Titre du poste: Secrétaire du Responsable Pays, RDGE
Date de publication: 29-juin-2020
Date de clôture: 28-juil-2020
Lieu d’affectation: Country Office, Rwanda
Objectifs
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.
LE COMPLEXE :
La Banque s’est réorganisée et est en train de mettre sur pied le Complexe chargé du développement régional, de l’intégration et de la prestation des services, dont l’objectif principal est de renforcer les capacités régionales et de rapprocher des régions la responsabilité des activités au bénéfice des clients. Cinq Plateformes de développement régional, d’intégration et de prestation de services ont été créées, dirigées chacune par un Directeur général. Il s’agit de : Afrique australe, Afrique du Nord, Afrique de l’Ouest, Afrique de l’Est et Afrique centrale.
LE DÉPARTEMENT/BUREAU PAYS RECRUTEUR :
Les différents bureaux extérieurs de la Banque relèvent de l’une des cinq (5) plateformes régionales de développement, d’intégration et de prestation de services. La plateforme supervise un ensemble composé de de bureaux extérieurs et de liaison, ainsi que de pays où la Banque ne dispose pas de bureaux. Le directeur général adjoint rend compte au directeur général des activités de la région dans laquelle ils sont affectés. Chaque plateforme accueillera les opérations pertinentes, les fonctions de mise en œuvre de projets et de développement des activités et des capacités administratives dans un service partagé pour un déploiement rapide dans les différents pays, afin de contribuer à l’efficacité de la Banque sur le terrain.
Les bureaux pays de la Banque africaine de développement ont été créés pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes, améliorer la performance du portefeuille des projets et assurer la coordination de l’aide avec d’autres partenaires au développement.
LE POSTE :
Le/la Secrétaire/Réceptionniste travaillera en étroite collaboration avec le Responsable pays et l’équipe pour fournir une assistance sur le plan administratif. Le/la titulaire du poste aidera le Responsable pays et l’équipe à optimiser leur agenda en s’occupant des tâches administratives et de secrétariat.
Fonctions et responsabilités
Sous la supervision du Responsable pays, le/la Secrétaire effectuera les tâches suivantes :
GESTION DU FLUX DE TRAVAIL
- Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants du bureau pays ;
- Veiller à ce que les documents présentés au Responsable pays pour signature soient complets, et soient accompagnés de pièces jointes et de documents de référence nécessaires;
- Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base d’instructions et la finaliser pour la signature du Responsable pays;
- Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Responsable pays pour autorisation, approbation ou signature;
- Examiner et classer les correspondances prioritaires et importantes et les soumettre en conséquence;
- Assurer le suivi des dates et des échéances fixées à l’aide d’outils de suivi appropriés et veiller à ce qu’elles soient respectées, et que la correspondance et les requêtes soient traitées en temps opportun;
- Acheminer les correspondances pour que le Responsable pays agisse ou les envoyer directement à la section concernée, si nécessaire.
- Gérer de gestionnaire des voyages dans SAP, pour créer des missions, suivre et demander l’approbation des missions, demander les billets d’avion et créer les demandes de mission au nom du personnel de CORW;
- Charger du traitement des paiements administratifs dans SAP conformément aux directives de la Banque sur la séparation des droits
COMMUNICATION ET LIAISON
- Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les bureaux concernés, le cas échéant;
- Filtrer les appels/visiteurs du Responsable pays, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent le Responsable pays ;
- Fournir des informations de base au Responsable pays pour ses rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel;
- Gérer les flux d’informations entre le Responsable pays et les autres membres du personnel du bureau pays;
- Assurer le suivi des délais d’exécution des tâches auprès du Responsable pays;
- Organiser les réunions pour le Responsable pays, selon les horaires et le programme hebdomadaire de celui‑ci;
- Fixer l’heure et le lieu des réunions, rassembler les documents d’information nécessaires pour les réunions dont les bureaux pays au besoin; rappeler les réunions programmées au Responsable pays et aux autres membres du personnel.
- Fournir des services de protocole et de gestion des événements en appui aux visites de la haute direction et des événements conduits par le Bureau ou auxquels le Bureau participe, en coordination avec les responsables du protocole du bureau régional et du siège, si nécessaire
TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION
- Tenir à jour un système de classement des dossiers aux formats papier et électronique pour répondre aux besoins du bureau pays;
- Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités montrant toutes les réunions auxquelles le/la Responsable pays et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes aux bureaux pays;
- Obtenir des notes d’information et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participeront le Responsable pays et le cas échéant par le personnel de CORW, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés;
- Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec le bureau pays.
ADMINISTRATION DU BUREAU
- Organiser les voyages du Responsable pays, notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d’hôtel, etc.;
- Aider à préparer des exposés à l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d’instructions;
- Exécuter d’autres tâches administratives (photocopies, courriels) au besoin.
Critères de sélection
Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables
- Être titulaire d’au moins une licence ou un diplôme équivalent en gestion des affaires, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe;
- Une formation supplémentaire en secrétariat, en administration ou en gestion de bureau constituerait un atout;
- Avoir un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires;
- Avoir une bonne connaissance de l’administration et des services d’appui de bureau, notamment les systèmes et les procédures;
- Bonnes compétences en coordination – être méthodique et auto-organisé;
- Faire preuve d’un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur
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