Titre du poste: Assistant(e) aux services de courrier, CHGS3
Grade: GS7
Poste N°: 50000859
Référence: ADB/20/151
Date de publication: 19-oct-2020
Date de clôture: 18-nov-2020
Lieu d’affectation: Abidjan, Côte d’Ivoire
Objectifs
LA BANQUE:
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et avoir un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (« High 5 »), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour le développement économique de l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE COMPLEXE :
Le Complexe de la Vice-présidence chargée des ressources humaines et des services institutionnels assure la fourniture de services institutionnels efficaces centrés sur les personnes et répondant aux besoins des clients afin de garantir une efficacité globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Il pilote les efforts visant à assurer la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix et est chargé de mener la formulation et la mise en œuvre des stratégies de la Banque en matière de gestion des personnes, de services informatiques, de services généraux et d’achats institutionnels, de services linguistiques, de continuité des activités, de santé et de sécurité.
LE DÉPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :
Les principales fonctions du Département des services généraux et des achats consistent à : gérer les actifs de la Banque, superviser toutes les acquisitions de biens, de services, de travaux et de biens immobiliers, coordonner les voyages et le transport des biens et du personnel de la Banque, les services de restauration et les autres dispositifs logistiques, de même que les services de courrier et de tenir le personnel informé des services offerts. À cette fin, le Département élabore et applique des règles pour l’acquisition, le stockage et l’entretien du mobilier, du matériel et des fournitures de bureau. Concevoir, élaborer et mettre en œuvre des programmes de construction ou d’acquisition et d’entretien des bâtiments et locaux ; élaborer et veiller à l’application adéquate et effective des politiques administratives au sein de la Banque dans des domaines tels que la communication, le transport, les voyages, la sécurité, la protection et la sécurité du personnel et des biens immobiliers de la Banque ; et exécuter des tâches connexes. Le département est chargé de la gestion des immobilisations de la Banque (évaluées à plus de 100 000 000 d’UC). Il comporte 3 divisions supervisées par le Directeur des services généraux et des achats. Ces divisions sont : i) La Division exploitation et entretien (CHGS.1) ; ii) la Division des achats institutionnels (CHGS.2) ; et ii) la Division des services généraux (CHGS.3).
La Division est chargée de gérer les voyages et la logistique, les services de restauration et d’hôtellerie.
LE POSTE :
Relevant du Chargé de la logistique principal au sein de CHGS 3, l’Assistant(e) aux services de courrier est chargé(e) d’organiser et de superviser le traitement rapide et la distribution en temps voulu d’environ 100 000 courriers postaux et internes par an, et de gérer les relations avec les sociétés de courrier express et la Poste nationale au siège. Il/elle conseille le personnel au sujet de la préparation du courrier et des tarifs postaux, forme les coursiers et assure le suivi du paiement des factures des prestataires de services. Il/elle doit posséder de solides compétences analytiques et être capable de recueillir, d’organiser, d’analyser et de diffuser d’importantes quantités d’informations en ayant le souci du détail et de la précision.
Fonctions et responsabilités
Sous la supervision du Chargé de la logistique principal, le/la titulaire du poste est notamment chargé(e) de :
- Veiller à ce que les activités liées aux services postaux et/ou de courrier soutiennent et renforcent les objectifs stratégiques de l’organisation dans son ensemble ;
- Préparer le programme de travail de l’équipe ;
- Assigner des tâches aux membres de l’équipe ;
- Organiser la distribution du courrier aux clients internes ;
- Prodiguer des conseils techniques concernant des problèmes d’ordre professionnel et superviser les membres de l’équipe ;
- Exécuter les contrats de travaux au siège (courrier express, courrier ordinaire et colis, recrutement de personnel pour la distribution du courrier) ;
- Préparer les termes de référence pour les services postaux et de courrier en consultation avec la Division des achats ;
- Préparer le budget des services de courrier à soumettre à l’examen du Chef de division ;
- Participer à l’élaboration de règles et procédures pour les services postaux et de courrier au sein de la Banque ;
- En liaison avec le Département des services informatiques, concevoir un système de suivi et de distribution du courrier ;
- Produire des rapports d’activité ;
- Assurer la tenue des registres ;
- Assurer la liaison avec des parties externes telles que les sociétés de courrier express au sujet de l’acheminement du courrier de la Banque ;
- Planifier, décrire, organiser, expliquer et confirmer l’acheminement de tous les courriers de la Banque ;
- Travailler avec les sociétés de traitement de courrier accréditées, les complexes, les départements et les unités pour résoudre les problèmes techniques qui peuvent survenir, notamment en ce qui concerne l’acheminement du courrier à l’intérieur et à l’extérieur de la Banque ;
- Effectuer toute autre tâche connexe le cas échéant.
Critères de sélection
- Être titulaire d’au moins une Licence dans un domaine pertinent (Administration des Affaires, Administration Publique, Gestion, etc.).
- Justifier d’une formation professionnelle en gestion des services postaux.
- Justifier d’au moins cinq (05) ans d’expérience pertinente et progressive dans le secteur des services postaux.
- Avoir une bonne connaissance des procédures de dédouanement des envois postaux.
- Posséder de solides compétences en matière de supervision et d’établissement de rapports.
- Être un communicateur dynamique et efficient, avoir l’esprit d’équipe, être axé sur le service à la clientèle, posséder des compétences analytiques et une aptitude à travailler de façon transversale et sous pression.
- Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue.
- Maîtriser l’utilisation des logiciels standards de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ; la connaissance pratique des systèmes SAP serait un atout.
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