Full vacancy title: Coordonnateur(trice) en chef du budget et de la gestion des ressources
Location: Abidjan, Côte d’Ivoire
Position Grade: PL3
Position Number: 50070003/50078430
Posting Date: 02-aoû-2022
Closing Date: 01-sep-2022
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les Pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, Cinq grandes priorités (High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique ont été identifiées, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE COMPLEXE :
La Vice-présidence principale (SNVP) est chargée d’apporter son appui au Président dans la gestion quotidienne du Groupe de la Banque, en vue d’atteindre l’objectif stratégique de l’Institution et de promouvoir une culture de performance permettant d’harmoniser l’ensemble des processus et systèmes pour produire des résultats à fort impact. SNVP assure un leadership efficace et une coordination exceptionnelle permettant de garantir la mise en œuvre et le suivi des principales décisions institutionnelles, ainsi que l’identification des mesures et des actions correctives nécessaires. SNVP dirige les discussions de la haute Direction, les processus de prise de décision et la mise en œuvre des décisions clés du Conseil et de la Direction.
LE DÉPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :
Le Département de la programmation et du budget a pour rôle principal de développer une approche stratégique de la planification et de la budgétisation, et de coordonner la définition, la planification, la mise en œuvre et le suivi des processus de programmation et de budgétisation à l’échelle de la Banque.
La division SNPB.2 a pour responsabilité de coordonner et d’appuyer l’exécution du budget, et ce par la coordination des activités de planification du programme de travail, de budgétisation et de gestion des ressources dans les différents complexes, en étroite consultation avec toutes les parties prenantes, tout au long du cycle budgétaire. Elle est également chargée d’assurer le suivi de la performance de la Banque et d’établir des rapports sur la mise en œuvre du programme de travail et l’exécution du budget. Elle contribue à l’élaboration d’indicateurs clés de performance et fournit des analyses quantitatives et qualitatives sur les performances de la Banque à des fins d’information, de contrôle et de prise de décision. En outre, la Division est chargée de la mise en œuvre des programmes de renforcement des capacités, plus précisément en ce qui concerne la budgétisation et la gestion des ressources.
LE POSTE :
Le/la Coordonnateur(trice) en chef du budget et de la gestion des ressources est chargé(e) essentiellement d’assurer le suivi et la supervision de la coordination du programme d’activités du/des complexe(s) au(x)quel(s) il/elle est affecté(e), de donner des avis et orientations de spécialiste sur les questions liées au budget et à la gestion des ressources et de promouvoir le renforcement des capacités des clients, y compris les directeurs, les chefs d’unités, les chefs de division, les points focaux en charge du budget et les membres du personnel.
Le/la titulaire du poste travaillera également en partenariat avec les clients pour chercher à comprendre de façon proactive leurs priorités opérationnelles afin de mieux les orienter et de mettre en œuvre une panoplie de solutions créatrices qui permettent de soutenir la croissance et le développement de la Banque dans le droit fil de ses priorités stratégiques.
Œuvrant étroitement avec le/les « front office » du/des complexe(s), le/la Coordonnateur(trice) a pour mission principale de veiller à une utilisation optimale des ressources et à une exécution efficace du programme d’activités.
Pour y parvenir, le titulaire du poste opèrera dans le cadre général du département chargé du budget et interviendra directement auprès du Complexe. Il/elle devra s’acquitter des responsabilités suivantes :
- S’assurer : i) que les activités de préparation et d’exécution du programme de travail et du budget du Complexe sont bien coordonnées ; et ii) que les ressources allouées au programme de travail sont alignées sur les priorités stratégiques de la Banque et sont utilisées conformément à ces priorités, ainsi qu’aux lignes directrices et politiques de la Banque.
- Veiller à ce que les réformes et les améliorations en matière de budget soient bien intégrées dans les activités quotidiennes des unités clientes.
- Veiller à ce que les propositions ou les demandes de réaffectation et de reprogrammation du budget soient fondées et basées sur les besoins, et qu’elles se conforment aux politiques, aux priorités et aux engagements de la Banque.
- Améliorer les connaissances et la capacité du Complexe en matière de préparation du budget, de gestion des dépenses et d’établissement de rapports afin d’assurer la conformité aux lignes directrices, aux principes établis et des pratiques exemplaires en matière de gestion budgétaire.
- Renforcer le cadre et la culture de la performance et de la responsabilité (utilisation des ressources et résultats), par le suivi de la mise en œuvre du programme de travail et de l’exécution du budget du Complexe et l’établissement de rapports à cet égard.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la supervision et la direction du Chef de division, Coordination de l’exécution du budget, le titulaire du poste s’acquittera des fonctions suivantes :
- Jouer le rôle de conseiller stratégique clé auprès du Vice-président, de l’équipe de direction du Complexe et des points focaux chargés du budget pour toutes les questions de planification et de budgétisation ; renforcer le réseau des responsables du budget afin de promouvoir le partage des connaissances.
- Coordonner la préparation des dépenses administratives et des budgets des dépenses en capital au sein du Complexe et veiller à ce que les contributions soient apportées en temps voulu pour le plan glissant triennal et les documents budgétaires.
- Prendre part aux discussions relatives à la préparation, à la mise en œuvre et à la finalisation des accords sur les programmes de travail (WPA) entre les régions, les secteurs et les écosystèmes dans le cadre du modèle de prestation de services de la Banque selon son approche d’Une seule Banque.
- Collaborer activement et régulièrement avec le Vice-président, les directeurs, les chefs d’unités, les chefs de division et les chargés de budget, afin de garantir l’exécution efficace du programme de travail et d’améliorer les performances conformément à la stratégie de la Banque et aux priorités qu’elle s’est fixées.
- Sous la direction du Vice-président, coordonner et fournir des conseils sur le programme de travail et le processus d’arbitrage budgétaire au sein du Complexe. Cela comprend la négociation avec divers groupes d’intérêt afin de parvenir à un consensus viable qui favorisera la réalisation des objectifs stratégiques de l’institution et la viabilité financière de ses opérations.
- Participer à l’examen périodique du cadre réglementaire et de la gouvernance institutionnelle des processus de programmation et de budgétisation mis en place par le département chargé du budget de la Banque et prendre des initiatives pour améliorer les processus et procédures budgétaires.
- Coordonner, en collaboration avec l’équipe RH (Complexe de gestion des personnes et des talents), la préparation et l’actualisation des plans de dotation en personnel élaborés par les départements et veiller à la cohérence du plan de dotation en personnel du complexe avec son budget pour la période de planification concernée.
- Effectuer des examens de diligence raisonnable sur les demandes de transfert budgétaire ; s’assurer que ces demandes sont conformes aux règles de la Banque et sont approuvées par l’autorité compétente conformément à la matrice de délégation de pouvoirs.
- Analyser régulièrement les écritures relatives aux dépenses du Complexe afin de détecter toute anomalie, toute erreur et tout engagement non valide ; et assurer le suivi des mesures correctives, le cas échéant.
- Examiner régulièrement les modèles d’exécution du budget et anticiper les déficits ou l’utilisation non optimale du budget, en faire part à l’équipe de direction du Complexe par le biais de rapports budgétaires réguliers et prendre des mesures proactives appropriées.
- Prendre l’initiative de concevoir, développer et mettre en œuvre des programmes complets et personnalisés de renforcement des capacités/de formation/d’encadrement (y compris le contenu de ces formations) pour chaque complexe et à l’échelle de la Banque. Lesdits programmes devraient porter sur les systèmes et outils informatiques de budgétisation, la planification budgétaire, la gestion et le suivi des ressources, et devraient servir à promouvoir le respect des principes, des lignes directrices et des procédures de gestion budgétaire, et à optimiser l’utilisation des ressources.
- Diriger et intensifier la communication sur les questions et les problèmes liés au budget à tous les niveaux du Complexe et veiller à ce que les problèmes nécessitant une attention diligente soient identifiés et réglés rapidement. Assurer l’encadrement et la formation des points focaux chargés du budget et créer un environnement propice à la pensée créative afin de soutenir l’amélioration continue des processus budgétaires. Diriger les efforts déployés en matière de gestion du changement au sein du Complexe afin d’assurer la compréhension et l’adoption, par l’équipe de direction et les responsables du budget, des principales réformes budgétaires, des initiatives et des améliorations des processus et des systèmes proposées.
- Encourager les membres du personnel à saisir dans les délais impartis les données relatives à leur temps de travail dans le système d’enregistrement du temps de travail (ATRS) et en assurer le suivi, en veillant à la résolution rapide des problèmes qui ont une incidence sur le fonctionnement efficace et efficient de l’ATRS dans l’ensemble du Complexe.
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