| INTITULÉ DU POSTE | Assistant(E) de Direction (Secrétaire bilingue) |
| INSTITUTION | Commission de la CEDEAO |
| GRADE | G5/G6/G7 |
| SALAIRE ANNUEL | UC31,502.30 USD49,704.33/UC35,815.21 USD56,509.24/UC40,223.62 USD63,464.83 |
| STATUS | Permanent |
| AGENCE | Centre de la CEDEAO pour le développement du genre (CCDG) |
| DÉPARTEMENT | Affaires sociales & Genre |
| DIRECTION | Bureau du Directeur, Centre de la CEDEAO pour le développement du genre (CCDG) |
| DIVISION | Bureau du Directeur, Centre de la CEDEAO pour le développement du genre (CCDG) |
| SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE | Directeur, Centre de la CEDEAO pour le développement du genre (CCDG) |
| SUBORDONNÉS | |
| LIEU DE TRAVAIL | DAKAR, SENEGAL |
APERÇU DES TÂCHES
Placé sous l’autorité du Directeur du Centre de la CEDEAO pour le développement du genre, le/la titulaire du poste joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l’Agence. De l’accueil des visiteurs à la réception des appels, en passant par la fixation des rendez-vous, l’organisation de l’emploi du temps de son supérieur hiérarchique, la rédaction de la correspondance et le classement des documents, il/elle assume des fonctions essentielles aux activités quotidiennes du bureau.. À cet égard, il/elle doit être accessible et proactif(ve) face aux demandes concurrentes des parties internes et externes.
RÔLE ET RESPONSIBILITÉS
- Gestion de l’emploi du temps du Superviseur hiérarchique : gestion de l’emploi du temps et du calendrier du superviseur, organisation et gestion des rendez-vous, réception et accueil des visiteurs, appels téléphoniques, vérification des appels entrants afin de s’assurer de leur importance et de la possibilité d’y répondre ou de les transférer au superviseur.
- Gestion administrative : organisation des réunions, réception, rédaction, dactylographie et suivi des courriers administratifs, réservation des salles de réunion, provision des fournitures de bureau ;
- Gestion du courrier et des documents : création d’un système d’enregistrement des courriers entrants et sortants, archivage et classement électronique des documents à l’aide d’un logiciel de gestion des documents (ECM) en vue de faciliter leur récupération en cas de besoin, gestion des documents (entrants et sortants, classement des courriers), suivi des documents soumis pour signature ou approbation.
- Compétences informatiques : Connaissance de Ms Office, ECM et d’autres logiciels, notamment ECOLink si possible. Démontrer une capacité de traitement de texte en anglais, en français et/ou en portugais.
- Effectuer toute autre tâche pouvant être confiée par le superviseur
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
- Être titulaire d’un Brevet de Technicien Supérieur (BTS)/Diplôme national supérieur (DNS/DUT) ou de tout autre diplôme équivalent en Secrétariat de direction, en administration ou dans un domaine connexe obtenu d’une institution supérieure reconnue.
- Justifier d’au moins six (6) années d’expérience avec prise de responsabilité progressive en administrative ou en services de secrétariat ;
- Faire preuve d’un bon esprit critique et être capable de prendre des décisions raisonnables en l’absence de directives ;
- Avoir une bonne connaissance des logiciels informatiques nécessaires et des systèmes de classement ECM pertinents ainsi que des procédures, directives et processus relatifs à la correspondance dans la préparation et l’utilisation des documents et des modèles administratifs.
CANDIDATS ÉLIGIBLES
Les ressortissants de la République du Sénégal ou les ressortissants des Etats Membres de la CEDEAO résidant au Sénégal.
LIMITE D’AGE
Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.
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