Recrutement Chargé(e) Principal(e) de la Paie (BAD)

• Titre du poste: Chargé(e) Principal(e) de la Paie
• Date de publication: 31/05/2019
• Date de clôture: 30/06/2019
• Pays d’affectation: Côte d’Ivoire

LE POSTE :

Le/la Chargé(e) principal(e) de la paie sera responsable de l’administration du système de paie de la Banque et de la coordination quotidienne des processus et des activités connexes, et fournira une assistance technique concernant le système de paie SAP RJ3.

Sous la supervision immédiate du Chef de division, CHHR2, le/la titulaire assumera les principales responsabilités suivantes :

ACTIVITÉS D’ADMINISTRATION DE LA PAIE

• Proposer le calendrier annuel de paie et les dates indicatives (programme de paie) pour examen et approbation par la direction. Élaborer des plans mensuels détaillés des opérations de paie et veiller au strict respect du programme opérationnel ;
• Gérer les activités quotidiennes de la section de la paie afin d’assurer le traitement rapide et correct de la masse salariale de la Banque ;
• Superviser l’administration et la gestion des données de base de la paie ;
• Administrer et actualiser la base de données sur les salaires et les avantages des employés gérés dans le système de paie, comme les cotisations de retraite et les ajustements concernant les salaires virés à l’étranger et les avantages du personnel ;
• Coordonner les activités du cycle de paie de la Banque notamment la simulation de paie, la validation de la paie, le démarrage de la paie, la vérification des données de paie (opérations et données de base) ;
• Exécuter les activités postérieures à la paie, y compris l’administration des échanges de données concernant les moyens de paiement portant sur les transferts de paiement locaux et internationaux ;
• Superviser les activités relatives à l’impression et à la distribution en temps utile des fiches de paie ;
• Exécuter les cycles d’enregistrement de la paie dans les systèmes comptable et budgétaire, rechercher et corriger les données de paie non enregistrées et les affectations de comptabilité et de coûts manquantes ;
• Évaluer les rapports de paie et assurer le suivi et la résolution des exceptions, le cas échéant ;
• Gérer les services de paie et d’assistance au personnel en liaison avec le centre d’assistance au personnel.

ASSISTANCE FONCTIONNELLE ET TECHNIQUE

• Fournir une assistance fonctionnelle et technique aux chargés/assistants de l’administration et des finances dans la division et dans les bureaux pays ;
• Offrir une formation et un encadrement continus aux autres utilisateurs au sein des ressources humaines et des finances sur la résolution des questions de contrôle interne et de rapprochement de la paie et des dépenses de personnel ;
• Proposer des changements à la configuration pour améliorer les contrôles et maximiser l’efficacité en liaison avec le responsable SIRH, les autres chefs de section, le Département des technologies de l’information (CHIS), le Département du contrôle financier (FIFC), etc. ;
• Administrer l’environnement de paie SAP, principalement en assurant la tenue des documents relatifs à la paie, la planification des traitements par lot, le maintien du schéma de paie (règles de calcul, fonctions et opérations) ;
• En collaboration avec CHIS, la Sécurité informatique et ICU assurer le suivi de toutes les questions relatives au système de paie SAP, telles que les autorisations d’accès, la disponibilité du système, l’exécution efficace des tâches de paie planifiées, la séparation des tâches, etc. ;
• Gérer les problèmes survenant après la mise place des systèmes d’administration de la paie et des avantages ainsi que leur évolution, leurs améliorations et leurs mises à niveau.

ACTIVITÉS COMPTABLES ET FIDUCIAIRES

• S’assurer que les écritures de paie et les écritures des dépenses personnelles dans la comptabilité sont complètes ;
• Assurer la cohérence des registres des ressources humaines et des finances ;
• Vérifier la conformité des coûts salariaux aux normes IFRS ;
• Surveiller les propositions de paiements de l’ensemble de la division, vérifier leur exactitude et effectuer le suivi auprès des chefs de section pour la vérification finale avant de les transmettre au Département de la trésorerie (FTRY) pour les décaissements ;
• Suivre les rapprochements des comptes d’attente et les effets à recevoir en ce qui concerne les prêts et les paiements du personnel ;
• Mettre en œuvre les ajustements salariaux conformément aux décisions de la direction et assurer l’interface avec le Chargé de la rémunération ;
• S’assurer que les dépenses salariales et les avantages du personnel font l’objet de vérifications raisonnables et d’examens analytiques, et fournir régulièrement des explications et des rapports sur les écarts ;
• Effectuer des analyses comparatives en évaluant les meilleures pratiques d’autres organisations, analyser les méthodologies et les processus opérationnels et rédiger des documents de discussion et formuler des recommandations à mettre en œuvre dans l’environnement de la Banque ;
• Conseiller la direction sur les méthodes et les procédures susceptibles d’améliorer l’efficience et l’efficacité de l’environnement de contrôle de la paie et des avantages du personnel ;
• Participer à l’examen et à la formulation des procédures, politiques et pratiques comptables en matière de paie et d’avantages.

RAPPORTS ET ACTIVITÉS ACTUARIELLES

• Assumer la fonction de point focal principal pour les dépenses de personnel et la planification des coûts personnels ;
• Coordonner les activités d’audit interne et externe liées à la paie et aux avantages ;
• Répondre aux demandes de la Direction concernant des questions actuarielles telles que l’analyse de la masse salariale et des coûts de personnel qui sont utiles à la prise de décisions ;
• Fournir une assistance pour la préparation du budget des dépenses de personnel.

RESPONSABILITÉS COMMUNES AUX CHEFS DE SECTION

• Participer activement à la planification à court et à moyen terme des activités de sa section pour s’assurer qu’elles sont conformes à la mission et aux résultats attendus des programmes de travail et prendre les mesures appropriées lorsque les objectifs ou les ressources disponibles sont modifiés, afin d’assurer la mise en œuvre efficace des objectifs ;
• Superviser et contrôler la mise en œuvre des procédures pertinentes de service à la clientèle et de qualité dans sa section, et recommander des améliorations au service à la clientèle et concernant la qualité des services, des procédures et des outils, afin d’offrir un service de qualité à la clientèle dans chaque activité, et de renforcer cet état d’esprit et les résultats dans la section ;
• Participer à la définition des besoins en personnel de sa section et à la mise en œuvre des processus de recrutement, de perfectionnement et de développement approuvés, afin de s’assurer que son équipe est suffisamment qualifiée et dotée en effectifs ; Adresser des commentaires aux membres de son équipe sur leur performance, leurs forces et leurs faiblesses et s’engager à les former et les orienter afin qu’ils puissent répondre aux attentes liées à leur poste ;
• Proposer des mesures visant à maintenir et à améliorer davantage le climat de travail et l’efficacité du personnel dans sa section, et participer activement à leur mise en œuvre afin d’assurer un niveau élevé de motivation et d’efficacité au sein de l’équipe ;
• Analyser les processus, procédures et outils de sa section, déterminer les possibilités d’amélioration de l’efficacité, et proposer et participer à la conception et à l’introduction de programmes d’amélioration afin d’atteindre, voire dépasser, les normes de CHHR ;
• Maintenir et entretenir une bonne communication entre sa section et les autres unités de la Banque, promouvoir davantage les valeurs de travail d’équipe et de responsabilité collective dans sa section, afin d’assurer l’échange adéquat des informations nécessaires à la gestion de sa section et à la réalisation des missions et des objectifs de CHHR et des autres départements ;
• Veiller au strict respect des procédures de contrôle et d’établissement de rapports de la Banque dans sa section, informer régulièrement sa direction des résultats et des problèmes actuels et anticipés de sa section, et proposer des solutions pour y remédier ;
• Contrôler l’application des politiques et procédures de la Banque en matière d’éthique, de santé, de sûreté, de sécurité, d’environnement et d’hygiène dans sa section et signaler les insuffisances à sa direction, afin de garantir un cadre de travail optimal au personnel de sa section, aux partenaires externes et aux visiteurs.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1. Être titulaire au moins d’un Master ou un diplôme équivalent en gestion des ressources humaines, administration des affaires, technologie de l’information, audit/comptabilité ou dans d’autres disciplines connexes.
2. Justifier d’au moins six (6) années d’expérience professionnelle concrète pertinente au sein d’une unité informatisée traitant un volume important de données ;
3. Une expérience pertinente et pratique dans les domaines des ressources humaines, de l’administration du personnel et dans le conseil juridique serait un atout ;
4. Être une personne proactive, orientée vers les solutions et très désireuse de surmonter les défis par l’innovation ;
5. Avoir la capacité de mettre en œuvre, avec minutie, des activités d’amélioration continue des processus ;
6. Avoir la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois, de respecter des délais stricts et de travailler sous pression ;
7. Être capable de travailler de façon autonome et de collaborer avec ses pairs et d’autres experts en RH dans le cadre d’une équipe pluridisciplinaire et multiculturelle ;
8. Avoir un sens élevé de l’initiative, être enthousiaste, avoir un excellent esprit d’équipe et de solides compétences organisationnelles et interpersonnelles ;
9. Être capable de faire preuve de tact et de diplomatie en travaillant avec les clients et les autres membres de l’équipe ;
10. Être en mesure d’assurer l’efficacité opérationnelle ;
11. Avoir de solides aptitudes en matière de communication ;
12. Posséder des compétences avérées en matière de résolution de problèmes ;
13. Avoir un sens élevé du service à la clientèle ;
14. Être capable de travailler en équipe et d’entretenir de bonnes relations de travail ;
15. Posséder d’excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et/ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue ;
16. Maîtriser l’utilisation des applications courantes (Word, Excel, Access, PowerPoint, and SAP). De bonnes compétences en saisie sont fortement souhaitables.

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