| Intitulé publication: | Chef(fe) de la Section des services commerciaux et généraux, P5 |
| Intitulé code d’emploi: | Chef de la section des services généraux |
| Département / Bureau: | Commission économique et sociale pour l’Asie et le Pacifique |
| Lieu d’affectation: | BANGKOK |
| Période de candidature: | 25 juin 2022 – 08 août 2022 |
Cadre organisationnel
La Commission économique et sociale des Nations Unies pour l’Asie et le Pacifique (CESAP) a pour mission de promouvoir le développement durable et inclusif et la connectivité dans la région de l’Asie et du Pacifique. En tant qu’antenne régionale du Secrétariat de l’ONU chargée des activités de développement, elle a pour rôle d’aider ses membres en menant des travaux de recherche et d’analyse axés sur les politiques, en apportant un appui normatif et une assistance technique et en organisant des activités de renforcement des capacités, afin d’agir en fonction des priorités de développement et de l’évolution des besoins de la région de l’Asie et du Pacifique.
Le poste est à pourvoir à la Section des services commerciaux et généraux de la Division de l’administration. Le (la) titulaire relève du (de la) Directeur(trice) de la Division.
La Section des services commerciaux et généraux fournit des services intégrés de gestion des conférences et des manifestations à la CESAP dans le cadre de son programme de travail, ainsi qu’aux autres départements et entités du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies et aux organismes, fonds et programmes des Nations Unies. Ces services intégrés comprennent la gestion du Centre de conférence des Nations Unies, les services de gestion et d’organisation des réunions, les services de voyage, de transport et de visas pour les participant(e)s et les représentant(e)s, les services de restauration et d’accueil, les relations avec le pays hôte dans le cadre des services du protocole et les services de courrier, d’archivage et de documentation.
En plus des services d’appui à la gestion des conférences et des manifestations, la Section s’occupe de tous les déplacements officiels et des formalités de visas pour le compte du personnel de la CESAP et des organismes clients des Nations Unies. La Section assure les services liés aux privilèges et immunités du personnel recruté sur le plan international prévus dans l’accord avec le pays hôte passé entre la CESAP et le Gouvernement du Royaume de Thaïlande.
Le (la) titulaire assure la gestion et le bon déroulement de l’ensemble des activités relatives aux services d’appui et coordonne les travaux et la réalisation des objectifs de service définis par la Section.Responsabilités
Sous la supervision directe du (de la) Directeur(trice) de l’administration, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :
• Planifier et superviser la gestion des activités entreprises par la Section, à savoir les services de gestion des conférences, y compris la gestion du Centre de conférence des Nations Unies ; les services de courrier ; la gestion et l’archivage des documents ; les services de messagerie et de transport ; les services de voyage, des visas et des expéditions et les services des relations avec le pays hôte. Veiller à ce que les activités et les services programmés soient réalisés en temps voulu, à ce qu’ils soient de bonne qualité et présentent un bon rapport coût-efficacité.
• Assurer la coordination générale des activités visant à faire en sorte que le Centre de conférence des Nations Unies serve de plateforme aux activités prescrites à l’appui des réunions et conférences intergouvernementales, dans un environnement tourné vers l’avenir, novateur et durable, en se tenant au courant des bonnes pratiques et des derniers progrès technologiques dans le domaine des conférences hybrides ou virtuelles.
• Fournir des orientations générales au (à la) Directeur(trice) de la Division concernant l’élaboration de stratégies et la gestion de leur mise en œuvre générale et les politiques et procédures menées par la Division ou avec d’autres divisions.
• Superviser l’élaboration d’un plan et d’une stratégie relatifs aux recettes générales et au recouvrement des coûts pour les services fournis, y compris l’établissement de prévisions et de plans d’affaires ; vérifier les résultats obtenus ainsi que l’exécution du budget, et assurer le suivi des objectifs pour tous les éléments des opérations commerciales des services généraux et de conférence en fonction des plans stratégiques et des plans d’affaires.
• Assurer des activités de recherche, d’analyse et d’évaluation concernant les modalités de demande de services en consultation avec les chefs des services, et négocier, formuler et mettre en pratique des solutions aux problèmes rencontrés dans la fourniture des services de la Division, y compris la prestation de services aux entités ne faisant pas partie du Secrétariat.
• Établir et coordonner les processus de consultation entre le personnel de la Section et les utilisateurs finaux en vue de l’adaptation et de la fourniture des services, et examiner les recommandations visant à garantir la rentabilité économique de la fourniture des services généraux et de conférence.
• Contribuer à l’établissement des rapports à présenter aux organes intergouvernementaux sur l’exécution du budget et des programmes ou sur des questions de fond ou relatives aux programmes, selon qu’il convient, en particulier celles qui sont traitées dans les rapports semestriels ou annuels, y compris en ce qui concerne les projets d’équipement à long terme.
• Veiller à ce que les produits livrés par la Section respectent les normes de qualité et que les rapports soient clairs, objectifs et fondés sur des données complètes. Veiller à ce que tous les produits fournis par la Section placée sous sa supervision soient conformes aux normes requises avant leur finalisation et concordent avec les mandats pertinents.
• Assumer les tâches liées aux programmes et à l’administration qui sont nécessaires au bon fonctionnement de la Section, notamment l’établissement des budgets, le choix et le suivi des critères et des principaux indicateurs permettant de mesurer les résultats obtenus, l’établissement des rapports sur l’exécution du budget et des programmes, l’élaboration d’éléments aux fins de la budgétisation axée sur les résultats, l’appréciation du comportement professionnel du personnel, les entretiens avec les candidat(e)s aux postes vacants et leur évaluation.
• Superviser les activités administratives de la Section placée sous sa responsabilité.
• Recruter du personnel pour la Section en tenant compte de l’équilibre géographique, de la parité des sexes et d’autres valeurs propres à l’Organisation.
• Gérer, encadrer et former le personnel placé sous sa responsabilité, et assurer le perfectionnement de ses compétences.
• Contribuer à un environnement de travail qui favorise une culture de l’innovation, associe travail personnel et esprit d’équipe et encourage la communication entre les membres de la Section et avec le reste de l’Organisation.
• Maîtriser les applications informatiques modernes des systèmes de gestion de l’information, de planification ou de gestion intégrée du travail ainsi que leur mise en œuvre.
• S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.Compétences
Compétences de base
Professionnalisme : Bien connaître le domaine technique d’activité en général et les disciplines spécifiques supervisées. Être à même d’établir des rapports analytiques, des propositions d’approvisionnement et des études à caractère technique ainsi que de revoir et mettre en forme le travail des autres. Savoir appliquer les règles, règlements, politiques et directives des Nations Unies en situation de travail. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise. Prendre l’initiative et la responsabilité de tenir compte des questions de genre et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités ; faire la preuve d’une bonne connaissance des stratégies visant à équilibrer les effectifs masculins et féminins et manifester la volonté d’atteindre cet objectif.
Souci du client : Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ; suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tenir les clients informés de l’avancement des projets ; tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
Créativité : S’employer activement à améliorer les programmes ou services ; proposer des solutions novatrices afin de résoudre les problèmes ou de répondre aux besoins des clients ; promouvoir des idées nouvelles et amener autrui à s’y intéresser ; prendre des risques calculés en misant sur des formules qui sortent de l’ordinaire ; oser ne pas suivre les sentiers battus ; s’intéresser aux idées et aux démarches nouvelles ; ne pas être prisonnier des opinions et solutions toutes faites.
Compétences en matière d’encadrement
Qualités de chef : Servir de modèle à son entourage ; armer chacun des membres de son équipe des atouts nécessaires pour atteindre les objectifs visés ; s’employer avec dynamisme à mettre au point les stratégies opérationnelles requises ; établir et entretenir des relations très diverses afin de comprendre les besoins et de s’assurer des appuis ; prévoir les conflits et s’efforcer de les résoudre à l’amiable ; s’investir dans le changement et le progrès ; ne pas se cantonner dans le statu quo ; avoir le courage de prendre des positions impopulaires. Prendre l’initiative et la responsabilité de tenir compte des questions de genre et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités ; faire la preuve d’une bonne connaissance des stratégies visant à équilibrer les effectifs masculins et féminins et manifester la volonté d’atteindre cet objectif.
Suivi du comportement professionnel : Déléguer les pouvoirs, l’autorité et la compétence requis à ses subordonnés ; veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la chaîne hiérarchique soient clairs pour tous ; estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et tirer le meilleur parti des compétences ; suivre l’avancement du travail au regard des échéances ; s’entretenir régulièrement avec ses subordonnés des résultats qu’ils obtiennent, leur faire savoir comment leur apport est perçu et leur donner les conseils nécessaires ; encourager le risque et soutenir la créativité et l’initiative ; appuyer activement les aspirations professionnelles de ses collaborateurs ; faire preuve de justice dans la notation.Formation
Diplôme universitaire du niveau du master en administration des affaires, logistique ou gestion des opérations, ingénierie, administration publique ou dans un domaine apparenté.
À défaut, diplôme universitaire du premier cycle dans l’un de ces domaines, assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente.Expérience professionnelle
Au moins dix années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine des opérations de type services d’appui administratif ou logistique au sein d’une organisation internationale sont exigées.
Des compétences éprouvées en matière de gestion et une expérience de la conduite de négociations sont exigées.
Cinq années d’expérience dans des activités liées au service de conférence ou services généraux, de préférence dans le système des Nations Unies, d’autres organisations intergouvernementales, ou dans le secteur privé au niveau international, sont exigées.
Une expérience pratique avérée de la gestion de projets de grande envergure (par exemple, de projets d’équipement) est exigée.
Une expérience de l’élaboration et de la mise en œuvre de l’innovation organisationnelle et technologique ainsi que de la gestion du changement s’agissant des services généraux et de conférence dans un contexte international multiculturel est exigée.
Une expérience des applications informatiques modernes des systèmes de gestion de l’information, de planification ou de gestion intégrée du travail ainsi que de leur mise en œuvre est souhaitable.
Une expérience de la gestion et de la coordination de réunions ou conférences intergouvernementales à l’aide de solutions technologiques ou une expérience de l’utilisation d’un nouveau cadre d’expertise en technologie numérique pour organiser efficacement des réunions ou conférences internationales à l’aide de plateformes numériques est souhaitable.
Une aptitude avérée, acquise par l’expérience, à élaborer et livrer des produits de communication de haute qualité aux cadres supérieurs et aux partenaires externes, en particulier au sein de l’ONU ou d’autres organisations intergouvernementales, aux États membres, aux représentant(e)s des États membres et à ses homologues dans le système des Nations Unies, est souhaitable.Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l’anglais est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout.Méthode d’évaluation
Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être soumis(es) à un entretien axé sur les compétences ou à une évaluation d’un autre type.
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