrétaire/Réceptionniste – RDGC.0
- Date de publication: 05/11/2018
- Date de clôture: 04/12/2018
Objectifs
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été définis, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE POSTE :
Sous la supervision générale du Directeur Général, le/la Secrétaire/Réceptionniste fournira une assistance au plan administratif. Le/la titulaire du poste aidera le Directeur Général et l’équipe à optimiser leur agenda en s’occupant des tâches administratives et de secrétariat.
Fonctions et responsabilités
Le/la Secrétaire/Réceptionniste est chargé de l’exécution des activités suivantes et des prestations connexes :
- Prendre des rendez-vous pour les experts et les autres membres du personnel et tenir leurs calendriers à jour;
- Recevoir les visiteurs et s’occuper d’eux avec tact et discrétion;
- Préparer le matériel de présentation que les experts utilisent lors de leurs missions officielles et de réunions spéciales;
- S’occuper des questions de protocole en matière d’accueil des visiteurs venant rencontrer les experts et des visiteurs du Bureau;
- Organiser les réunions d’experts; assister l’assistant(e) administratif(ve) du Directeur Général dans la coordination des réceptions officielles;
- Prendre part aux réunions du personnel, prendre des notes et produire des rapports en l’absence de l’assistant(e) administratif(ve) du Directeur Général;
- Rédiger la correspondance sur les questions qui ne sont pas de fond et veiller à leur suivi;
- Gérer le courrier entrant et sortant des experts et les communications téléphoniques du Bureau;
- Maintenir un système de classement; traiter les rapports de retour de mission des experts, veiller à la qualité des documents nécessitant l’approbation et/ou la signature des experts et autres membres du personnel;
- Préparer et finaliser les projets de correspondance (lettres, faxes, etc.) touchant à divers aspects en lieu et place des experts, préparer les comptes rendus des réunions des experts.
Critères de sélection
Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables
- Être titulaire d’au moins une licence ou un diplôme équivalent en communication, en gestion des affaires, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe. Une formation supplémentaire en secrétariat bureautique, en administration ou en gestion de bureau serait un atout ;
- Justifier d’au moins quatre (4) années d’expérience professionnelle pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans une organisation internationale ;
- Être capable de travailler sous pression et de définir les priorités dans le cadre dynamique d’un milieu international et multiculturel. Capacité de travailler et de coopérer avec des personnes d’origines diverses ;
- Avoir la capacité de gérer rapidement et efficacement des demandes internes et externes ;
- Démontrer une aptitude à gérer des demandes et des priorités simultanées et évolutives ainsi que des délais serrés ;
- Maîtriser les équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.) ;
- Démontrer un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et une assistance au plan administratif ;
- Pouvoir exécuter plusieurs tâches en même temps; avoir d’excellentes compétences en résolution de problèmes et une grande attention aux détails ;
- Être capable de communiquer efficacement; démontrer un excellent sens du service à la clientèle, avoir un bon esprit d’équipe, des aptitudes dans le travail d’équipe et l’établissement de relations ;
- Être capable de travailler efficacement dans une organisation multiculturelle ;
- Avoir de bonnes approches innovatrices et créatives face aux activités afin de renforcer et de créer une plus-value pour les clients et l’organisation ;
- Faire preuve d’intégrité et de confidentialité ;
- Être capable de communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue ;
- Maîtriser les applications courantes de Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint). Une connaissance de SAP ou d’autres systèmes ERP constituerait un atout.
CE POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. (LE/LA TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ(E) COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET N’AURA PAS LE STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).
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